Artykuł:
Dlaczego organizacja konferencji z agencją eventową może przynieść Ci oszczędności?
Napisany przez prasowa, dnia 2019-01-23 13:43:00
Czeka Cię organizacja konferencji lub szkolenia? Jeśli nie jest to twoje główne zadanie w firmie i nie masz doświadczenia, to prawdopodobnie czeka Cię trudny czas. Witamy w realnym świecie organizatora konferencji, gdzie nie ma przycisków „backspace”, „escape” i „delete”. Jeśli dla kogoś zabraknie obiadu nie wykonasz „copy+c” i „copy+V”, aby powielić porcje. A jeśli w pokoju hotelowym będzie brudno, nie użyjesz instagramowego filtra, aby wyglądało to lepiej.
Profesjonalna organizacja konferencji dla firm wymaga dokładnego zaplanowania każdego szczegółu i umiejętności szybkiej oraz dokładnej oceny obiektów konferencyjno-szkoleniowych i poziomu świadczonych w nich usług. Jeśli masz za mało czasu, nie wiesz nic o miejscach, gdzie będzie się odbywać wydarzenie, skorzystaj z pomocy firmy, której specjalnością jest profesjonalna organizacja konferencji. Nie martw się – jeśli zlecisz przygotowanie konferencji lub szkolenia firmie zewnętrznej, dla Ciebie też nie zabraknie przy tym pracy. Ale będzie ona ograniczona przede wszystkim do planowania, dokonania ustaleń i rozliczenia. Ogromny plus takiego rozwiązania to fakt, że będziesz kontaktować się tylko z jednym partnerem, czyli osobą odpowiedzialną za ten projekt po stronie firmy przejmującej organizację twojej imprezy.
Agencja eventowa: mniejsze ryzyko, często niższy koszt konferencji
Jeśli zlecasz organizację konferencji firmie zewnętrznej, twoje największe zaangażowanie będzie konieczne na etapie planowania i ustalania budżetu. Agencja eventowa może Ci doradzić, jakie założyć koszty na realizację poszczególnych elementów twojego projektu i warto z tych porad skorzystać. Pamiętaj, że to jedna z najważniejszych korzyści, jeśli organizacja konferencji firmowej zostanie przez Ciebie powierzona dobrej agencji eventowej. Doświadczone firmy w tej branży po prostu wiedzą jakie są stawki na rynku, gdzie poszczególne usługi lub produkty możesz otrzymać w dobrej cenie. Płacąc za wparcie agencji eventowej możesz finalnie zapłacić za cały projekt mniej niż jeśli zajmiesz się wszystkim samodzielnie. A dodatkowo zmniejszasz ryzyko, że źle wydasz pieniądze.
Profesjonalna organizacja konferencji: liczy się każdy szczegół
Dlaczego agencja eventowa może okazać się tańsza niż samodzielna organizacja konferencji?
Prosty przykład. Twoja firma działa w Warszawie. Chcesz zorganizować konferencję w Bieszczadach. Przeglądasz oferty hoteli i wybierasz wstępnie dwie oferty – obiekt X i obiekt Y. Jeśli działasz samodzielnie musisz jechać i obejrzeć te obiekty, co oznacza poświęcenie czasu i pieniędzy na podróż oraz na noclegi. Organizację bez znajomości obiektu polecamy tylko osobom z żyłką hazardzisty, które są szczególnie lubią rosyjską ruletkę. Ale z kolei firmom nie polecamy zatrudniania takich hazardzistów.
A zatem decydujesz się na rekonesans. Koszt twojej podróży w Bieszczady i noclegów, doliczając też twoją dwudniową nieobecność w pracy to dla firmy łącznie 1500 zł. Wybierasz ośrodek i ustalasz cenę pakietu konferencyjnego dla 50 osób na poziomie 500 zł za osobę. To oznacza wydatek 26500 zł. Oczywiście kosztów będzie o wiele więcej – bo z ramienia waszej firmy musi ktoś być na miejscu by dopilnować wydarzenia, a ktoś inny będzie przemawiał, konieczne będą też noclegi dla wykładowców itp. Aby uprościć porównanie, pozostańmy tylko przy kosztach rekonesansu i pakietów konferencyjnych dla uczestników.
Oczekuj nieoczekiwanego. Także jako organizator konferencji.
Życie znów okazało się bardziej skomplikowane, niż można było przewidzieć. Konferencja niezbyt się udałą. Choć sam ośrodek konferencyjny był piękny to nie uwzględniłeś, że na działce obok jest inny hotel z restauracją. Także bardzo ładny. Tyle, że w restauracji tego sąsiedniego hotelu, w tym samym czasie, co twoja konferencja, odbywał się gminny konkurs karaoke. W dodatku ze szczególnym naciskiem na repertuar pieśni biesiadnych. No i troskliwy organizator zadbał o nagłośnienie. Kto to mógł przewidzieć? Pewnie doświadczona agencja eventowa.
No, ale to nie wszystko. Po kolacji pierwszego dnia konferencji zaplanowałeś super imprezę taneczną. Przyjechał specjalnie DJ. Umknął Ci jednak w ferworze przygotowań pewien szczegół. Uczestnikami konferencji byli w 95% mężczyźni w wieku 50+. W męskim gronie niezbyt wyrywali się do tańca, a po godzinie DJ na tyle przeszkadzał im w rozmowach przy stole że poprosili, żeby zakończyć jego popisy. Trzeba było jednak inaczej zaplanować ten wieczór. To mogła wiedzieć nie tylko agencja i wpadka poszła całkowicie na twoje konto.
Czy można było tego uniknąć?
Po fakcie dowiadujesz się, że agencja eventowa z Warszawy, która składała Ci ofertę, mogła wynegocjować pakiet za cenę 350 zł od osoby w ośrodku położonym w tej samej miejscowości, którą wybrałeś. (Ale w bezpiecznej odległości od restauracji z konkursem karaoke). Standard ten sam, a dodatkowo goście mogli mieć w tej cenie krótką wycieczkę do pobliskiego miasta połączoną z wieczorną degustacją piwa w miejscowym browarze.
Po doliczeniu wynagrodzenia agencji, wyszło Ci, że koszt organizacji konferencji byłby trochę niższy. Dodatkowo nie musiałbyś wysłuchiwać tego wszystkiego, co miał Ci do powiedzenia szef po powrocie do Warszawy.
Oczywiście przedstawiony powyżej scenariusz to czarna wizja i w wielu przypadkach samodzielna organizacja konferencji uda się. Warto jednak w kalkulacjach uwzględniać też stres, czas, którego nie poświęcimy na swoje najważniejsze obowiązki oraz ryzyko niepowodzenia. Może też się okazać, że koszty organizacji konferencji firmowej własnymi siłami, mogą okazać się po prostu wyższe niż w przypadku obsługi przez agencję eventową.
Autor: Agata Zawierucha
Agencja Eventowa Moon Time
www.moontime.pl
Użyte tagi: agencja eventowa, organizacja, konferencja, event
