Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

Napisany przez link, dnia 2022-10-05 13:46:11

W firmach dokumenty zawierają wrażliwe dane klientów, które mogłyby zostać wykorzystane do przestępstw gdyby wpadły w nieodpowiednie ręce. W obecnych czasach wiele informacji nadal znajduje się na fizycznych nośnikach, takie jak papier lub dyski. Jak więc zadbać o to aby zniszczenie niepotrzebnej dokumentacji przebiegło zgodnie z prawem?

Kto zajmuje się niszczeniem dokumentów?

Zlecanie tego zadania osobom w firmie nie jest najlepszym pomysłem, ponieważ w miejscu pracy nie mają dostępu do maszyn, które zrobią to odpowiednio. Niszczarka do papieru i nożyczki nie są odpowiednim sprzętem do niszczenia dokumentów. A więc kto powinien się tym zajmować?

Najodpowiedniejszymi organami do utylizacji tego typu rzeczy będą firmy wyspecjalizowane w tej dziedzinie, dysponujące odpowiednimi narzędziami, spełniającymi rygorystyczne normy.

Pamiętajmy o tym, że głównym celem tego procesu jest uniemożliwienie rekonstrukcji tych danych i powinniśmy dołożyć wszelkich starań, aby przeprowadzić ten proces w odpowiedni sposób - inaczej na nas, jako właścicielach firmy spoczywa odpowiedzialność za wyciek i niepożądane wykorzystanie danych, które podali nam klienci.

Zanim faktura wyląduje w koszu - jak składować dokumenty?

Zanim nie minie czas, po którym jesteśmy zobowiązani do zniszczenia dokumentacji mamy obowiązek przechowywać ją w bezpiecznym miejscu. Obecnie wiele firm przechowuje dane na papierze, jednak standardem staje się przechowywanie ich w formie cyfrowej - na dyskach lub w chmurze.

Aby archiwizacja danych była bezpieczniejsza, to usługę digitalizacji plików także można zlecić firmom zajmującym się ochroną danych. Jedną z takich firm jest HSM-Recykling Warszawa jak i wiele dużych miast zapełniona jest siedzibami firm, które w ciągu roku przyjmują tysiące dokumentów, przez co nawiązanie współpracy z firmą zajmującą się ochroną i profesjonalnym niszczeniem dokumentów powinno leżeć w ich interesie.

Zajmują się one procesem archiwizacji i niszczenia dokumentów od początku do końca - poczynając od przyjazdu do Twojej firmy i odebraniu wszystkich materiałów, przez transport aż do zniszczenia i udokumentowania tego zdarzenia.

Dodatkowo podczas wyceny możesz poprosić o środki pozwalające Ci na monitorowanie całej ścieżki, na przykład wgląd w GPS samochodów transportujących dokumenty i nagranie z niszczenia, tak abyś miał pewność, że cały proces przeszedł pomyślnie.
Jeśli szukasz firmy  oferującej niszczenie dokumentów Warszawa - HSM-Recycling jest godne zaufania. Działają na rynku od lat i zaopiekują się Twoimi danymi od A do Z.
Aby zapoznać się z ich ofertą dotyczącą ochroną danych odwiedź stronę https://hsm-recycling.pl/pl/archiwizacja-danych/

Użyte tagi: RODO, dokumenty, niszczenie

Zobacz także:

• Niezbędne wyposażenie każdego biura: niszczarki i bindownice
• Szafy aktowe skutecznie i niezawodnie zabezpieczają wszystkie dokumenty
• Jak bezpiecznie i skutecznie niszczyć zbędne dokumenty?
• Profesjonalne dokumenty aplikacyjne. Klucz do sukcesu w rekrutacji
• Kiedy potrzebujemy optymalizacji obiegu dokumentów w firmie