Jak wynająć salę - krok po kroku

Napisany przez WP, dnia 2015-11-17 12:05:22

Jeszcze kilka lat temu, gdy ktokolwiek chciał zorganizować szkolenie lub konferencję konieczne było czasochłonne obdzwanianie wszystkich obiektów w mieście, by sprawdzić, czy możliwa jest rezerwacja sali. Na szczęście czasy te minęły już bezpowrotnie. Obecnie takie funkcje spełniają portale, skupiające w jednym miejscu informacje o salach konferencyjnych do wynajęcia. Dzięki takim rozwiązaniom dużo szybciej dotrzemy do interesujących nas informacji.

Nowoczesne wyszukiwarki znacznie ułatwiają pracę osobom zajmującym się organizacją eventów. Takie narzędzia szczególnie przydają się, gdy w grę wchodzi kilka lokalizacji lub miast, których zaplecze hotelowe i restauracyjne nie jest nam do końca znane.

Wiele lokalizacji w jedynym miejscu

Portale tego typu oferują dostęp nawet do 750 sal konferencyjnych położonych w 60 miastach w całej Polsce. Są to miasta atrakcyjne turystycznie i biznesowo, m.in. Gdańsk, Gdynia, Warszawa, Wrocław czy Poznań. Do miejsc tych można łatwo dotrzeć korzystając z samochodów, pociągów, autobusów, ale także coraz częściej z samolotów.

Jednolite kryteria wyszukiwania

Sam sposób rezerwacji przez Internet jest bardzo prosty. Wystarczy wybrać miasto i od razu pojawia się lista dostępnych pomieszczeń wraz ze szczegółowymi informacjami. Na tym etapie wyszukiwania posiadamy już konkretną wiedzę na temat rodzaju sali (specjalistyczna, aula, konferencyjna, szkoleniowa), ilości osób, które pomieści, godzin i dni w jakich jest wolna oraz wyposażenia jakie posiada.

Wszystkie proponowane przez nas obiekty są sprawdzone i specjalizują się w usługach konferencyjnych. Oznacza to, że dysponują odpowiednim zapleczem do zaoferowania cateringu, wyposażeniem niezbędnym do zorganizowania prezentacji zarówno jeśli chodzi np.: multimedia, czy bardziej prozaiczne, ale nie mniej istotne elementy jak chociażby liczba toalet, krzeseł, czy miejsc parkingowych. Na pewno nie ma tu niebezpieczeństwa, że po przyjeździe na miejsce zastaniemy coś zupełnie innego, niż widzieliśmy na zdjęciach na stronie internetowej, czy czytaliśmy w ofercie – mówi Magdalena Dąbrowska ekspert portalu salerezerwacje.pl.

Przejrzyste warunki i podstawowe informacje

W ciągu kilku sekund otrzymamy listę dostępnych sal w wybranym przez nas mieście. Wszystkie obiekty są dokładnie opisane, zatem poznamy m.in. informacje na temat: parkingów, wind, udogodnień dla niepełnosprawnych, rodzajów organizowanych spotkań, dostępnego wyposażenia (np.: tablica suchościeralna, internet, klimatyzacja). Mamy również dostęp do mapy, dzięki czemu szybko możemy zweryfikować odległość sali od centrum miasta, czy dworców PKP lub PKS. Każda sala do wynajęcia dodatkowo posiada swoją galerię zdjęć. Dzięki temu unikniemy rezerwacji przysłowiowego kota w worku.

Poznaj - Automatyka do sal konferencyjnych – sposób na oszczędność czasu

Przy każdej sali widoczna jest od razu cena za wynajem, co znacznie ułatwia podjęcie szybkiej decyzji. Podczas poszukiwania sali również może się tak zdarzyć, że wyszukiwarka nie wyświetli żadnych wyników, które sprostałyby naszym wymaganiom. Wówczas pojawia się komunikat o pomocy ze strony doradcy portalu wraz z jego danymi kontaktowymi. Oznacza to, że nawet jeśli w bazie nie ma potrzebnej sali, konsultant pomoże ją znaleźć. Dotyczy to też wszystkich niestandardowych życzeń np.: wyjątkowo krótkiego czasu wynajęcia sali, czy dodatkowych usług. Za pomocą Internetu można wynająć pomieszczenie nawet na 15 minut z pełną obsługą hostess, tłumaczeniem, cateringiem a także zlecić np. transport, czy rezerwację noclegu.

Pomoc z zewnątrz zawsze w cenie!

Taki portal to sprawdzony zewnętrzny partner i świetne rozwiązanie, gdy pracujemy pod dużą presją czasu, albo prowadzimy kilka projektów równocześnie i zależy nam na kompleksowej obsłudze regulowanej jedną fakturą, którą zapłacimy dopiero po zakończeniu spotkania.

Gdy znaleźliśmy już potrzebną salę, określiliśmy wymagania i dokonaliśmy rezerwacji, możemy spać spokojnie i skupić się na dopinaniu programu spotkania. Powierzając wszystkie sprawy organizacyjne profesjonalistom mamy pewność, że z chwilą rozpoczęcia konferencji wszystko będzie dopięte na ostatni guzik. A gdy wydarzy się coś nieprzewidzianego, też można liczyć na pomoc i wsparcie. Pracownik portalu czuwa nad przebiegiem spotkania i reaguje w imieniu klienta na wszystkie uwagi i nieprzewidziane sytuacje.

Rezerwacja sal przez Internet to duża oszczędność czasu i wygoda. Te same kryteria dla wielu lokalizacji umożliwiają łatwe porównanie obiektów i wybór sali, która spełnia konkretne wymagania. Łatwo jest też sprawdzić jej wyposażenie i je zarezerwować. Od razu widoczne są też ostateczne koszty usługi bez żadnych zaskakujących, ukrytych pozycji, więc nie trzeba czekać na indywidualne wyceny od poszczególnych oferentów. Rezerwacja sali przez Internet nie trwa dłużej niż 5 minut, więc nad skorzystaniem z takiego rozwiązania nie się nawet co zastanawiać. Rosnąca popularność rezerwacji sal online (wspomniany portal realizuje już ponad 60% zapytań) to najlepsza rekomendacja, by pozbyć się wątpliwości i dla własnej wygody i oszczędności finansowych korzystać z nowoczesnych technologii.

Użyte tagi: rezerwacja sal