Artykuł:
Jak wyposażyć salę konferencyjną
Napisany przez white, dnia 2020-02-25 20:37:44
Sala konferencyjna jest niewątpliwie miejscem wielu ważnych spotkań, konferencji, sympozjów, forów i narad. Co za tym idzie - powinna być ona wnętrzem estetycznie urządzonym, funkcjonalnym a przede wszystkim musi spełniać podstawowe funkcje w taki sposób, aby jej aranżacja nie przytłaczała, a zapewniała uczestnikom swobodę i komfort.
Przygotowując salę konferencyjną na taką okoliczność trzeba zadbać o wiele istotnych kwestii i detali, bez których nie mogą odbyć się takie spotkania. Jak zatem powinna wyglądać sala konferencyjna i jej wyposażenie ? Co jest najważniejsze i dlaczego? A także jaki sprzęt audiowizualny jest obowiązkowy? Dowiedz się i zaczerpnij inspiracji, które pomogą Ci prawidłowo dobrać wyposażenie i przygotować aranżację sali.
Znaczenie porządku i estetyki
Warto zdać sobie sprawę z tego, że pierwsze wrażenie ma znaczenie nie tylko w pierwszym spotkaniu innej osoby, ale także w momencie gdy wchodzimy do nieznanego nam wnętrza. Wyposażenie sal konferencyjnych powinno być więc przemyślane i realizowane według planu. Na początku musimy zrobić research wszystkiego, co znajduje się w niej, jeśli wnętrze ma mankamenty w postaci uszkodzeń farby na ścianach lub bałaganu, niezwłocznie należy te mankamenty naprawić. Meble, które znajdują się w niej powinny tworzyć spójną całość, współgrać ze sobą. Warto wspomnieć tutaj o oświetleniu jakie warto zastosować - powinno być zbliżone jak najmocniej do światła dziennego a na oknach dobrze jest zamontować rolety lub żaluzje, ponieważ w przypadku wyświetlanego przez projektor obrazu, lub prezentacji promienie słońca mogą nam aż nadto przeszkodzić w poprawnym odczycie tego, co pokazują ekrany.
Minimalizm
Jak już wspomnieliśmy - sale konferencyjne to miejsce ważnych spotkań np. z partnerami biznesowymi, rekrutacji, negocjacji, dlatego w istocie ważne jest to, aby były one wygodne i praktyczne. Warto zastanowić się nad ilością i rodzajem dodatków i kolorów, które chcemy umieścić w aranżacji. Minimalizm kolorów i dodatków sprawi, że sala będzie urządzona ze smakiem, ale kiedy będzie ich zdecydowanie zbyt wiele np. namiar luster, obrazów czy kwiatów, mogą przyczynić się do stworzenia chaosu, a tym samym będą stanowiły źródło rozproszenia dla zaproszonych gości. Nie powinno się jednać rezygnować z nich całkowicie, gdyż osiągniemy surową aranżację. Jeśli chcemy aby w sali znalazły się kwiaty, najlepiej aby były one świeże.
Meble
Wybierając do sali konferencyjnej meble należy zwrócić uwagę przede wszystkim na solidność, praktyczność i wygodę, ponieważ spotkania mogą trwać nawet kilka godzin. Niewątpliwie najważniejszym elementem będzie stół okrągły lub też prostokątny i wygodne fotele lub krzesła. Wszystko jednak zależne jest od częstotliwości i rodzaju spotkań, jakie będą odgrywać się w tym miejscu. Okrągły stół będzie symbolizował równość, ale prostokątny może okazać się praktyczniejszy. Jeśli chodzi o materiał z jakiego powinien być wykonany stół, poleca się raczej drewno, gdyż jest w stanie lepiej zamortyzować ewentualne dźwięki (np. odłożenie jakiegoś przedmiotu czy szklanki na stół.) Jeśli chodzi o meble warto również wspomnieć, że powinny być ustawione w taki sposób, aby każdy uczestnik spotkania w sali konferencyjnej mógł bez problemu zobaczyć obraz, wyświetlany przez projektor.
Kolory
Kolor ścian nie powinien być krzykliwy i zdecydowanie nie może grać pierwszych skrzypiec w sali, dlatego ważne jest aby był on stonowany, stanowił swego rodzaju tło dla reszty wyposażenia. Zdecydowanie lepiej postawić na kolory neutralne i ciepłe, które o wiele bardziej sprzyjają skupieniu się, raczej zrezygnujmy z kolorów chłodnych. W przypadku większych sal konferencyjnych jest zdecydowanie trudniej ocieplić wnętrze, ale odpowiednia aranżacja pomoże w osiągnięciu takiego celu.
Zapachy
Przed spotkaniem, które ma się odbyć w sali konferencyjnej najlepiej odpowiednio wcześniej poczynić kroki ku generalnemu sprzątaniu tak, aby w dniu konferencji nie unosił się zapach żadnych detergentów, ponieważ istnieje prawdopodobieństwo, że wśród zaproszonych osób, mogą być ludzie cierpiący na alergię. Najodpowiedniej zatem będzie racjonalne wywietrzenie sali, tak aby zapach był neutralny, nie przytłaczał.
Sprzęt
Sale konferencyjne to specyficzne miejsca, gdzie wyposażenia w postaci sprzętów mają olbrzymie znaczenie. Wyposażenie sali konferencyjnej w audiowizualne sprzęty trzeba dobrze zorganizować i zaplanować. Innymi prawami będą rządzić się małe sale, a zupełnie innymi duże, dlatego nie można tego lekceważyć, ponieważ kiedy wyposażenie sali o małych rozmiarach będzie zawierać duże ekrany i sporych rozmiarów projektor, a także bardzo mocne nagłośnienie - z pewnością efekt nie będzie tak spektakularny jak w przypadku sal o większych rozmiarach, gdzie dźwięk będzie rozchodzić się inaczej. Odpowiednie przygotowanie sprzętu dla sal konferencyjnych, a także ich wcześniejsze perfekcyjne współgranie i podłączenie wymaga czasu i doświadczenia. Pamiętajmy również aby w sali konferencyjnej była adekwatna liczba gniazdek, aby uczestnicy spotkania mogli bez problemu podłączyć swój sprzęt, ma to duże znaczenie jeszcze wtedy, gdy dopiero rozpoczynamy projekt i aranżację sali.
Nie masz czasu i pomysłu? Pozwól przejąć stery profesjonalistom
Nie musisz jednak mieć całego przygotowania na swojej głowie, możesz skorzystać z usług profesjonalnych firm i specjalistów, którzy zajmują się aranżowaniem sal konferencyjnych a także dobieraniem, podłączeniem i synchronizowaniem sprzętów jakie znajdą się w niej,również instalację nowoczesnych systemów audiowizualnych i wideokonferencyjnych, aby usprawnić komunikację nie tylko między uczestnikami znajdującymi się w sali ale także tymi, którzy będą łączyć się z innych miejsc na świecie. Zadbają również o to, aby Twoja sala należała do najlepiej urządzonych i wyposażonych sal konferencyjnych, tak, aby goście, którzy będą do niej zapraszani czuli się komfortowo.
Wyposażenie sali konferencyjnej musi łączyć w sobie wiele aspektów, aby mogło współgrać z sobą i tworzyć jedną całość. Doskonale wyposażona sala posłuży na długie lata, jako miejsce owocnych spotkań, a goście, którzy będą mieli okazję w niej przebywać z pewnością docenią jej profesjonalny styl i nowoczesność zastosowanych rozwiązań.
Użyte tagi: sale, wyposażenie, sale konferencyjne, szkolenia, konferencje
