Cel
Pierwszym i najważniejszym etapem każdego projektu jest określenie jego zakresu. Musimy dokładnie określić jego cel, a także to, czego nie sposób w trakcie realizacji osiągnąć. Kolejnym krokiem jest ocena zasobów. Musimy po prostu policzyć, ile osób, sprzętu oraz pieniędzy mamy do dyspozycji przy tej konkretnej realizacji. Pamiętajmy też, że jako kierownik projektu nie mam bezpośredniej kontroli nad tymi środkami, ale musimy zarządzać nimi za pośrednictwem matrycy zarządzania. Ostatnim elementem planowania jest określenie terminu, w którym projekt musi być zakończony? Kiedy będziemy opracowywać plan projektu, zapewnijmy sobie pewną elastyczność we wprowadzaniu projektu w życie. Ostatnim etapem jest rozpoczęcie rozmowy z zespołem i przedstawienie im wszystkich oczekiwań i założenia projektu. Warto również wykonać szkolenie zarządzanie projektami
Sam projekt i jego cele należy określić w zakresie krótkoterminowym oraz długoterminowym. Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie takiej listy w chronologicznym porządku. Pozwoli nam to też zaplanować działania, które trzeba wykonać w pierwszej kolejności. Istnieje wiele doskonałych łatwo dostępnych pakietów oprogramowania, które pomogą zautomatyzować wiele szczegółów i jasno określić ścieżkę decyzji.
Nierealne terminy
Zaplanowane działania należy przedstawić do akceptacji członkom zespołu i skonsultować z nimi realność wykonania poszczególnych czynności w danym czasie. Pamiętajmy, że naszym zadaniem jest zrobić z ograniczonych zasobów więcej, niż ludzie oczekują. Jeśli dojdziecie do wniosku, że limity i terminy są nierealne, to jako kierownik i osoba zarządzająca projektem, masz prawo i też niestety obowiązek, aby przedstawić wasze wątpliwości kierownictwu. Jeśli dostajesz sygnał, że mogą pojawić się kłopoty lub dotrzymanie terminów jest mało możliwe, nie ma sensu czekać, aż zespół zawali którykolwiek z etapu projektu. Reagujmy wcześniej. Nie trzymajmy się też planu kurczowo. Każde nawet najlepsze założenia można modyfikować pod kątem możliwości. W razie potrzeby zmieńmy plan, ale pamiętajmy o zakresie i dostępnych zasobach. Kiedy zauważymy, że postępy są nieznaczne, zacznijmy monitorować działania każdego z członków ekipy. W ten sposób łatwiej będzie wyłapać niewielkie kłopoty, zanim staną się one większymi problemami. Łatwiej będzie ci to zrobić, kiedy wszystkie działania będą dokumentowane. Za każdym razem, kiedy zmieniacie swój plan, zapisujcie to, co zmieniacie i dlaczego to było konieczne. Za każdym razem, gdy wprowadzamy poprawki, zapiszmy, od kiedy obowiązują i skorygujmy rozkład projektu w czasie i budżet. Ostatecznie pamiętajmy, aby wszyscy współpracownicy, a także kierownictwo na bieżąco otrzymywali informacje o postępach. Informujmy jednakowo o kłopotach, jak też sukcesach. Traktowanie danego projektu, jako „swojego” jest poważnym błędem, który komplikuje wszelkie próby pomocy ze strony wykonawców jak też zleceniodawców.
