Jak zorganizować udaną konferencję

Napisany przez wh, dnia 2018-10-29 21:06:37

Konferencja to od wielu lat jeden z najczęściej stosowanych sposobów, by omówić jeden konkretny temat w jak najszerszym gronie. Wystarczy znaleźć miejsce, odpowiednio prestiżowe, zaprosić zacne grono, przygotować technikalia, catering i każda konferencja musi zakończyć się sukcesem. Po zakończeniu konferencji trzeba tylko opublikować wnioski czy podsumowanie i wypuścić je w świat.

Jak zorganizować udaną konferencję?

Aby konferencja nabrała stosownej wagi musi być zbudowana wokół ważkiego tematu. Przynajmniej dla branży. Tylko wtedy możemy liczyć na uczestniczenie w niej osób, które po pierwsze będą miały coś do powiedzenia, a po drugie inni będą chcieli ich słuchać. Dlatego nie ma sensu organizować konferencji na tematy błahe czy dawno przebrzmiałe.

Gdzie organizować konferencję?

Wybór miejsca konferencji jest również niezwykle ważny. Sala konferencyjna Gdańsk to miejsce, gdzie można zorganizować konferencję na każdy temat. Jednak zawsze należy lokalizację konferencji dokładnie przemyśleć. Wybór miejsca ma bowiem określone konsekwencje. Jeżeli konferencja ma się odbyć gdzieś poza miastem, organizator musi przygotować uczestnikom interesujący program pobytu, również w czasie wolnym.

Jeżeli miejscem spotkania miałaby być sala konferencyjna Gdańsk, organizator może czuć się zwolniony z obowiązku planowania czasu wolnego, nawet wtedy, gdy spotkanie trwa dłużej niż jeden dzień.

Jak znaleźć salę do konferencji?

Najczęściej każdy organizator konferencji jest doskonale zorientowany w kwestii zaplecza konferencyjnego w swojej miejscowości. Jednak nie zawsze jego intencją jest przygotowanie konferencji w pobliżu swojego miejsca pracy. Czasem trzeba wyjechać głęboko w Polskę, by tam szukać inspiracji. Jednym z najlepszych miejsc, a przynajmniej do sprawdzenia, są hotele czy też obiekty hotelowo-konferencyjne. To miejsca, które oferują wszystko w jednym pakiecie, a więc sale konferencyjne, technikalia, nocleg, catering i ciekawie przygotowany czas wolny. W takich miejscach organizator konferencji nie ma już wiele do zrobienia, wszystko zapewnia mu pakiet.

Uczestnicy konferencji

O powodzeniu konferencji decydują jej uczestnicy. Dlatego organizator największą uwagę musi przyłożyć własnie do tej części spotkania. Najważniejsi są prelegenci, osoby zabierające głos w dyskusji i temat przewodni dyskusji. Bardzo często od listy prelegentów zaczyna się zainteresowanie daną konferencją, to oni nadają ton i zapewniają odpowiedni poziom intelektualny konferencji, bez względu na temat. Gdy trzon uczestników jest już zamknięty należy zawiadomić każdą potencjalnie zainteresowaną uczestnictwem osobę. Konferencje zwykle są płatne, koszty obejmują noclegi, transport, koszt prelegentów, wynajmu sali i catering. To uczestnik konferencji opłaca organizatorowi wszystkie koszty, dlatego tak ważne jest dotarcie do osób potencjalnie zainteresowanych wzięciem udziału bądź jako dyskutant bądź jako bierny obserwator konferencji.

Na koniec, już po konferencji jej organizator powinie opublikować najważniejsze kwestie i wnioski z konferencji.

Użyte tagi: konferencja, organizacja spotkania

Zobacz także:

• Ruszając na konferencję – ABC dobrej organizacji.
• Dlaczego organizacja konferencji z agencją eventową może przynieść Ci oszczędności?
• Ogólnopolska Konferencja: E- Marketing a dane osobowe po nowelizacji – bezpieczeństwo, prywatność i ochrona w sieci.
• Motywacyjne wyłanianie liderów zmiany.
• Konferencja „Trendy na rynku pracy - Rynek pracownika a pracodawca. Wyzwania 2008”