Artykuł:
Konferencje szyte na miarę
Napisany przez www.e-konferencje.pl, dnia 2008-09-08 08:23:28
Podstawową decyzji w procesie organizacji spotkania jest wybór odpowiedniego miejsca. Rynek oferujących takie miejsca jest reprezentowany przez bardzo różnorodne obiekty. Inne potrzeby ma przecież bank, gdy chce zorganizować walne zgromadzenie akcjonariuszy, a inne, gdy chodzi o szkolenie personelu lub zebranie zarządu
Podstawową decyzji w procesie organizacji spotkania jest wybór odpowiedniego miejsca. Rynek oferujących takie miejsca jest reprezentowany przez bardzo różnorodne obiekty. Inne potrzeby ma przecież bank, gdy chce zorganizować walne zgromadzenie akcjonariuszy, a inne, gdy chodzi o szkolenie personelu lub zebranie zarządu
Hotele przez całe dziesięciolecia oferowały usługi noclegowe i przy okazji zapewniały wyżywienie. W latach 70. i szczególnie 80. rozszerzyły swoją ofertę o usługi konferencyjne. Na początku było to jedynie działalność uboczna i typowo sezonowa. W latach 90., wraz z gwałtownym zglobalizowaniem się gospodarki i rozwojem linii lotniczych, biznes konferencyjny stał się niezwykle lukratywny dla hotelarzy, centrów konferencyjnych, uniwersytetów i innych miejsc, np. zabytkowych pałaców.
Hotele dominują na tym rynku
O organizację spotkań, seminariów, konferencji ubiega się, jak wspomniano, coraz większa liczba chętnych. W uprzywilejowanej pozycji są jednak hotele. Szczególnie dotyczy to Polski. W naszym kraju hotelarstwo przeżyło (i nadal się to dzieje) metamorfozę. Zainwestowano w nie około 3 mld dolarów. Standard obiektów jest stosunkowo wysoki i co najważniejsze w zdecydowanej większość adekwatny do liczby gwiazdek. To ważne, ponieważ np. we Włoszech, Grecji jest z tym różnie.
Poza tym były one budowane wraz z różnej wielkości wygodnymi salami konferencyjnymi. W przyszłości wybór odpowiedniego miejsca na zorganizowanie konferencji dla np. ok. 150 osób nie będzie problemem gdziekolwiek w Polsce. Ponieważ obecnie każdy powstający hotel (rocznie w Polsce buduje się ich ok. 100) powstaje wraz z kilkoma salami konferencyjnymi. Dla polskich hoteli to jedno z kluczowych źródeł dochodu.
Problemem jest jednak organizacja nieco większych spotkań poza dużymi miastami. Prawdziwy problem w Polsce to organizacja konferencji dla kilkuset gości. Organizacja najbardziej lukratywnych kongresów dla 2-3 tys. gości to już karkołomna zabawa. Jeszcze większe kongresy to już domena miast ze specjalnymi centrami konferencyjnymi, takimi jak na przykład wiedeńskie Austria Center.
Ekstra usługi
Poważną przewagę hoteli nad innymi miejscami organizacji konferencji są usługi dodatkowe, które świadczy hotel. Są to np. restauracje, bary, sklepy. Coraz częściej jest fitness, siłownia, a także bardzo modne centrum spa oraz gabinety kosmetyczne. Dla wielu organizatorów konferencji bardzo ważną sprawą jest bezpieczeństwo.
W Polsce nie chodzi przy tym o bezpieczeństwo antyterrorystyczne, ale raczej ochronę przed włamaniami i drobnymi kradzieżami kieszonkowymi. - Fakt, że goście śpią i konferują w jednym miejscu eliminuje także dodatkowe koszty przemieszczania się i oszczędza czas - twierdzą w książce "Turystyka biznesowa" Rob Davidson i Beulah Cope. W dobie tanich linii lotniczych, idealnym rozwiązaniem jest organizacja spotkań w hotelach zlokalizowanych w pobliżu lotniska. Nieco wyższe ceny przelotów rekompensuje oszczędność czasu i nerwów wynikająca z nie stania w korkach, wydatkach na taksówki.
Co za tym idzie sama konferencja może trwać krócej - podkreślają. W Polsce taka ofertę ma tylko lotnisko Okęcie. Na świecie hotele lotniskowe łączą się w konsorcja marketingowe jak np. ma to miejsce na londyńskim Heathrow, gdzie 12 tamtejszych hoteli stworzyło markę "Destination Heathrow".
W mieście czy w plenerze
Zdecydowanie więcej jednodniowych konferencji odbywa się w miastach niż poza nimi. Jednak w przypadku dłuższych konferencji hotele poza miastami znacznie zyskują. Po pierwsze, ze względu na niższe koszty działania są skłonne zaoferować niższe ceny. Po drugie oferują oderwanie się od codzienności.
Gdy są zlokalizowane w atrakcyjnych turystycznie miejscach oferują także zwiedzanie. Niezwykle ważnym, na co zwracają hotelarze z małych miejscowości takich jak Łeba, Zawoja, Kliczków, Mierzęcin, Jastarnia, Jachranka jest to, że przy okazji szkoleń dla pracowników, jakie organizuje np. bank lub firma ubezpieczeniowa, uczestnik takiej imprezy nie ma gdzie pójść. Jeśli wyjdzie z prelekcji, to i tak zaraz tam wróci.
W dużym mieście jest gdzie się "urwać", tutaj nie. Jednocześnie nie oznacza to, że hotel w małym mieście nie oferuje rozrywek. Oferują zarówno to, co sobie dział human resources, czyli paintball, ognisko, kiełbaski, spa, fitness, siłownia, rowery, bryczki, jak i to, co ostatecznie wygrywa, czyli dobrze zaopatrzony bar. Dużą konkurencję dla klasycznych hoteli tych w miastach jak i poza nimi stanowią hotele w zamkach i pałacach.
W Polsce wiele z nich są zarówno wysokiej klasy zabytkami jak i dobrej klasy hotelami. Wykaz takich hoteli można znaleźć na stronie internetowej stowarzyszenia Leisure&Heritage - wypoczynek w zabytkach www.wwz.pl. Nie wszystkie jednak z nich to obiekty, które mogą spełnić wymagania bankowców. Nie należy ulegać magii historii, lepiej sprawdzić, czy oferowane pomieszczenia spełnią wymagania, czy sala jest wyposażona w potrzebny sprzęt, czy może trzeba go wynająć w innej firmie.
W przypadku obiektów w zabytkach jak i nowoczesnych hotelach w małych miastach istnieje obawa, co do standardu oferowanych usług. Wynika to na trudność w rekrutacji wyszkolonego i ze względu na bardzo niskie pensje uczciwego personelu.
Silna konkurencja - centra konferencyjne i centra naukowe
Jak twierdzi w swojej książce The Business if Conferences Anton Shone, centra konferencyjne tylko w części są konkurencją dla hoteli, ponieważ same nie dysponują bazą noclegową, są one więc zależne od nich w tej mierze. Podstawową zaleta centrów konferencyjnych jest to, że dysponują duża powierzchnią w przypadku wielkich spotkań np. zjazdu akcjonariuszy.
Wadą tego rodzaju obiektów jest jak to mówią krytycy przerost formy nad treścią. - Korzystający z nich twierdzą, że być może są ładne, ale: brak naturalnego światła, niskie sufity, duszne pomieszczenia, niejasne rozplanowanie sal i kolorystyka, która mogłaby zawstydzić burdel w Nevadzie - konstatuje w swojej książce. Użytkownicy tych centrów narzekają, że architekci ignorują nawet podstawowe ich potrzeby, takie jak zaprojektowani mniejszych sal dla 20-150 osób.
Jakie technologie będą użyteczne w przyszłości?
W organizacji konferencji coraz większe znaczenie będzie miała interaktywność pomiędzy wszystkimi gośćmi spotkań. Sposób prowadzenia konferencji może się bardzo zmienić w najbliższym czasie. Szybkie głosowanie, anonimowe pytania przy użyciu laptopów gości podłączonych do systemu konferencyjnego itp.
Komunikacja pomiędzy gośćmi a prelegentami będzie kluczowa. Wspomniane rozwiązania stosowane są już w najlepszych hotelach w San Francisco i San Jose (Krzemowa dolina) przy okazji konferencji i prezentacji organizowanych przez tamtejsze firmy informatyczne. Recenzje ze strony gości takich konferencji (z reguły bardzo młodych ludzi) są entuzjastyczne. Jednak prelegenci, a tymi często są "grube ryby... bywają oburzeni komentarzami, jakie każdy z gości może przesłać na flip chart.
Wniosek: zdecydowanie trudniej będzie w przyszłości być nieprzygotowanym prelegentem. Technologie potrzebne do pełnej interaktywności to przede wszystkim zastosowanie szerokopasmowego Internetu, technologii bezprzewodowych. Specjaliści wskazują na tę ostatnią jako najważniejszy trend w przeciągu następnych kilku lat.
Swoje zalety mają także sale, aule uniwersyteckie i inne uczelnie wyższe. W Polsce przykładem nieustającej popularności jest aula politechniki warszawskiej - od kongresu zjednoczeniowego PPS i PPR w 1948 r. aż po ostatni bal dziennikarzy. Zaletą organizacji spotkań na wyższych uczelniach, przynajmniej kilku najlepszych jest m.in. naukowa atmosfera sprzyjająca poważnym dyskusjom, niskie ceny, darmowy parking, wielkość budynków, zarówno duże sale plenarne, jak i małe seminaryjne. Wadą raczej niski standard techniczny, relatywnie duży teren powodujący zagubienie gości, konieczność zewnętrznego cateringu, niedostępność podczas atrakcyjnych miesięcy: maja, czerwca i października.
Atrybuty dobrego hotelu organizującego konferencję
zdaniem nabywców
- Bardzo dobre wyżywienie
- Czystość w hotelu
- Doświadczony kierownik ds. konferencji
- Wygodne miejsca do siedzenia w sali konferencyjnej
- Dobra izolacja dźwięków w sali konferencyjnej
- Możliwość zaciemnienia sali konferencyjnej
- Zdolność do zakwaterowania wszystkich uczestników
- Pomocny personel
- Szybkie procedury meldunkowe
- Dobra akustyka w sali konferencyjnej
- Klimatyzowana sala konferencyjna
- Dostępność pokojów do spotkań w mniejszych grupach
- Konkurencyjne ceny
- Specjalnie przystosowanie sali konferencyjnej
Źródło: Riley i Perogiannis "The influence of hotel attributes on the selection of the conference venue" International Journal of Contemorary Hospitality Management.
Podobne zdanie na hierarchię ważności atrybutów dobrego hotelu konferencyjnego mają menedżerowie hoteli. Wyżywienie, czystość i wygodne krzesełka są w ich rankingach wysoko. Dyrektorzy wskazują oprócz tego na doświadczenie własne, dobry dojazd, wygodny parking jako istotne czynniki powodzenia konferencji. Jednak na pierwszym miejscu jest pomocny personel. Taki punkt widzenia wynika ze specyfiki pracy w hotelu i szczególnej troski, jaką dyrektorzy hoteli przykładają do obsługi gości przez personel.
W hotelu ludzie są najważniejsi. Co oczywiście nie przeszkadza wymieniać ich na nowych w tempie niespotykanym w innych branżach. Dyrektorzy hoteli mają jednak rację, kładąc nacisk na czynnik ludzki, tak niedoceniany przez organizatorów konferencji. Sprawna obsługa jest nie do przecenienia. W hotelu specjalizującym się w obsłudze konferencji najczęściej pracuje osoba odpowiedzialna za współpracę z organizatorem konferencji przed i po jej odbyciu.
W trakcie kilkudniowego spotkania wyszkolony personel w recepcji, restauracji, w czasie bankietu jest po prostu nie do zastąpienia. Najlepsze pod tym względem są obiekty, które specjalizują się w organizacji tego typu imprez i działają na rynku od wielu lat.
Zbyszek Bugaj
Źródło: www.e-hotelarz.pl
Użyte tagi: inwestycje, hotele, konferencje, spa, turystyka biznesowa
