Artykuł:
Na co warto zwrócić uwagę przy organizacji konferencji?
Napisany przez WH, dnia 2018-09-28 09:21:42
Konferencja to niezwykle istotne wydarzenie dla firmy, podczas którego bardzo często nawiązują się nowe kontakty, rodzą pomysły, zawiązują współprace. Ważne jest, by od strony organizacyjnej konferencja była doskonale przemyślana.
Tak ważne wydarzenie dla biznesu wymaga dużej sprawności organizacyjnej. Konferencja, czy każdy biznesowy event to także doskonała przestrzeń do prezentacji własnej marki. Na sukces dobrze zorganizowanej konferencji wpływa wiele czynników, które są warunkiem satysfakcji wszystkich uczestników.
Przygotuj pełny plan konferencji
Fundamentem powodzenia konferencji jest przygotowanie planu i obranie właściwej strategii do konkretnego wydarzenia. Wiadomo, że braże biznesowe różnią się między sobą specyfiką, dlatego też odpowiednio zaplanowana strategia pozwoli na jak najbardziej płynną organizację oraz uniknięcie problemów. Trzeba zatem dogłębnie przemyśleć cel jaki ma zostać osiągnięty podczas konferencji oraz jakie korzyści uzyska dana firma. Skonkretyzowany cel umożliwi stworzenie dokładnego planu działania oraz pozwoli dobrać najbardziej właściwe (i konieczne) środki do jego realizacji. Organizacja konferencji dla firm wymaga określenia priorytetów wydarzenia, co umożliwi stworzenie konkretnego planu, wraz z wyznaczeniem poszczególnych działań. Plan organizacji konferencji zakłada także ewentualne ryzyka wraz z opcjami rozwiązywania zaistniałych problemów, dzięki czemu minimalizuje się wystąpienie jakiejkolwiek wpadki. Pełny plan konferencji zakłada także preliminarz budżetu, który określi możliwości finansowe. Dodatkowo w planie zawarte być powinny: zagadnienia konferencyjne oraz lista gości.
Wybierz odpowiedni termin i miejsce dla konferencji
Wybór miejsca, w którym odbywać się konferencja jest niezwykle istotny. Ważne jest, żeby goście bez problemu trafili do celu, dlatego też w miarę prosty dojazd powinien być zapewniony przez organizatorów, nie wspominając o zagwarantowaniu miejsc parkingowych dla gości konferencji. Organizując tego typu event biznesowy warto w zaproszeniu zamieścić wszelkie potrzebne informacje dotyczące dojazdu (może być to mapka, czas dojazdu itp.). Należy także podać dane dotyczące sali konferencyjnej. Wydarzenia te często odbywają się w dużych kompleksach hotelowych, dlatego też kierowanie się zasadą o maksymalnej ilości najważniejszych danych to podstawa, żeby uniknąć zakłopotania wśród uczestników. Samo miejsce, w którym odbyć się ma konferencja powinno być odpowiednio zaprezentowane przez organizatora. Nie bez znaczenia jest oczywiście wybór miejsca. Atrakcyjny kompleks na pewno będzie dobrym punktem wizerunkowym firmy.
Miejsce na konferencję powinno być atrakcyjne wizualnie, ale to nie wszystko. Przestrzeń ta musi zapewniać pełen komfort i wygodę gościom konferencji. Ergonomiczne wyposażenie, meble gwarantujące komfort użytkowania (wygodne krzesła, fotele, stoły itp.), gdyż goście spędzać będą w sali konferencyjnej długie godziny. Sala konferencyjna powinna być jak najlepiej oświetlona i wyposażona w nowoczesny sprzęt do prezentacji oraz sprzęt nagłośnieniowy. Ważne są także warunki w sali, takie jak akustyczne, wentylacja, temperatura (klimatyzatory, ogrzewanie) czy czystość przestrzeni.
Jeżeli lokalizacja zapewnia możliwie najlepsze warunki, termin konferencji może być wybrany dowolnie. Ważne jest jednak, by zanim podejmie się decyzję o dacie eventu, pozyskać informacje o dostępności gości w tym czasie - szczególnie tych, na których udziale szczególnie firmie zależy.
Zapewnij profesjonalną obsługę techniczną
Sprawny przebieg wydarzenia zapewnia profesjonalna obsługa techniczna konferencji, która jest elementem koniecznym podczas organizacji eventów biznesowych. Zespół doświadczony w organizacji konferencji to nie tylko obsługa sprzętów potrzebnych do prowadzenia działań konferencyjnych (sprzęt multimedialny, audio, video itp.), ale coś o wiele więcej. Wykwalifikowana obsługa potrafi przewidywać mogące nastąpić problemy, czy zdarzenia nieoczekiwane, a w przypadku ich wystąpienia ekspresowo problem rozwiązać. Dodatkowo zagwarantuje pełny dostęp do niezbędnych informacji dla gości oraz profesjonalną obsługę uczestników konferencyjnych wydarzeń.
Materiały reklamowe - ile, gdzie i jak przygotować?
Sprawna i konkretna informacja jest gwarancją sukcesu konferencji. Świadczy ona także o profesjonalizmie firmy, który zachęta potencjalnych klientów do rozmów czy zawiązania współpracy. Konferencja to także okazja to działań marketingowych. Warto dla gości konferencji przygotować zestaw atrakcyjnych i praktycznych materiałów reklamowych. Jak wiadomo materiały marketingowe to bardzo dobra wizytówka firmy, dlatego też event biznesowy staje się okazją do rozkolportowania ich wśród gości. Już sam proces zapraszania gości jest dobrym momentem na dyskretną reklamę. Zaproszenia i korespondencja zarówno mailowa, jak i tradycyjna może być zaprojektowana w taki sposób, by skutecznie promowała firmę. Także podczas trwania korespondencji reklama firmy może być zawarta na materiałach konferencyjnych (notesy, długopisy, pendrive’y, foldery, teczki itp.). Możliwości jest bardzo wiele.
Zadbaj o odpowiedni catering na konferencji
Ważnym elementem konferencji, który ma ogromny wpływ na komfort gości i ostateczne wrażenie jest catering konferencyjny. Bardzo ważne jest, by w sali konferencyjnej goście i prowadzący mieli zagwarantowane ciepłe i zimne napoje oraz przekąski. Obiad czy lunch musi zapewniać odpowiedni wybór opcji dań - dania mięsne oraz bezmięsne (najlepiej w kilku wariantach) oraz różnego rodzaju napoje. Nie trzeba zaznaczać, że posiłki muszą być najwyższej jakości. Właściwy catering konferencyjny to bardzo ważny element do ogólnego wrażenia.
Organizacja konferencji przez firmy zewnętrzne - zalety
Organizacja konferencji krok po kroku to cały zestaw niezwykle ważnych działań, które w ostateczności mają zagwarantować sukces firmy. Organizując wydarzenie warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Firmy zewnętrzne, których specjalnością jest organizacja konferencji gwarantują powodzenie eventów. Korzystając z usług najlepszych firm można liczyć na doskonały plan z określeniem priorytetów, zapewnienie w pełni wyposażonej, wygodnej bazy lokalowej wraz z obsługą techniczną, zadbanie o odpowiedni catering oraz materiały promocyjne. Kompleksowa organizacja wydarzeń biznesowych to niezaprzeczalna korzyść, którą zapewniają wyspecjalizowane firmy organizujące konferencje. Kraków jest miastem, które często staje się gospodarzem dla tego typu wydarzeń. Jaką firmę wybrać?
Doświadczona firma, której specjalnością jest organizacja szkoleń i konferencji, a także innych eventów oraz wydarzeń to Confere. Korzystając z usług firmy Confere zapewnia się sukces każdego eventu organizowanego przez firmę, niezależnie od jego rozmiarów i zasięgu. Organizowanie konferencji wymaga doświadczenia i wykwalifikowanego zespołu ludzi, czym pochwalić się może firma Confere. Wydarzenia dopasowywane są pod każdy względem do wymagań klienta i specyfiki określonych priorytetów i celów. Nowoczesne i świeże podejście do tematu, doskonały personel oraz biegłość czyni z Confere profesjonalistę, którego domeną jest organizacja konferencji. Miasto Kraków jest siedzibą firmy Confere, a szczegóły oferty dostępne są na stronie internetowej confere.pl.
Użyte tagi: organizacja, konferencje
