Artykuł:
Na co zwrócić uwagę wybierając salę konferencyjną
Napisany przez wh, dnia 2019-02-05 20:15:04
Choć znalezienie powierzchni konferencyjnej nie jest obecnie wielkim problemem, tak wybranie dobrej i odpowiadającej naszym potrzebom sali konferencyjnej może już być problematyczne. Poniżej znajdziesz kilka aspektów ważnych przy ustalaniu miejsca konferencji.
Charakter spotkania
Pierwsze i podstawowe pytanie, jakie trzeba sobie zadać przed rozpoczęciem poszukiwań powierzchni konferencyjnej to: w jakim celu i dla kogo organizowane jest to spotkanie? Może to stwierdzenie wydaje się trywialne, ale zupełnie inne wymagania musi spełniać sala konferencyjna na szkolenia, spotkania integracyjne, czy międzynarodowe konferencje. Mając już ogólne pojęcie o charakterze organizowanego spotkania, pora zająć się wyborem odpowiedniego dla niego miejsca.
Lokalizacja
Podstawowy element logistyczny całego przedsięwzięcia. Dobre miejsce na konferencję powinno zapewniać łatwy dojazd, odpowiednią ilość miejsc parkingowych, a także ciekawe otoczenie — problemy transportowe czy nijaka atmosfera na pewno nie wpłyną na pozytywne wrażenia uczestników.
Warto sprawdzić dokładnie jakimi środkami komunikacji można się dostać do celu, aby zapewnić możliwie najwyższą wygodę w dotarciu na miejsce spotkania. Jest to szczególnie ważne w przypadku ogólnokrajowych czy międzynarodowych konferencji, które najlepiej organizować w miastach centralnych, mających rozbudowaną sieć komunikacyjną a dodatkowo podnoszących prestiż całego przedsięwzięcia samym otoczeniem.
Dobrze dobrana lokalizacja to także możliwość ograniczenia kosztów z tytułu dojazdów służbowych, co pozwoli na optymalne wykorzystanie dostępnego budżetu.
Metraż i układ
Wielkość sali jest w pełni uzależniona od liczby uczestników — nie ma sensu wynajmować wielkiej auli dla kilkunastu osób, a zamykanie dużej ich liczby w niewielkiej przestrzeni zupełnie pogrąża organizatora. Każdy uczestnik powinien mieć zapewnione komfortowe warunki, nie należy więc kierować się wyłącznie maksymalnym wykorzystaniem przestrzeni. Przykładowo spotkanie dla maksymalnie 60 osób powinno odbyć się na powierzchni przynajmniej 60-70 m2.
Oczywiście niemały wpływ na dostępną przestrzeń ma także układ mebli w sali konferencyjnej. Uzależniony jest on od charakteru spotkania:
- układ teatralny sprawdzi się w przypadku typowych konferencji, a więc wystąpień przed dużą grupą uczestników
- układ dużego stołu dedykowany jest spotkaniom biznesowym
- układ szkolny nada się zaś dla szkoleń.
Większość lokali wynajmujących sale konferencyjne daje możliwość modyfikacji układów mebli lub dysponuje salami o różnej wielkości i aranżacji, przez co nie powinno to stanowić wielkiego problemu.
Zaplecze techniczne
Dostęp do multimediów i dobry sprzęt to w dzisiejszych czasach absolutna podstawa udanej konferencji — problemy techniczne właściwie wykluczają powodzenie spotkania. Wszystko powinno działać sprawnie, a dodatkowym atutem lokalu będą dostępni na miejscu technicy odpowiadający za właściwe działanie sprzętu.
Nie można także zapomnieć o przeprowadzeniu próby generalnej przed samym wydarzeniem, dzięki której uzyska się pewność, że wszystko będzie dobrze widzialne i słyszalne dla wszystkich uczestników — bardzo ważna jest akustyka sal konferencyjnych, gdyż sam mikrofon nie zawsze wystarczy do właściwego i komfortowego odbioru.
Dobrze jest też dowiedzieć się, czy wszystko jest wliczone w cenę wynajmu, czy potrzebna będzie dopłata np. za wstawienie mównicy, czy dodatkowy sprzęt.
Elementy dodatkowe
Oprócz wymienionych wyżej podstawowych kryteriów wyboru sali konferencyjnej, ważne będą także dodatkowe elementy jak catering, baza noclegowa czy organizacja wolnego czasu.
Ciepłe i zimne napoje to podstawa dla każdego spotkania, jednak jeśli ma ono trwać kilkanaście godzin lub kilka dni niezbędne będzie także zapewnienie uczestnikom posiłków. Warto wcześniej upewnić się co do preferencji gastronomicznych zaproszonych gości, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji. Oczywiście posiłki powinny być podawana ciepłe i na czas.
W przypadku konferencji międzymiastowych, międzynarodowych lub spotkań trwających kilka dni trzeba także zapewnić gościom nocleg. Baza noclegowa powinna znajdować się blisko miejsca konferencji, mieć łatwy dojazd, a jej standardy należy dostosować do prestiżu wydarzenia. Idealnym rozwiązaniem będzie więc wybór lokalu, który oprócz samej sali konferencyjnej oferuje także catering i noclegi.
Nie można także zapomnieć o zapewnieniu dodatkowych atrakcji, zwłaszcza przy kilkudniowych konferencjach czy spotkaniach integracyjnych. Ich charakter uzależniony jest od miejsca i samych uczestników spotkania — możliwości jest wiele, np. zwiedzanie zabytków, koncerty czy bankiety.
Podsumowanie
Organizacja konferencji to przedsięwzięcie wymagające dokładnego planowania każdego elementu. W ramach dostępnego budżetu powinno się uwzględniać nie tylko samą salę i jej wyposażenie czy centrum konferencyjne, ale także całą otoczkę wydarzenia, wpływającą na jego odbiór i powodzenie całego spotkania.
Użyte tagi: organizacja konferencji, sale konferencyjne
