Organizacja konferencji polega na skoordynowaniu ze sobą wielu elementów. Brak żyłki organizatora nie musi jednak skazywać spotkania na klęskę. Z pomocą ochoczo przychodzą organizatorzy imprez, którzy kompleksowo zajmą się spełnieniem każdego scenariusza.
Organizacja konferencji uzależniona jest od ustalenia jej rodzaju. Wybierać można spośród tradycyjnej konferencji, wideokonferencji oraz telekonferencji. Każde z tych spotkań ma na celu wymianę poglądów, jednak różnią one się między sobą wymogami formalnymi.
Konferencja opiera się na konieczności osobistego spotkania, tzw. twarzą w twarz. Domeną wideokonferencji jest rozmowa z wykorzystaniem wideofonu, czyli aparatu telefonicznego z wbudowanym monitorem telewizyjnym. Organizacja konferencji związana jest z dopilnowaniem większej liczby szczegółów. Przede wszystkim trzeba zastanowić się, ile dni będą musieli zarezerwować uczestnicy, by wziąć udział w spotkaniu. Konieczność kilkudniowej dyspozycyjności wymaga od organizatorów jeśli nie organizacji konferencji w obiekcie oferującym miejsca noclegowe, to przynajmniej w miejscowości z dużą bazą noclegową. W związku z tym warto także zadbać o to, by uatrakcyjnić zebranym czas wolny od dyskusji zawodowych różnorodnymi rozrywkami: sauny, baseny, korty tenisowe.
Usytuowanie ośrodka konferencyjnego w miejscu atrakcyjnym turystycznie sprawia, że już sama w sobie okolica ma wiele walorów, z którymi nie może się równać żadna zadaszona rozrywka. O gustach jednak się nie dyskutuje, dlatego warto zwrócić uwagę na różnorodną kulturalną ofertę miasta.
Rolę istotną w wyborze miejsca ma także rodzaj konferencji, w sensie – krajowa, międzynarodowa. Wariant drugi wymaga, by organizatorzy wzięli pod uwagę także możliwość dojazdu gości zagranicznych. Warto wówczas postawić na miasto, które słynie nie tylko z dobrze rozwiniętych rodzajów wszelkiej komunikacji (taksówki, samoloty, tramwaje, metro itp.), ale także znane na międzynarodowej arenie. Dobrą sieć komunikacyjną lub w miarę nieskomplikowany dojazd powinno się uwzględnić także podczas przygotowywania krajowych spotkań. Poza tym warto pomyśleć także o zorganizowaniu transportu zbiorczego dla wszystkich uczestników.
Koniecznością, bez względu na planowaną długość konferencji, jest zorganizowanie cateringu. Najprościej zlecić catering firmie zajmującej się tym zawodowo, niż samodzielnie się tym zajmować. Warto dodać, że nie jest to droga usługa. Przygotowanie posiłku dla 20 osób to wydatek rzędu ok. 300 zł. Można to oczywiście wliczyć w koszta indywidualne każdego z uczestników konferencji. Oprócz tego działaniem praktykowanym przez przedsiębiorców jest wcześniejsze zasięgnięcie opinii na temat firmy cateringowej, której chce się zlecić zajęcie się organizacją posiłków.
Istotny jest także komfort. Ten powiązany jest między innymi z dostępnością, bądź nie różnorodnego sprzętu, który jest niezbędny podczas prowadzenia konferencji lub stanowić ma o profesjonalizmie organizującej ją firmy. Dobrze więc, jeśli obiekt konferencyjny wyposażony jest w projektory, tablice interaktywne, sprzęt nagłaśniający itp.
Budżet stanowi kwestię najistotniejszą, z którą każdy organizator musi się liczyć. Od jego wysokości uzależnione są dalsze działania organizacyjne. Im większe fundusze można przeznaczyć na konferencję, tym większa pewność, że będzie ona atrakcyjniejsza dla zebranych pod względem ciekawszego menu, bardziej ekskluzywnych rozrywek, lepszych warunków noclegowych i wyższej jakości materiałów konferencyjnych. Przede wszystkim większy budżet to większe bezpieczeństwo finansowe i margines swobody w planowaniu. Warto jednak nie angażować pierwszej znalezionej firmy do pomocy w przygotowaniu, a zrobić rekonesans i porównać to, co oferują nam wybrane przedsiębiorstwa. Może bowiem okazać się, że organizacja konferencji nie wymaga aż takich nakładów finansowych, jak deklaruje wybrany organizator.
Jeśli istnieje taka możliwość, można także postarać się o pozyskanie sponsorów, którzy swoimi pieniędzmi pomogą nie tylko uświetnić spotkanie, ale przede wszystkim wpłynąć na promocję konferencji np. obejmując nad nią patronat. W pewnych okolicznościach tj. w zależności od charakteru planowanego spotkania, można także postarać się o refundację kosztów z funduszów unijnych, jakie pochłonęła organizacja konferencji.
Bardzo ważne jest, by budżet udało się zamknąć.
Na koniec w dobrym tonie będzie podziękowanie wszystkim uczestnikom konferencji za przybycie. Można tego dokonać drogą e-mailową. Warto także umieścić na stronie internetowej sprawozdanie z konferencji, okraszając informacje fotografiami ze zjazdu. To także doskonała forma promocji, jeśli planuje się organizować konferencję cyklicznie. Warto także umieścić na stronie www prośbę o wypełnienie anonimowych ankiet, w których zebrani będą mogli wypowiedzieć się na temat organizacji konferencji. Pozwoli to usprawnić przyszłe działania tak, by zadowolić wszystkich oraz przyczynić się do wielu pięknych wspomnień.
Organizacja konferencji związana jest z koniecznością współpracy z wieloma podwykonawcami, a w związku z tym mogą pojawić się zwyczajnie problemy np. z terminowością. Nie trzeba się jednak tym tak bardzo przejmować, gdyż uczestnicy konferencji mają pozytywne nastawienie co do biegu wydarzeń. Nie po to uczestniczą w imprezie, by szukać przysłowiowej dziury w całym, ale raczej by wybrać z tego pobytu jak najwięcej korzyści - naukowych, merytorycznych, towarzyskich, kulturalnych, turystycznych. Jeśli więc wszystko poszło zgodnie z planem standardu, małe niedociągnięcia da się wybaczać, zwłaszcza że takie rzeczy zdarzają się nawet najlepszym, na całym świecie.
natalia jurga
Źródło:
Konferencyjne.pl
