Organizacja wydarzenia biznesowego często zaczyna się od poszukiwania sali, sprawdzania dostępnych terminów albo wysyłania zapytań do hoteli i centrów konferencyjnych. Tymczasem wcześniej warto wykonać mniej efektowną, ale niezwykle ważną pracę: przygotować brief wydarzenia. Dobrze opracowany dokument pozwala uporządkować oczekiwania, określić rzeczywiste potrzeby i przekazać wszystkim zaangażowanym osobom te same informacje. Dzięki temu obiekt nie musi zgadywać, jakiej przestrzeni potrzebuje organizator, firma techniczna wie, jakie rozwiązania powinna przygotować, a osoba odpowiedzialna za catering może dopasować obsługę do harmonogramu dnia.
Brief nie powinien być jednak wyłącznie formularzem zawierającym datę, miasto i przewidywaną liczbę gości. Jego zadaniem jest przełożenie celu biznesowego wydarzenia na konkretne wymagania organizacyjne. Inaczej należy przygotować spotkanie zarządu dla kilkunastu osób, inaczej warsztaty dla 40 menedżerów, a jeszcze inaczej konferencję dla kilkuset uczestników. Dlatego dobry brief odpowiada nie tylko na pytanie: „co organizujemy?”, lecz również: „po co organizujemy wydarzenie, dla kogo, co powinno wydarzyć się podczas spotkania i jaki rezultat chcemy osiągnąć?”.
Dlaczego organizację wydarzenia warto zacząć od briefu?
Brief wydarzenia biznesowego można potraktować jako punkt odniesienia dla całego procesu organizacyjnego. Powinien zebrać najważniejsze informacje dotyczące celu, uczestników, terminu, lokalizacji, programu, przestrzeni, techniki, cateringu, noclegów, transportu, budżetu oraz odpowiedzialności poszczególnych osób i dostawców. Nie oznacza to, że już na samym początku trzeba znać każdy szczegół. Część informacji może mieć charakter wstępny i być aktualizowana wraz z rozwojem projektu.
Znaczenie briefu staje się szczególnie widoczne podczas zbierania ofert. Zapytanie w rodzaju „potrzebujemy sali dla 150 osób w Warszawie” pozostawia bardzo dużo niewiadomych. Obiekt nie wie, czy uczestnicy mają siedzieć teatralnie, przy stołach czy pracować w grupach, czy potrzebne są dodatkowe pomieszczenia, jak długo potrwa wydarzenie, jaki sprzęt będzie wykorzystywany oraz czy organizator potrzebuje cateringu, noclegów i parkingu. W efekcie otrzymane oferty mogą obejmować zupełnie różne zakresy, przez co trudno je później rzetelnie porównać.
Dobrze przygotowany brief zmniejsza liczbę takich niejasności. Nie gwarantuje oczywiście, że podczas organizacji nic się nie zmieni, ale tworzy wspólną bazę informacji dla osób podejmujących decyzje. Jest również pomocny wewnątrz firmy – osoba odpowiedzialna za wydarzenie może dzięki niemu łatwiej ustalić, co zostało już zdecydowane, które kwestie wymagają akceptacji i jakie elementy pozostają do przygotowania.
Najpierw określ cel wydarzenia
Pierwszym punktem briefu powinien być cel. Warto ustalić go przed wyborem sali, cateringu czy atrakcji dodatkowych, ponieważ to właśnie cel powinien wpływać na kolejne decyzje. Firma może organizować wydarzenie po to, aby przekazać pracownikom nową strategię, przeprowadzić szkolenie, zaprezentować produkt klientom, podsumować wyniki, podjąć ważne decyzje, zintegrować zespół, stworzyć przestrzeń do networkingu albo połączyć kilka takich funkcji.
Samo stwierdzenie „organizujemy konferencję” nadal niewiele mówi o oczekiwanym rezultacie. Znacznie bardziej użyteczna informacja może brzmieć: „celem wydarzenia jest przedstawienie menedżerom regionalnym strategii firmy na kolejny rok, omówienie nowych celów sprzedażowych oraz przeprowadzenie warsztatów, podczas których zespoły przygotują pierwsze plany wdrożenia”. Od razu wiadomo wtedy, że wydarzenie prawdopodobnie będzie wymagało nie tylko prezentacji na dużej sali, lecz również przestrzeni umożliwiającej późniejszą pracę warsztatową.
Dobrą praktyką jest więc zapisanie w briefie celu głównego, ewentualnych celów dodatkowych oraz oczekiwanego rezultatu. Jeżeli jest to możliwe, warto również ustalić, po czym organizator będzie oceniał powodzenie wydarzenia. W zależności od jego charakteru może to być frekwencja, liczba odbytych spotkań, wykonanie określonego zadania przez uczestników, wyniki ankiety, liczba pozyskanych kontaktów albo inne mierniki powiązane bezpośrednio z celem.
Rodzaj wydarzenia wpływa na cały brief
Kolejnym krokiem jest określenie formatu spotkania. Konferencja, szkolenie, warsztat, zebranie zarządu, gala, kickoff, premiera produktu czy spotkanie dla klientów mogą wymagać zupełnie innych warunków. Jeśli już na początku nie wiadomo, jaki charakter ma mieć wydarzenie, trudno odpowiednio dobrać przestrzeń, wyposażenie czy harmonogram. Warto więc dobrze rozumieć, czym i co to jest event oraz jakie formaty mogą być wykorzystywane do realizacji różnych celów biznesowych.
Nazwa wydarzenia nie powinna być przy tym ważniejsza niż jego rzeczywisty przebieg. Dwie firmy mogą używać określenia „konferencja”, chociaż pierwsza planuje serię prezentacji dla 300 osób, a druga spotkanie dla 70 uczestników obejmujące prelekcje, pracę w grupach i wieczorny networking. Z punktu widzenia obiektu i organizatora są to dwa różne projekty.
Brief powinien więc opisywać nie tylko nazwę formatu, ale również to, co uczestnicy będą robili. Czy przez większość czasu będą słuchać wystąpień? Czy potrzebne są dyskusje przy wspólnym stole? Czy będą dzielić się na zespoły? Czy program przewiduje część wystawienniczą? Czy po części merytorycznej odbędzie się kolacja lub networking? Odpowiedzi zaczynają przekładać abstrakcyjną nazwę wydarzenia na konkretne wymagania.
Inny brief dla konferencji, inny dla zebrania zarządu
Uniwersalny formularz może być punktem wyjścia, ale nie powinien zastępować myślenia o charakterze wydarzenia. Zebranie zarządu dla kilkunastu osób będzie miało zupełnie inne priorytety niż otwarta konferencja dla kilkuset uczestników. Liczba gości jest mniejsza, ale większego znaczenia mogą nabierać prywatność, możliwość swobodnej dyskusji, komfort wielogodzinnej pracy, odpowiednie ustawienie stołu, prezentowanie dokumentów oraz bezpieczne i stabilne połączenie z osobami uczestniczącymi zdalnie.
W takim przypadku brief może obejmować informacje, które przy dużej konferencji byłyby drugorzędne. Warto ustalić, kto uczestniczy w poszczególnych częściach spotkania, jakie materiały będą prezentowane, czy potrzebna jest wideokonferencja, czy w pobliżu sali powinno znajdować się dodatkowe pomieszczenie oraz jak zorganizować przerwy, aby nie zakłócały pracy. Więcej praktycznych wskazówek dotyczących tego konkretnego formatu znajduje się w poradniku jak przygotować zebranie zarządu.
To dobry przykład pokazujący, że brief nie powinien być sztywną listą pól do wypełnienia. Jego zawartość trzeba dopasować do wydarzenia i ryzyk związanych z jego realizacją.
Uczestnicy – sama liczba osób to za mało
Informacja „150 uczestników” jest ważna, ale niewystarczająca. Organizator powinien wiedzieć również, kim są zaproszone osoby, skąd przyjadą i w jaki sposób będą uczestniczyć w wydarzeniu. Inaczej planuje się konferencję dla pracowników jednej firmy, inaczej wydarzenie dla klientów i partnerów, a jeszcze inaczej międzynarodowe spotkanie kadry zarządzającej.
W briefie warto określić przewidywaną i maksymalną liczbę uczestników, profil grupy, sposób rejestracji oraz informacje mające wpływ na logistykę. Jeżeli wiele osób przyjeżdża z innych miast, znaczenia nabierają połączenia kolejowe, noclegi i godzina rozpoczęcia. Przy dużej liczbie osób podróżujących samochodami trzeba wcześniej sprawdzić parking. Przy gościach zagranicznych mogą pojawić się kwestie języka wydarzenia, tłumaczenia lub transferów.
Ważnym elementem są także potrzeby związane z dostępnością. Nie należy zakładać z góry, czego będą potrzebować konkretne osoby. Lepszym rozwiązaniem jest umożliwienie zgłoszenia takich potrzeb podczas rejestracji, a następnie sprawdzenie, czy wybrany obiekt i sposób organizacji pozwalają na ich spełnienie.
Agenda pokazuje, jakiej przestrzeni naprawdę potrzebujesz
Na początku projektu agenda prawdopodobnie nie będzie jeszcze rozpisana co do minuty. Mimo to warto stworzyć jej roboczą wersję. Już prosty harmonogram może ujawnić potrzeby, które nie były widoczne podczas określania samej liczby uczestników.
Załóżmy, że wydarzenie rozpoczyna się rejestracją o godzinie 8:00. Od 9:00 do 11:00 wszyscy uczestnicy biorą udział w sesji plenarnej. Po przerwie dzielą się na trzy grupy warsztatowe, następnie spotykają się na lunchu, a pod koniec dnia ponownie wracają na salę główną. Taki program wymaga czegoś więcej niż jednej sali dla odpowiedniej liczby osób. Potrzebne mogą być foyer lub inna przestrzeń rejestracyjna, sala plenarna, trzy pomieszczenia warsztatowe, miejsce na przerwę kawową i lunch oraz sprawnie zaplanowane przemieszczanie uczestników.
Agenda staje się więc jednym z narzędzi służących do określania potrzeb przestrzennych i technicznych. Jeżeli harmonogram dopiero powstaje, pomocny może być poradnik jak przygotować agendę spotkania. W briefie wystarczy początkowo wersja robocza, ale powinna ona pokazywać najważniejsze punkty programu, godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz momenty, w których zmienia się sposób wykorzystania przestrzeni.
Sala konferencyjna – pojemność to dopiero początek
Jednym z najczęstszych parametrów podawanych w zapytaniach jest liczba osób. Jest ona oczywiście niezbędna, ale nie wystarcza do wyboru odpowiedniej przestrzeni. Sala dla 100 osób siedzących teatralnie nie musi sprawdzić się podczas warsztatu dla tej samej grupy, jeżeli uczestnicy mają pracować przy stołach, korzystać z laptopów i regularnie dzielić się na mniejsze zespoły.
Dlatego w briefie warto określić preferowany sposób ustawienia, charakter pracy, potrzebę sceny lub podestu, miejsce dla prelegentów, dodatkowe sale, przestrzeń rejestracyjną, foyer, szatnię czy strefę networkingową. Przydatne jest również sprawdzenie wysokości pomieszczenia, możliwości zaciemnienia, dostępu do światła dziennego, klimatyzacji, akustyki i rozmieszczenia ekranów. Podstawowe cechy i funkcje takiej przestrzeni szerzej wyjaśniamy w artykule co to jest sala konferencyjna.
Przy bardziej skomplikowanych wydarzeniach dobrym rozwiązaniem jest stworzenie prostego planu przepływu uczestników. Warto zastanowić się, gdzie odbędzie się rejestracja, którędy uczestnicy przejdą na salę, gdzie spędzą przerwę, w którym miejscu będzie podawany lunch i czy kilkaset osób nie będzie musiało w tym samym momencie korzystać z jednego wąskiego przejścia.
Lokalizacja powinna wynikać z potrzeb uczestników
„Warszawa”, „Poznań” czy „okolice Wrocławia” to dopiero początek określania lokalizacji. Jeśli część uczestników przyjeżdża pociągiem z całej Polski, istotna może być bliskość głównego dworca lub łatwe połączenie komunikacją miejską. Przy wydarzeniu dla osób przyjeżdżających samochodami większe znaczenie będzie miał parking oraz dostęp z głównych tras. Jeżeli program trwa dwa dni, dochodzi kwestia noclegów.
Dlatego w dobrym briefie można zapisać nie tylko miasto, ale również preferowaną część miasta, maksymalny akceptowany czas dojazdu, przewidywaną liczbę samochodów, liczbę potrzebnych noclegów czy konieczność zorganizowania transferu. Dzięki temu wyszukiwanie miejsca odbywa się według realnych potrzeb uczestników, a nie tylko według adresu.
Technika – nie kończ briefu na projektorze i mikrofonie
Wymagania techniczne warto ustalać równolegle z agendą. Jeżeli wydarzenie obejmuje prezentacje, panel dyskusyjny, połączenia zdalne, transmisję internetową albo nagrywanie, zakres potrzeb może szybko się rozrosnąć. Dlatego w briefie powinny znaleźć się informacje dotyczące ekranów, projektorów lub ścian LED, nagłośnienia, liczby i rodzaju mikrofonów, oświetlenia, komputerów, połączeń internetowych, streamingu oraz obsługi technicznej.
Szczególnego znaczenia nabiera internet. Informacja „obiekt ma Wi-Fi” nie zawsze odpowiada na pytanie, czy sieć poradzi sobie z wymaganiami konkretnego wydarzenia. Inne potrzeby ma spotkanie, podczas którego z internetu korzysta głównie organizator, a inne warsztat dla 100 osób jednocześnie pracujących na platformie online. Jeżeli stabilne połączenie jest krytyczne, warto zaznaczyć to już w briefie i omówić z obiektem lub dostawcą technicznym.
Catering powinien być częścią harmonogramu
Catering jest kolejnym obszarem, w którym szczegółowy brief pozwala uniknąć nieporozumień. Zamiast zapisywać wyłącznie „przerwa kawowa i lunch”, warto powiązać posiłki z programem: kawa dostępna od rozpoczęcia rejestracji, pierwsza przerwa o określonej godzinie, lunch pomiędzy blokami programu i ewentualny poczęstunek podczas części networkingowej.
Znaczenie ma nie tylko menu, lecz także sposób podawania posiłków i liczba osób, które mają zostać obsłużone w krótkim czasie. Jeśli przerwa trwa 20 minut, a kilkuset uczestników ma skorzystać z jednego punktu kawowego, może szybko powstać kolejka. W briefie warto więc patrzeć na catering jako część logistyki całego wydarzenia, a nie oddzielną usługę.
Należy również zaplanować sposób zbierania informacji o wymaganiach żywieniowych uczestników. Najlepiej zrobić to na etapie rejestracji i przekazać odpowiednie dane osobom odpowiedzialnym za catering w ustalonym terminie.
Co zapewnia obiekt, a co pozostaje po stronie organizatora?
To jeden z elementów, które szczególnie warto doprecyzować przed podpisaniem umowy. Samo określenie „wynajem sali” może nie odpowiadać rzeczywistemu zakresowi potrzeb. Organizator może oczekiwać również cateringu, noclegów, wyposażenia technicznego, obsługi, szatni, parkingu, oznakowania, sprzątania czy dodatkowych przestrzeni.
W briefie warto więc podzielić zadania na trzy grupy: elementy zapewniane przez obiekt, elementy organizowane samodzielnie oraz świadczenia realizowane przez zewnętrznych dostawców. Pozwala to ograniczyć ryzyko sytuacji, w której kilka dni przed wydarzeniem okazuje się, że każda ze stron zakładała, iż określonym zadaniem zajmuje się ktoś inny.
Przy ustalaniu zakresu świadczeń warto również wiedzieć, czym jest usługa konferencyjna i jak ją rozliczyć. Kwestie podatkowe i sposób dokumentowania świadczeń powinny być każdorazowo analizowane w odniesieniu do konkretnego zakresu usługi i aktualnych przepisów, dlatego przy bardziej złożonych przypadkach zasadne może być skonsultowanie sposobu rozliczenia ze specjalistą.
Budżet pozwala przełożyć oczekiwania na realne rozwiązania
Dobry brief powinien zawierać również informację o budżecie. Nie zawsze musi to być jedna nieprzekraczalna kwota. Organizator może określić przedział, maksymalny poziom wydatków albo budżety przeznaczone na poszczególne elementy: obiekt, catering, technikę, noclegi, transport czy dodatkowe atrakcje.
Znajomość budżetu pozwala podejmować bardziej świadome decyzje. Jeśli najważniejsza jest wysokiej jakości realizacja transmisji, być może trzeba ograniczyć wydatki w innym obszarze. Jeżeli priorytetem jest dogodna lokalizacja i noclegi dla wszystkich uczestników, można odpowiednio dostosować pozostałe elementy. Brief pomaga więc nie tylko zebrać wymagania, ale również ustalić ich hierarchię.
Dobrym rozwiązaniem jest oznaczenie wymagań jako konieczne, preferowane i opcjonalne. Dzięki temu podczas porównywania ofert wiadomo, z czego organizator nie może zrezygnować, a które elementy można zmodyfikować, jeśli wymaga tego budżet lub dostępność obiektu.
Plan B powinien powstać przed wydarzeniem, a nie podczas problemu
Nie wszystkie sytuacje można przewidzieć, ale te najbardziej prawdopodobne warto uwzględnić już w briefie. Jeśli część programu odbywa się na zewnątrz, trzeba określić rozwiązanie na wypadek złej pogody. Jeżeli kluczowy prelegent ma połączyć się zdalnie, należy ustalić procedurę na wypadek problemów technicznych. Jeśli prezentacje są niezbędne do realizacji programu, warto posiadać ich kopię oraz sprawdzić dostępność zapasowego sprzętu.
W briefie można więc utworzyć krótką sekcję „kluczowe ryzyka i plan awaryjny”. Nie chodzi o przygotowanie scenariusza na każdą możliwą sytuację, lecz o zidentyfikowanie tych zdarzeń, których wystąpienie mogłoby istotnie zakłócić realizację programu.
Brief wydarzenia biznesowego – praktyczna checklista
Zakres dokumentu trzeba dopasować do skali projektu, jednak przy większym wydarzeniu warto zebrać przynajmniej następujące informacje:
- nazwa i rodzaj wydarzenia,
- cel główny i cele dodatkowe,
- oczekiwany rezultat oraz sposób jego oceny,
- data, godziny i ewentualne terminy alternatywne,
- przewidywana oraz maksymalna liczba uczestników,
- profil uczestników,
- miasto, lokalizacja i wymagania dotyczące dojazdu,
- robocza agenda,
- wymagania dotyczące sali głównej,
- dodatkowe sale i przestrzenie,
- preferowane ustawienie uczestników,
- wymagania techniczne i AV,
- internet, streaming oraz nagrywanie,
- rejestracja uczestników,
- catering i wymagania żywieniowe,
- noclegi,
- parking, transport i ewentualne transfery,
- wymagania dotyczące dostępności,
- zakres usług zapewnianych przez obiekt,
- zewnętrzni dostawcy,
- budżet i priorytety,
- kluczowe terminy organizacyjne,
- osoby odpowiedzialne i kontaktowe,
- najważniejsze ryzyka oraz plan B.
Nie każdy punkt będzie potrzebny podczas kameralnego spotkania. W przypadku dużej konferencji lista może natomiast wymagać dalszego rozwinięcia. Najważniejsze jest to, aby brief odpowiadał rzeczywistemu wydarzeniu.
Jak wygląda różnica między słabym a dobrym briefem?
Najłatwiej pokazać to na przykładzie. Organizator może wysłać do obiektu następujące zapytanie:
„Potrzebujemy sali konferencyjnej dla 150 osób w Warszawie. Prosimy o ofertę sali, cateringu i projektora.”
Formalnie zawiera ono kilka podstawowych informacji, ale pozostawia bardzo dużo pytań. Nie wiadomo, jaki jest charakter wydarzenia, jak ma wyglądać ustawienie, ile godzin potrwa spotkanie, kiedy potrzebny jest catering ani czy uczestnicy będą pracowali w jednej grupie.
Znacznie bardziej użyteczny brief mógłby wyglądać tak:
„Planujemy jednodniowe spotkanie dla około 150 menedżerów regionalnych. Celem jest prezentacja strategii firmy na kolejny rok oraz warsztatowe przygotowanie pierwszych planów jej wdrożenia. Potrzebujemy sali plenarnej dla 150 osób oraz trzech mniejszych przestrzeni do pracy grupowej. Rejestracja rozpocznie się o 8:00, sesja główna potrwa od 9:00 do 11:00, następnie przewidujemy warsztaty, lunch i kolejną część programu. Potrzebujemy ekranu, nagłośnienia, dwóch mikrofonów bezprzewodowych, stabilnego Wi-Fi, dwóch przerw kawowych i lunchu. Około 40 uczestników przyjedzie samochodami, a część osób będzie potrzebowała noclegu.”
Druga wersja pozwala obiektowi znacznie lepiej ocenić, czy jest w stanie zrealizować wydarzenie i przygotować ofertę odpowiadającą faktycznym potrzebom organizatora.
Dobry brief oszczędza czas na kolejnych etapach organizacji
Przygotowanie briefu wymaga dodatkowej pracy na początku projektu, ale może ograniczyć liczbę problemów pojawiających się później. Pozwala szybciej odrzucić miejsca, które nie spełniają podstawowych wymagań, ułatwia porównywanie ofert, pomaga dostawcom prawidłowo wycenić usługi i zmniejsza liczbę sytuacji, w których ważne potrzeby zostają odkryte dopiero kilka dni przed wydarzeniem.
Najważniejszą funkcją briefu nie jest jednak stworzenie kolejnego dokumentu organizacyjnego. Jego prawdziwą wartością jest połączenie celu biznesowego wydarzenia z decyzjami dotyczącymi programu, uczestników, przestrzeni, techniki, cateringu i obsługi. Jeśli organizator potrafi jasno odpowiedzieć, po co odbywa się spotkanie, kto w nim uczestniczy i co ma wydarzyć się w poszczególnych częściach programu, znacznie łatwiej określić, czego rzeczywiście potrzebuje od obiektu i pozostałych dostawców.
Dlatego przed pierwszym zapytaniem o wolny termin warto poświęcić czas na przygotowanie briefu. Dobrze opisane wydarzenie jest łatwiejsze do wyceny, zaplanowania i realizacji – zarówno dla organizatora, jak i dla wszystkich osób, które później będą odpowiadały za jego poszczególne elementy.
