Wybór miejsca na konferencję, szkolenie, spotkanie zarządu czy większy event firmowy coraz częściej nie sprowadza się wyłącznie do największych metropolii. Organizatorzy zwracają uwagę na dojazd uczestników, dostępność odpowiednich sal, bazę noclegową, możliwości integracji po części oficjalnej oraz całkowity koszt wydarzenia. Z tego punktu widzenia województwo kujawsko-pomorskie może być ciekawym kierunkiem, ponieważ łączy dwa silne ośrodki miejskie – Bydgoszcz i Toruń – z ofertą mniejszych miast oraz obiektów położonych poza centrami.
Region może sprawdzić się zarówno przy jednodniowej konferencji dla kilkudziesięciu osób, jak i przy większym wydarzeniu połączonym z noclegiem, kolacją czy programem integracyjnym. Dużą zaletą jest także możliwość wyboru pomiędzy typowo miejskim otoczeniem a bardziej kameralnymi lokalizacjami, w których łatwiej zorganizować zamknięte spotkanie dla pracowników, klientów lub partnerów biznesowych.
Bydgoszcz i Toruń – dwa różne pomysły na wydarzenie
Jedną z najważniejszych zalet Kujawsko-Pomorskiego jest to, że organizator nie jest skazany na jeden dominujący ośrodek. Bydgoszcz i Toruń mają odmienny charakter, a dzięki temu mogą odpowiadać na różne potrzeby.
Bydgoszcz dobrze sprawdza się przy wydarzeniach, w których duże znaczenie ma infrastruktura miejska, dostęp do hoteli, restauracji i obiektów konferencyjnych. Można tu planować szkolenia, konferencje branżowe, spotkania sprzedażowe, gale czy większe eventy. Atutem jest również rozwijane zaplecze MICE i możliwość wykorzystania obiektów innych niż klasyczne sale hotelowe.
Toruń ma z kolei mocny walor wizerunkowy. Historyczne centrum i rozpoznawalność miasta mogą być dużym plusem przy wydarzeniach, podczas których liczy się nie tylko część merytoryczna, lecz także atmosfera miejsca. W przypadku konferencji dwudniowej łatwiej połączyć obrady z kolacją, spacerem po mieście czy mniej formalnym networkingiem.
Przed wyborem konkretnego miasta warto przejrzeć dostępne obiekty konferencyjne w województwie kujawsko-pomorskim, porównując nie tylko wielkość obiektu, lecz także liczbę miejsc noclegowych, lokalizację oraz zaplecze dodatkowe.
Dobre położenie dla uczestników przyjeżdżających z różnych części Polski
W przypadku wydarzeń firmowych logistyka często przesądza o frekwencji. Nawet najlepiej wyposażona sala może nie być dobrym wyborem, jeżeli większość uczestników musi poświęcić kilka godzin więcej na dojazd. Kujawsko-Pomorskie ma pod tym względem istotną przewagę wynikającą z układu komunikacyjnego.
Przez region przebiega autostrada A1, ważna dla osób jadących z północnej, centralnej i południowej Polski. Duże znaczenie ma również droga ekspresowa S5, poprawiająca dojazd m.in. od strony Wielkopolski i Dolnego Śląska. Bydgoszcz i Toruń są również ważnymi punktami kolejowymi, co jest szczególnie istotne przy konferencjach, na które uczestnicy przyjeżdżają indywidualnie.
Nie oznacza to, że Kujawsko-Pomorskie będzie zawsze najlepszą lokalizacją. Jeżeli zdecydowana większość gości mieszka w jednym mieście, bardziej praktyczne może być zorganizowanie wydarzenia właśnie tam. Region warto natomiast szczególnie rozważyć przy spotkaniach, na które przyjeżdżają osoby z kilku województw i potrzebny jest rozsądny kompromis lokalizacyjny.
Nie tylko klasyczne sale hotelowe
Przy wyborze miejsca na wydarzenie firmowe coraz większe znaczenie ma charakter przestrzeni. Standardowa sala konferencyjna w hotelu będzie dobrym rozwiązaniem przy szkoleniu lub spotkaniu biznesowym, ale gala, premiera produktu czy większa konferencja może wymagać zupełnie innego zaplecza.
W Kujawsko-Pomorskiem dostępne są zarówno sale hotelowe, jak i obiekty kongresowe, centra wystawiennicze, przestrzenie kulturalne czy miejsca o bardziej nietypowym charakterze. Dzięki temu łatwiej dobrać obiekt do formatu wydarzenia, zamiast próbować dopasować scenariusz konferencji do przypadkowo wybranej sali.
W praktyce warto zacząć od określenia potrzeb: liczby uczestników, preferowanego ustawienia krzeseł, konieczności organizacji kilku sesji równolegle, miejsca na catering czy wystawców oraz wymagań technicznych. Dopiero później dobrze jest porównać konkretne sale konferencyjne w województwie kujawsko-pomorskim, sprawdzając ich pojemność, powierzchnię i możliwości aranżacji.
Region dobry nie tylko na konferencję
Województwo kujawsko-pomorskie można rozważyć także przy innych typach wydarzeń firmowych. W regionie mogą odbywać się szkolenia pracowników, warsztaty, kongresy, spotkania zarządów, prezentacje produktów, gale, jubileusze czy wyjazdy integracyjne. Każdy z tych formatów wymaga nieco innych warunków.
Przy warsztatach ważne będą mniejsze sale, możliwość zmiany ustawienia stołów oraz swobodna praca w grupach. Przy dużej konferencji znaczenie będzie miała odpowiednia pojemność, scena, nagłośnienie i zaplecze techniczne. Spotkanie zarządu może z kolei lepiej sprawdzić się w kameralnym obiekcie położonym poza centrum miasta, gdzie łatwiej zapewnić spokój i większą prywatność.
To właśnie zróżnicowanie regionu jest jednym z jego praktycznych atutów. Organizator może wybierać pomiędzy dużym miastem a spokojniejszą lokalizacją i nie musi ograniczać się do jednego typu obiektu.
Wydarzenie firmowe to również czas po konferencji
Przy wydarzeniach trwających dwa dni sama sala jest tylko jednym z elementów całego projektu. Po kilku godzinach prezentacji uczestnicy potrzebują przestrzeni na mniej formalne rozmowy, kolację czy odpoczynek. Wtedy otoczenie obiektu zaczyna mieć dużo większe znaczenie.
Bydgoszcz może zaoferować miejski program dodatkowy, restauracje i atrakcje dostępne po zakończeniu konferencji. Toruń daje z kolei możliwość wykorzystania zabytkowego centrum jako naturalnego tła dla części integracyjnej. W mniejszych miejscowościach można postawić na bardziej zamknięty charakter wydarzenia, w którym uczestnicy pozostają razem przez cały pobyt.
Przy planowaniu warto więc zadać sobie pytanie, co wydarzy się po godzinie 17.00. Jeżeli uczestnicy mają zostać na miejscu do następnego dnia, dobry program wieczorny może mieć równie duże znaczenie dla odbioru całego eventu jak sama część konferencyjna.
Czy Kujawsko-Pomorskie może oznaczać niższe koszty?
Koszt wydarzenia zawsze zależy od wielu czynników: terminu, liczby osób, standardu obiektu, cateringu, noclegów, wyposażenia technicznego oraz zakresu dodatkowych usług. Nie można więc z góry założyć, że każda konferencja w Kujawsko-Pomorskiem będzie tańsza od wydarzenia organizowanego w Warszawie, Poznaniu czy Gdańsku.
Region warto jednak uwzględnić na etapie zbierania ofert. W przypadku większych wydarzeń nawet stosunkowo niewielkie różnice w cenie pokoju hotelowego, cateringu czy wynajmu sali mogą przełożyć się na znaczącą różnicę w całym budżecie. Dlatego zamiast porównywać wyłącznie cenę sali, lepiej zestawić pełne pakiety obejmujące noclegi, wyżywienie, sprzęt, parking i dodatkowe przestrzenie.
Czasami obiekt pozornie droższy okazuje się korzystniejszy, ponieważ część usług ma już w cenie. Z kolei niska stawka za samą salę może przestać być atrakcyjna, gdy trzeba osobno zapłacić za nagłośnienie, projektor, obsługę techniczną czy parking.
Nie trzeba ograniczać się do Bydgoszczy i Torunia
Choć oba miasta są naturalnymi punktami odniesienia, przy poszukiwaniu miejsca na event warto spojrzeć szerzej. Województwo kujawsko-pomorskie to również Włocławek, Grudziądz, Inowrocław i wiele mniejszych miejscowości.
Obiekt poza dużym miastem może być szczególnie dobrym wyborem przy wydarzeniach integracyjnych, strategicznych spotkaniach kadry zarządzającej czy szkoleniach wymagających skupienia. Brak miejskiego zgiełku nie musi być wadą – w wielu przypadkach pomaga utrzymać uczestników na miejscu i sprzyja integracji.
Z drugiej strony przy jednodniowej konferencji z dużą liczbą uczestników zewnętrznych centrum Bydgoszczy lub Torunia może być bardziej praktyczne. Nie istnieje więc jedna idealna lokalizacja dla wszystkich wydarzeń.
Co sprawdzić przed rezerwacją sali?
Przed podpisaniem umowy warto zweryfikować kilka kwestii, które później mogą znacząco wpłynąć na organizację. Oprócz maksymalnej pojemności należy sprawdzić faktyczną liczbę miejsc przy planowanym ustawieniu sali, dostęp do światła dziennego, jakość internetu, liczbę gniazdek, możliwości nagłośnienia oraz warunki projekcji.
Znaczenie ma również parking, możliwość wcześniejszego montażu materiałów, dostępność sal pomocniczych, miejsce na rejestrację uczestników i przestrzeń cateringowa. Przy konferencji z noclegiem trzeba zwrócić uwagę na liczbę dostępnych pokoi oraz to, czy wszyscy uczestnicy mogą zostać w jednym obiekcie.
Dopiero zestawienie tych elementów pozwala realnie porównać oferty.
Kujawsko-Pomorskie jako świadomy wybór organizatora
Województwo kujawsko-pomorskie warto brać pod uwagę przede wszystkim wtedy, gdy organizator chce mieć większy wybór niż tylko największe polskie metropolie. Bydgoszcz daje szerokie możliwości organizacji wydarzeń miejskich, Toruń może wzmocnić atrakcyjność eventu dzięki wyjątkowemu otoczeniu, a pozostała część regionu oferuje bardziej kameralne lokalizacje odpowiednie dla szkoleń, integracji czy spotkań zarządu.
Najlepszym rozwiązaniem nie jest jednak wybór województwa tylko dlatego, że dobrze brzmi w ofercie. Trzeba sprawdzić, skąd przyjadą uczestnicy, jakiego formatu wydarzenia potrzebujemy i co ma się wydarzyć poza samymi prezentacjami. Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy odpowiednia będzie duża sala w mieście, hotel konferencyjny czy bardziej kameralny obiekt poza głównymi ośrodkami.
Kujawsko-Pomorskie daje pod tym względem dużą elastyczność, a właśnie możliwość dopasowania miejsca do charakteru wydarzenia może być jednym z najważniejszych argumentów za wyborem tego regionu.
