Jeszcze kilka lat temu przy wyborze hotelu czy centrum konferencyjnego organizatorzy zwracali uwagę przede wszystkim na lokalizację, cenę, wielkość sal, liczbę pokoi oraz wyposażenie techniczne. Te kryteria nadal pozostają bardzo ważne, ale coraz częściej dochodzą do nich kolejne pytania: ile energii zużywa obiekt, jak gospodaruje odpadami, skąd pochodzi żywność serwowana podczas konferencji, czy współpracuje z lokalnymi dostawcami i czy potrafi przedstawić konkretne informacje dotyczące swojego wpływu na środowisko. W ten sposób ESG, do niedawna kojarzone przede wszystkim z raportowaniem dużych korporacji, zaczyna coraz mocniej wchodzić również do branży konferencyjnej.
Zmiana jest szczególnie widoczna w przypadku wydarzeń organizowanych przez duże przedsiębiorstwa i instytucje posiadające własne strategie zrównoważonego rozwoju. Dla nich hotel, firma cateringowa, centrum kongresowe czy dostawca techniki są częścią większego łańcucha dostaw. Jeżeli organizacja chce ograniczać swój wpływ na środowisko i dokumentować podejmowane działania, zaczyna dokładniej przyglądać się także swoim partnerom. W konsekwencji odpowiedzialne podejście do energii, odpadów, żywności, lokalnych dostawców czy dostępności może stać się dodatkowym argumentem przy wyborze miejsca wydarzenia.
Co właściwie oznacza ESG?
ESG to skrót od angielskich słów Environmental, Social and Governance, czyli środowisko, społeczeństwo i ład zarządczy. Pojęcie jest znacznie szersze niż sama ekologia. Opisuje sposób funkcjonowania firmy z trzech różnych perspektyw i pozwala spojrzeć na działalność przedsiębiorstwa nie tylko przez pryzmat przychodów czy kosztów.
Litera E – Environmental dotyczy wpływu na środowisko. W przypadku hotelu lub centrum konferencyjnego mogą to być kwestie związane z zużyciem energii i wody, ograniczaniem emisji, gospodarką odpadami, recyklingiem, sposobem ogrzewania budynku, wykorzystaniem odnawialnych źródeł energii czy ograniczaniem marnowania żywności.
S – Social odnosi się do ludzi. Obejmuje m.in. warunki zatrudnienia, bezpieczeństwo pracowników i uczestników wydarzeń, dostępność obiektu dla osób z różnymi potrzebami, współpracę z lokalną społecznością czy dobrostan gości. W przypadku konferencji może chodzić również o ergonomię przestrzeni, możliwość odpoczynku między sesjami, dostęp do światła dziennego czy tworzenie warunków sprzyjających komfortowi uczestników.
Z kolei G – Governance oznacza sposób zarządzania organizacją. Mowa tutaj m.in. o przejrzystości działania, odpowiedzialnym wyborze dostawców, zasadach zakupowych, etyce prowadzenia biznesu czy możliwości przedstawienia klientowi wiarygodnych informacji dotyczących funkcjonowania obiektu.
Dlatego określenie „zielona konferencja” opisuje jedynie część zagadnienia. ESG oznacza znacznie szersze spojrzenie na sposób organizacji wydarzenia.
Organizator chce już nie tylko dobrej ceny
Dobrze wyposażona sala w atrakcyjnej lokalizacji pozostaje podstawą oferty konferencyjnej. Coraz częściej może się jednak zdarzyć, że dwa obiekty oferujące podobne warunki zostaną porównane również pod względem działań związanych ze zrównoważonym rozwojem.
W praktyce oznacza to, że do tradycyjnego zapytania o cenę wynajmu sali, liczbę miejsc, catering, parking czy noclegi mogą dochodzić pytania o politykę środowiskową obiektu, sposób segregowania odpadów, źródła energii, możliwości ograniczenia jednorazowych materiałów czy pochodzenie produktów wykorzystywanych przez gastronomię.
Nie oznacza to oczywiście, że ESG zastąpi cenę czy lokalizację. Organizator nie wybierze źle skomunikowanego obiektu wyłącznie dlatego, że posiada on ekologiczny certyfikat. Zrównoważony rozwój staje się jednak kolejnym elementem przewagi konkurencyjnej. Jeżeli dwa obiekty oferują podobny standard i cenę, dodatkowe argumenty związane z ESG mogą zacząć przechylać decyzję na korzyść jednego z nich.
Koniec z ekologią ograniczoną do papierowych słomek
Jednym z problemów związanych z tematyką zrównoważonych wydarzeń jest sprowadzanie jej do najbardziej widocznych, ale często drugorzędnych działań. Zamiana plastikowych kubków na papierowe czy rezygnacja z drukowanych programów może mieć sens, jednak wpływ dużej konferencji jest znacznie bardziej złożony.
Duże znaczenie może mieć na przykład lokalizacja obiektu. Hotel znajdujący się w pobliżu dworca kolejowego lub dobrze skomunikowany transportem publicznym może ograniczyć konieczność korzystania przez setki uczestników z samochodów. W przypadku wydarzenia dla kilkuset osób może to mieć większe znaczenie niż wiele drobnych działań podejmowanych już wewnątrz samego obiektu.
Podobnie wygląda kwestia energii. Nowoczesny system ogrzewania, energooszczędne oświetlenie, automatyczne sterowanie temperaturą czy wykorzystanie energii ze źródeł odnawialnych nie są tak widoczne jak papierowe identyfikatory, ale mogą mieć zdecydowanie większy wpływ na środowiskowy bilans wydarzenia.
Catering staje się ważną częścią ESG
Jednym z najciekawszych obszarów zmian jest gastronomia. Organizatorzy zaczynają interesować się nie tylko ceną przerwy kawowej czy wyborem między menu mięsnym a wegetariańskim. Znaczenia nabiera pochodzenie produktów, sezonowość żywności, współpraca z lokalnymi producentami oraz ograniczanie food waste.
Dla hotelu oznacza to możliwość stworzenia nowego rodzaju przewagi. Zamiast przedstawiać jedynie kartę menu, obiekt może informować, że korzysta z lokalnych warzyw, pieczywa z regionalnej piekarni czy produktów pochodzących od pobliskich producentów. W przypadku wydarzeń odbywających się poza dużymi miastami może to dodatkowo wzmacniać lokalny charakter pobytu.
Równie ważne jest ograniczenie marnowania jedzenia. Bufet przygotowany dla 300 uczestników zawsze niesie ryzyko pozostawienia dużej ilości żywności. Lepsze prognozowanie liczby uczestników, odpowiednie porcjowanie, elastyczne uzupełnianie bufetu i właściwe zagospodarowanie nadwyżek mogą więc stać się elementem odpowiedzialnego zarządzania wydarzeniem.
Lokalni dostawcy zamiast długiego łańcucha dostaw
Coraz większego znaczenia nabiera również koncepcja Local Content, czyli budowania łańcucha dostaw w oparciu o lokalne i krajowe przedsiębiorstwa. W praktyce organizacja konferencji angażuje przecież znacznie więcej podmiotów niż sam hotel. Potrzebne mogą być firmy techniczne, transportowe, florystyczne, producenci materiałów konferencyjnych, dostawcy żywności, animatorzy czy firmy odpowiadające za atrakcje integracyjne.
Im więcej tych usług może zostać zrealizowanych lokalnie, tym większa część budżetu wydarzenia pozostaje w regionie. Krótszy łańcuch dostaw może również oznaczać mniej transportu oraz większą odporność organizacyjną. W takim ujęciu konferencja przestaje być zamkniętym wydarzeniem odbywającym się w hotelowej sali i zaczyna oddziaływać również na lokalną gospodarkę.
Certyfikat może znaczyć więcej niż deklaracja
Wraz ze wzrostem zainteresowania ESG rośnie problem wiarygodności informacji. Niemal każdy hotel może napisać na swojej stronie internetowej, że działa odpowiedzialnie i troszczy się o środowisko. Dla dużego klienta korporacyjnego taka deklaracja może jednak okazać się niewystarczająca.
Dlatego coraz większego znaczenia mogą nabierać zewnętrzne certyfikaty. Jednym z przykładów jest Green Key, międzynarodowy program certyfikacyjny obejmujący m.in. hotele i obiekty konferencyjne. Pod uwagę brane są kwestie dotyczące zarządzania energią i wodą, odpadów, odpowiedzialnych zakupów czy działań środowiskowych.
Dla organizatora certyfikat może być pewnego rodzaju skrótem informacyjnym. Nie musi on samodzielnie analizować wszystkich procesów działających w hotelu, ponieważ część z nich została wcześniej sprawdzona według określonych kryteriów. Dla obiektu jest to z kolei sposób na pokazanie, że działania związane ze zrównoważonym rozwojem nie ograniczają się do marketingowych deklaracji.
Dane zamiast ogólnych deklaracji
Jednym z najważniejszych kierunków zmian będzie prawdopodobnie przechodzenie od komunikatów typu „jesteśmy ekologicznym hotelem” do przedstawiania konkretnych danych.
Organizatora może interesować zużycie energii, ilość powstałych odpadów, sposób ich segregowania, zużycie wody czy ślad węglowy związany z wydarzeniem. W najbardziej zaawansowanym modelu hotel lub centrum konferencyjne może przekazywać klientowi po konferencji raport zawierający wybrane informacje środowiskowe.
Na rynku istnieją już rozwiązania pozwalające szacować ślad węglowy pobytu hotelowego lub wydarzenia. Przykładem jest Accor Carbon Tracker, który może uwzględniać m.in. liczbę uczestników i noclegów, catering, transport, aktywności i materiały wykorzystywane podczas eventu.
Możemy więc dojść do sytuacji, w której po konferencji klient otrzyma nie tylko fakturę i podsumowanie kosztów, ale również informacje dotyczące wpływu wydarzenia na środowisko.
ESG może zmienić także projektowanie sal
Zrównoważony rozwój nie ogranicza się do zaplecza technicznego hotelu. Coraz większego znaczenia nabiera również sposób projektowania przestrzeni.
Sale z dostępem do światła dziennego mogą ograniczać potrzebę korzystania ze sztucznego oświetlenia, ale jednocześnie poprawiać komfort uczestników. Automatyczne sterowanie ogrzewaniem, klimatyzacją i oświetleniem może ograniczać zużycie energii. Z kolei elastyczna przestrzeń pozwalająca podzielić jedną dużą salę na kilka mniejszych może być wykorzystywana bardziej efektywnie.
Wątek społeczny ESG wiąże się natomiast z komfortem uczestników. Ergonomiczne wyposażenie, dostępność dla osób z niepełnosprawnościami, odpowiednia akustyka, strefy regeneracji czy możliwość odpoczynku pomiędzy sesjami zaczynają być traktowane jako element jakości wydarzenia.
W ten sposób ESG spotyka się z innym ważnym trendem rynku MICE – projektowaniem konferencji wokół doświadczenia uczestnika.
Dostępność komunikacyjna też może być ekologiczna
Interesujący jest również wpływ ESG na ocenę samej lokalizacji. Jeszcze niedawno dobra komunikacja oznaczała głównie wygodę uczestników. Dziś może jednocześnie oznaczać ograniczenie wpływu wydarzenia na środowisko.
Hotel znajdujący się kilka minut spacerem od dworca może pozwolić dużej części uczestników przyjechać koleją. Centrum konferencyjne znajdujące się przy komunikacji miejskiej ogranicza konieczność organizowania transferów samochodowych. Obiekt oferujący infrastrukturę dla rowerów czy ładowarki dla samochodów elektrycznych dodaje kolejne możliwości.
W praktyce lokalizacja przestaje więc być wyłącznie kwestią wygody. Może stać się również jednym z elementów środowiskowej oceny wydarzenia.
ESG może wejść do zapytań ofertowych i przetargów
To prawdopodobnie jeden z najważniejszych kierunków dla rynku konferencyjnego. Organizatorzy korporacyjni coraz częściej działają według własnych polityk zakupowych i standardów dotyczących dostawców. Jeżeli firma ma cele środowiskowe lub społeczne, naturalnym krokiem jest rozszerzenie tych wymagań na partnerów realizujących jej wydarzenia.
W przyszłości zapytanie o salę konferencyjną może więc obejmować nie tylko liczbę miejsc, cenę cateringu i wyposażenie AV, ale również informacje o zużyciu energii, gospodarowaniu odpadami, certyfikatach, dostępności transportu publicznego czy polityce zakupów lokalnych.
Dla obiektów oznacza to, że informacje ESG mogą przestać być treścią ukrytą w zakładce „O nas”. Powinny stopniowo trafiać bezpośrednio do ofert konferencyjnych.
Czy ekologiczny obiekt zawsze wygra?
Nie. Cena, standard, lokalizacja, dostępność terminów, liczba pokoi, wielkość sal i jakość obsługi nadal będą podstawowymi kryteriami decyzji. Trudno wyobrazić sobie organizatora wybierającego niedopasowany obiekt tylko ze względu na jego dobre wyniki środowiskowe.
Zmienia się jednak sytuacja, gdy kilka ofert jest do siebie podobnych. Wtedy odpowiedzialne działania mogą stać się elementem różnicującym.
Hotel posiadający wiarygodny certyfikat, mogący przedstawić dane środowiskowe, korzystający z lokalnych dostawców i dobrze skomunikowany transportem publicznym może mieć dodatkowy argument wobec konkurenta oferującego podobne sale i pokoje.
Zielona konferencja zaczyna być biznesem, a nie modą
Najważniejsza zmiana polega na tym, że zrównoważony rozwój stopniowo przestaje być wyłącznie działaniem wizerunkowym. Wchodzi do codziennych decyzji zakupowych, projektowania przestrzeni, gastronomii, logistyki i współpracy z dostawcami.
Dla hoteli i centrów konferencyjnych może to być zarówno wyzwanie, jak i szansa. Nie każdy obiekt musi od razu przeprowadzać kosztowną modernizację. Czasem pierwszym krokiem będzie uporządkowanie istniejących działań, zmierzenie zużycia energii i wody, ograniczenie marnowania żywności, współpraca z lokalnymi dostawcami czy przygotowanie dla organizatorów czytelnej informacji o stosowanych rozwiązaniach.
Najważniejsze będzie jednak odejście od ogólnych haseł. Organizator przyszłości nie będzie pytał tylko: „czy jesteście ekologiczni?”. Coraz częściej będzie chciał wiedzieć: „co konkretnie robicie, jak to mierzycie i jakie dane możecie nam przekazać?”
I właśnie wtedy ESG naprawdę wejdzie do sal konferencyjnych.
