Wybór sali szkoleniowej często zaczyna się od liczby uczestników. Organizator wie, że na spotkanie przyjdzie 20, 50 albo 100 osób i szuka przestrzeni, która pomieści całą grupę. Sama informacja o maksymalnej pojemności sali może być jednak myląca. Pomieszczenie reklamowane jako „sala na 100 osób” rzeczywiście może przyjąć taką grupę w układzie teatralnym, ale po ustawieniu stołów liczba dostępnych miejsc może spaść do 50–70. Dlatego przy wyborze sali na szkolenie znacznie ważniejsze od deklarowanej pojemności jest połączenie trzech informacji: liczby uczestników, powierzchni pomieszczenia oraz planowanego ustawienia stołów i krzeseł.
Jak zatem obliczyć, jak duża powinna być sala szkoleniowa? Czy 30 m² wystarczy dla 20 osób? Jakiego metrażu potrzebuje szkolenie dla 50 uczestników, a jakiego wydarzenie dla 100 osób? Można przyjąć kilka praktycznych wskaźników, które pozwalają szybko oszacować potrzebną przestrzeń.
Ile m² na osobę powinna mieć sala szkoleniowa?
Nie istnieje jedna uniwersalna powierzchnia, którą można zastosować do każdego szkolenia. Dużo zależy od sposobu wykorzystania pomieszczenia. W oficjalnych wytycznych projektowych dotyczących sali szkoleniowo-konferencyjnej wskazano minimum 1,1 m² na osobę dla ustawienia teatralnego oraz minimum 1,7 m² na osobę dla ustawienia szkolnego. Jako zalecany wskaźnik powierzchni podano natomiast 1,7–2 m² na uczestnika.
W przypadku klasycznego szkolenia właśnie przedział około 1,7–2 m² na osobę jest rozsądnym punktem wyjścia. Uczestnicy zazwyczaj potrzebują przecież nie tylko krzesła, ale również stołu, miejsca na laptop, notes, materiały szkoleniowe oraz odpowiedniej przestrzeni umożliwiającej swobodne wejście i wyjście.
Jeżeli wydarzenie ma charakter warsztatowy, przestrzeni powinno być jeszcze więcej. Podczas pracy w grupach uczestnicy przemieszczają się, korzystają z flipchartów, zmieniają miejsca albo pracują przy oddzielnych stanowiskach. W takich przypadkach można rozważyć nawet około 2,5–3 m² na osobę. Branżowe zalecenia dla aktywnych zajęć warsztatowych również wskazują właśnie taki przedział.
Nie oznacza to jednak, że każde szkolenie dla 50 osób wymaga dokładnie 100 m². Wskaźniki powinny być traktowane jako punkt odniesienia, a nie matematyczna gwarancja komfortu.
Sala szkoleniowa dla 10 osób – jaki metraż?
Przy niewielkiej grupie możliwości aranżacyjne są największe. Dla 10 uczestników klasycznego szkolenia ze stołami można przyjąć około 17–20 m² jako orientacyjny punkt wyjścia. Jeżeli zależy nam na większej swobodzie albo podczas spotkania będą prowadzone ćwiczenia praktyczne, warto rozważyć pomieszczenie o powierzchni około 20–25 m².
W przypadku tak małej grupy bardzo często lepszym rozwiązaniem od klasycznego układu szkolnego okazuje się jeden wspólny stół lub podkowa. Trzeba jednak pamiętać, że takie ustawienie niekoniecznie oszczędza miejsce. Duży stół konferencyjny wraz z krzesłami i przestrzenią potrzebną do ich odsuwania może zajmować sporą część niewielkiej sali.
Sala dla 10 osób nie powinna być również przesadnie duża. Umieszczenie dziesięciu uczestników w przestrzeni przeznaczonej dla 80 osób może stworzyć wrażenie pustki i utrudnić budowanie atmosfery sprzyjającej rozmowie. W kameralnych szkoleniach dobrze dopasowana wielkość pomieszczenia jest szczególnie ważna.
Sala szkoleniowa dla 20 osób – ile m²?
Przy grupie liczącej 20 uczestników dobrym punktem odniesienia będzie około 34–40 m² dla klasycznego ustawienia szkolnego. Taka powierzchnia pozwala ustawić stoły w rzędach, pozostawić przejścia i wygospodarować przednią część pomieszczenia dla prowadzącego.
Rzeczywiste przykłady pokazują jednak, jak duże mogą być różnice wynikające z konstrukcji pomieszczenia. Sala szkoleniowa Łukasiewicz–PIAP o powierzchni 40,5 m² przewiduje 18 miejsc w ustawieniu szkolnym i aż 40 w teatralnym. Z kolei w Centrum Konferencyjnym Nimbus sale o powierzchni 32–35 m² mieszczą po 20 osób szkolnie i około 30–35 teatralnie.
Dla szkolenia na 20 osób można więc przyjąć około 35–40 m² jako bezpieczny punkt wyjścia. Jeżeli jednak planujemy pracę w kilku zespołach, ćwiczenia przy flipchartach albo ustawienie wyspowe, warto szukać sali o powierzchni około 40–50 m².
Sala szkoleniowa dla 50 osób – jaka powierzchnia?
Przy 50 uczestnikach różnica pomiędzy konferencją a właściwym szkoleniem staje się jeszcze bardziej widoczna. Jeśli uczestnicy mają jedynie oglądać prezentację, można zastosować ustawienie teatralne i wykorzystać znacznie mniejsze pomieszczenie. Jeżeli jednak każdy ma otrzymać miejsce przy stole, potrzebna będzie większa przestrzeń.
Przyjmując około 1,7–2 m² na uczestnika, dla 50-osobowego szkolenia otrzymujemy orientacyjnie 85–100 m².
Nie są to wartości oderwane od rzeczywistych ofert. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce posiada salę o powierzchni 91,7 m² przeznaczoną dla 50 osób w ustawieniu szkolnym oraz 80 w teatralnym. Sala o powierzchni 102 m² może natomiast przyjąć 60 osób szkolnie albo 100 teatralnie.
Jeżeli szkolenie dla 50 osób ma mieć charakter warsztatowy, warto rozważyć nawet 100–125 m². Dodatkowe miejsce można wykorzystać na wyspy robocze, ćwiczenia, stanowiska z materiałami czy swobodne przemieszczanie się prowadzących między uczestnikami.
Planujesz wydarzenie dla kilkuset uczestników? Duże sale konferencyjne na 500 i więcej osób oferują przestrzeń odpowiednią na kongresy, konferencje, gale i rozbudowane eventy firmowe. Zobacz przykłady takich miejsc w różnych częściach Polski i sprawdź ich możliwości.
Sala szkoleniowa dla 100 osób – ile metrów potrzeba?
Przy grupie liczącej 100 osób wybór odpowiedniej powierzchni nabiera jeszcze większego znaczenia. Dla klasycznego ustawienia szkolnego można orientacyjnie przyjąć około 170–200 m².
Jeżeli wydarzenie ma bardziej warsztatową formę, potrzebna przestrzeń może wzrosnąć nawet do około 200–250 m². Natomiast w układzie teatralnym 100 uczestników można pomieścić na znacznie mniejszej powierzchni.
Dobrze pokazują to rzeczywiste sale dostępne na rynku. W Nimbusie przestrzeń o powierzchni 100 m² mieści 100 osób teatralnie, ale 70 w ustawieniu szkolnym. Połączona sala o powierzchni 132 m² może pomieścić 130 uczestników teatralnie i 100 szkolnie.
Przy dużych szkoleniach nie należy jednak kierować się wyłącznie liczbą metrów kwadratowych. Sala dla 100 uczestników musi zapewniać dobrą widoczność prezentacji także z ostatnich rzędów, odpowiednią akustykę, sprawną wentylację lub klimatyzację oraz wygodne ciągi komunikacyjne. Znaczenie ma również liczba i rozmieszczenie ekranów oraz odpowiednio dobrane nagłośnienie.
Tabela – jaki metraż sali szkoleniowej wybrać?
Poniższe wartości można potraktować jako orientacyjny punkt wyjścia przy organizacji typowego szkolenia.
| Liczba uczestników | Układ szkolny – ok. 1,7 m²/os. | Komfortowo – ok. 2 m²/os. | Warsztaty – ok. 2,5 m²/os. |
|---|---|---|---|
| 10 osób | 17 m² | 20 m² | 25 m² |
| 20 osób | 34 m² | 40 m² | 50 m² |
| 30 osób | 51 m² | 60 m² | 75 m² |
| 50 osób | 85 m² | 100 m² | 125 m² |
| 70 osób | 119 m² | 140 m² | 175 m² |
| 100 osób | 170 m² | 200 m² | 250 m² |
Są to wartości orientacyjne. Rzeczywista pojemność konkretnej sali zależy m.in. od jej kształtu, wymiarów i ustawienia mebli, dlatego zawsze warto sprawdzić plan aranżacji przygotowany przez obiekt.
Dlaczego ustawienie sali ma tak duże znaczenie?
Dwie sale mające dokładnie po 100 m² mogą oferować zupełnie różną liczbę miejsc. W ustawieniu teatralnym znajdują się przede wszystkim rzędy krzeseł skierowanych w stronę prowadzącego. Nie potrzeba więc miejsca na blaty robocze. W branżowych zestawieniach dla takiego ustawienia pojawiają się wartości około 0,75–1 m² na osobę. Dla ustawienia szkolnego jest to około 1,4–1,7 m².
Klasyczne szkolenie wymaga stołów. Musi pozostać również przestrzeń umożliwiająca odsunięcie krzesła i przejście między kolejnymi rzędami. Jeszcze więcej powierzchni zajmuje podkowa, ponieważ środek pomieszczenia pozostaje w dużej części pusty.
Dlatego informacja „sala mieści 100 osób” nie powinna być podstawą decyzji. Znacznie ważniejsze jest pytanie: ile osób sala mieści w ustawieniu, którego potrzebujemy?
100 m² nie zawsze oznacza tyle samo miejsca
Powierzchnia jest tylko jednym z parametrów sali szkoleniowej. Bardzo duże znaczenie mają jej proporcje. Prostokątna przestrzeń bez słupów może być znacznie łatwiejsza do zagospodarowania niż pomieszczenie o identycznym metrażu, ale nieregularnym kształcie.
Problemem mogą być kolumny ograniczające widoczność, wnęki, stałe elementy wyposażenia, drzwi otwierające się do wnętrza czy przestrzeń zajmowana przez sprzęt techniczny. Znaczenie ma również szerokość sali. Bardzo długa i wąska przestrzeń może mieć odpowiedni metraż, ale osoby siedzące w ostatnich rzędach będą znajdowały się daleko od prowadzącego.
Przy większych grupach warto więc sprawdzić nie tylko powierzchnię podaną w ofercie, ale również wymiary sali i przykładowe aranżacje.
Trzeba zostawić miejsce dla prowadzącego
Częstym błędem jest obliczanie powierzchni wyłącznie dla uczestników. Sala szkoleniowa potrzebuje również strefy dla trenera. Z przodu powinno znaleźć się miejsce na ekran, monitor lub projektor, stanowisko prowadzącego oraz przynajmniej jeden flipchart.
Jeżeli szkolenie obejmuje prezentację produktów, demonstracje, ćwiczenia praktyczne albo pracę z dodatkowym wyposażeniem, strefa prowadzącego może zajmować znaczną część pomieszczenia.
Podobnie wygląda sytuacja z cateringiem. Jeżeli przerwa kawowa ma zostać przygotowana bezpośrednio w sali, stoły z kawą, napojami i przekąskami dodatkowo ograniczą powierzchnię przeznaczoną dla uczestników. Przy większych wydarzeniach wygodniejsze jest foyer lub oddzielna przestrzeń cateringowa.
Mała sala może być lepsza niż zbyt duża
Przy wyborze miejsca łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że im większa sala, tym lepiej. Niekoniecznie. Nadmiernie duże pomieszczenie również może negatywnie wpływać na szkolenie. Uczestnicy rozpraszają się po sali, powstają puste przestrzenie, a grupa traci kameralny charakter.
W przypadku 10 czy 20 uczestników dobrze dopasowana, mniejsza przestrzeń często daje znacznie lepsze warunki do dyskusji niż duża sala konferencyjna przeznaczona dla kilkuset osób. Prowadzący ma łatwiejszy kontakt z grupą, uczestnicy siedzą bliżej siebie i naturalniej włączają się w rozmowę.
Z kolei przy 50 lub 100 osobach zbyt mała sala szybko staje się problemem. Utrudnione przejście między rzędami, brak miejsca na odsunięcie krzesła czy konieczność przeciskania się pomiędzy stołami obniżają komfort nawet wtedy, gdy formalnie wszyscy uczestnicy mieszczą się w pomieszczeniu.
Jak obliczyć potrzebną powierzchnię sali?
Do wstępnego planowania można zastosować bardzo prosty wzór:
liczba uczestników × około 1,7–2 m² = orientacyjna powierzchnia sali do klasycznego szkolenia
Dla 20 osób będzie to około 34–40 m², dla 50 osób około 85–100 m², a dla 100 uczestników około 170–200 m².
W przypadku warsztatów można natomiast przyjąć:
liczba uczestników × około 2,5 m² = orientacyjna powierzchnia sali warsztatowej
W ten sposób dla 20 osób otrzymamy około 50 m², dla 50 osób 125 m², a dla 100 uczestników około 250 m².
Takie obliczenie pozwala szybko odrzucić pomieszczenia zdecydowanie za małe lub niepotrzebnie duże. Ostateczną decyzję warto jednak podjąć po sprawdzeniu konkretnej aranżacji.
Metraż to dopiero początek
Dobrze dobrana sala szkoleniowa nie jest po prostu pomieszczeniem, w którym udało się ustawić odpowiednią liczbę krzeseł. Powinna zapewniać uczestnikom możliwość komfortowej pracy przez kilka godzin, a prowadzącemu – swobodne prowadzenie zajęć.
Dlatego oprócz powierzchni warto zwrócić uwagę na dostęp do światła dziennego, możliwość zaciemnienia, klimatyzację i wentylację, akustykę, nagłośnienie, jakość internetu, liczbę gniazdek elektrycznych, wyposażenie multimedialne oraz możliwość zmiany ustawienia mebli. Przy całodniowym szkoleniu znaczenie ma również dostęp do foyer, przestrzeni na przerwę kawową i zaplecza gastronomicznego.
W praktyce wiele sal szkoleniowych funkcjonuje jako sale konferencyjne w hotelach, centrach konferencyjnych i obiektach biznesowych, dzięki czemu organizator otrzymuje nie tylko samo pomieszczenie, lecz także zaplecze techniczne, cateringowe, a w przypadku wydarzeń kilkudniowych również noclegi.
Jak duża sala szkoleniowa będzie więc odpowiednia?
Dla klasycznego szkolenia ze stołami warto przyjąć około 1,7–2 m² na uczestnika jako punkt wyjścia. Oznacza to około 17–20 m² dla 10 osób, 34–40 m² dla 20 osób, 85–100 m² dla 50 osób i 170–200 m² dla grupy 100-osobowej. Przy szkoleniach warsztatowych dobrze jest przewidzieć jeszcze większą przestrzeń.
Najważniejsze jest jednak to, aby nie wybierać sali wyłącznie na podstawie deklarowanej liczby miejsc. Informacja, że obiekt posiada „salę na 100 osób”, bez podania sposobu ustawienia niewiele mówi o jej przydatności do szkolenia. Warto sprawdzić rzeczywisty metraż, wymiary pomieszczenia, możliwe układy stołów oraz liczbę osób mieszczących się właśnie w ustawieniu szkolnym. Dopiero zestawienie tych informacji pozwala znaleźć przestrzeń, która nie tylko pomieści wszystkich uczestników, ale zapewni im dobre warunki do kilku godzin intensywnej pracy.
