Województwo warmińsko-mazurskie od lat kojarzy się przede wszystkim z wypoczynkiem, żeglarstwem i wyjazdami wakacyjnymi. Coraz częściej region jest jednak wybierany także jako miejsce organizacji wydarzeń biznesowych. Jeziora, lasy i spokojniejsze otoczenie mogą stanowić dużą wartość dla organizatora konferencji, pod warunkiem że charakter wydarzenia rzeczywiście pasuje do takiej lokalizacji.
Konferencja nad jeziorem nie zawsze będzie lepszym wyborem niż wydarzenie w centrum dużego miasta. W przypadku kilkugodzinnego spotkania biznesowego często najważniejszy jest szybki dojazd i możliwość powrotu uczestników jeszcze tego samego dnia. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja przy konferencjach dwudniowych, szkoleniach wyjazdowych, spotkaniach kadry managerskiej czy wydarzeniach połączonych z integracją. W takich przypadkach otoczenie może stać się jednym z najważniejszych elementów całego programu.
Warmia i Mazury jako miejsce wydarzeń biznesowych
Warmińsko-mazurskie ma bardzo charakterystyczną przewagę nad wieloma innymi regionami Polski. Duża liczba jezior, rozległe tereny zielone oraz stosunkowo niewielkie zagęszczenie dużych miast sprawiają, że organizatorzy mogą zaplanować wydarzenie w znacznie spokojniejszym otoczeniu niż w Warszawie, Krakowie czy Wrocławiu.
Nie oznacza to jednak rezygnacji z profesjonalnej infrastruktury. W regionie działają hotele, resorty i kompleksy wypoczynkowe posiadające własne sale konferencyjne, zaplecze gastronomiczne, miejsca noclegowe, strefy wellness oraz infrastrukturę umożliwiającą organizację wydarzeń integracyjnych. Organizatorzy mogą porównać dostępne obiekty konferencyjne w województwie warmińsko-mazurskim, zwracając uwagę nie tylko na lokalizację, ale również na liczbę miejsc noclegowych, powierzchnię sal oraz dodatkowe możliwości wykorzystania terenu.
W przypadku Warmii i Mazur szczególnie istotne jest właśnie połączenie funkcji konferencyjnej i wypoczynkowej. Obiekt położony nad jeziorem może jednocześnie zapewniać przestrzeń do prezentacji, warsztatów, posiłków, nieformalnych rozmów oraz późniejszej integracji. Dzięki temu większość programu można zrealizować w jednym miejscu.
Szkolenia i warsztaty wyjazdowe
Jednym z rodzajów wydarzeń, które bardzo dobrze pasują do lokalizacji nad jeziorem, są kilkudniowe szkolenia firmowe. W czasie takiego wyjazdu uczestnicy nie muszą przemieszczać się między hotelem, salą szkoleniową i miejscem integracji. Wszystkie elementy programu mogą odbywać się w obrębie jednego obiektu lub kompleksu.
Ma to również znaczenie dla samego przebiegu szkolenia. Uczestnicy pozostający na miejscu przez dwa lub trzy dni mają więcej czasu na rozmowy, wymianę doświadczeń i pracę w mniejszych grupach. Po zakończeniu formalnej części spotkania można kontynuować rozmowy podczas kolacji, spaceru, rejsu czy innych aktywności.
Takie środowisko może być szczególnie przydatne podczas szkoleń managerskich, warsztatów strategicznych, programów rozwoju zespołów lub zajęć wymagających większego zaangażowania uczestników.
Konferencje połączone z integracją
To prawdopodobnie jeden z najbardziej naturalnych formatów dla województwa warmińsko-mazurskiego. W przypadku klasycznego obiektu miejskiego organizator często musi szukać osobnego miejsca na część integracyjną. Nad jeziorem możliwości pojawiają się praktycznie od razu.
W zależności od lokalizacji mogą to być rejsy, kajaki, żeglarstwo, gry terenowe, ogniska, spacery, wycieczki rowerowe czy aktywności w lesie. Nie każde wydarzenie musi oczywiście wykorzystywać sportowy charakter regionu. Równie dobrze integracją może być spokojna kolacja nad wodą albo nieformalny wieczór na hotelowym tarasie.
Najważniejsze jest to, że program dodatkowy nie musi być traktowany jako oderwany od konferencji. Może stanowić jej naturalne rozwinięcie. Po kilku godzinach prezentacji i paneli uczestnicy zmieniają otoczenie, ale nadal pozostają razem, co sprzyja rozmowom i budowaniu relacji.
Spotkania zarządów i kadry managerskiej
Województwo warmińsko-mazurskie może być również dobrym kierunkiem dla niewielkich, zamkniętych spotkań biznesowych. Spotkania zarządów, warsztaty strategiczne czy sesje planowania często wymagają przede wszystkim spokoju, prywatności i odpowiednich warunków do pracy.
W takim przypadku duża sala konferencyjna nie jest najważniejszym kryterium. Znacznie większe znaczenie może mieć kameralna przestrzeń, wysoki standard noclegów, dobra gastronomia oraz możliwość pozostania w jednym miejscu przez cały czas trwania wyjazdu.
Zmiana otoczenia może też pomagać uczestnikom oderwać się od codziennych obowiązków biurowych. Kilkudniowy wyjazd strategiczny zorganizowany poza główną siedzibą firmy pozwala stworzyć wyraźniejszą granicę pomiędzy bieżącą pracą a pracą nad długoterminowymi celami.
Incentive i wydarzenia dla klientów
Mazury dobrze pasują również do wyjazdów incentive oraz wydarzeń kierowanych do kluczowych klientów lub partnerów biznesowych. W tego typu spotkaniach sama lokalizacja jest częścią doświadczenia.
Organizator może połączyć prezentację produktu, spotkanie biznesowe albo krótką konferencję z programem obejmującym żeglarstwo, rejs, kolację, SPA czy aktywności terenowe. Dzięki temu wydarzenie nie ogranicza się do kilku godzin spędzonych w sali.
Takie rozwiązanie może sprawdzić się szczególnie w przypadku firm, którym zależy na budowaniu relacji z klientami lub partnerami. Nieformalna część wydarzenia daje uczestnikom znacznie więcej czasu na rozmowę niż klasyczna konferencja jednodniowa.
Konferencje branżowe i spotkania społeczności
Lokalizacja nad jeziorem może być interesująca również dla organizatorów konferencji branżowych, zwłaszcza gdy wydarzenie trwa dwa lub trzy dni. W takich przypadkach networking często jest równie ważny jak oficjalny program.
Uczestnicy przebywający w jednym hotelu spotykają się przy śniadaniu, kolacji, podczas przerw oraz po zakończeniu części merytorycznej. Powstaje więcej okazji do rozmów niż podczas wydarzenia miejskiego, z którego większość gości rozjeżdża się bezpośrednio po ostatniej prezentacji.
Z tego powodu obiekt nad jeziorem może dobrze pasować do spotkań stowarzyszeń branżowych, konferencji eksperckich, wydarzeń dla partnerów handlowych czy zamkniętych spotkań określonego środowiska zawodowego.
Jak dobrać salę konferencyjną?
Piękna lokalizacja nie powinna przesłaniać podstawowych parametrów technicznych. Sala musi przede wszystkim odpowiadać liczbie uczestników i charakterowi wydarzenia. Innej przestrzeni potrzebuje warsztat dla 25 osób, innej konferencja dla 150 uczestników, a jeszcze innej wydarzenie z kilkoma równoległymi sesjami.
Przed rezerwacją warto sprawdzić układ sali, dostęp do światła dziennego, możliwości zaciemnienia, nagłośnienie, projektor lub ekran, jakość internetu oraz dostępność dodatkowych pomieszczeń. Jeżeli uczestnicy mają pracować w grupach, przydatne mogą być również mniejsze sale lub przestrzenie pozwalające na rozdzielenie zespołu.
Przy takim porównaniu pomocna może być baza prezentująca sale konferencyjne w województwie warmińsko-mazurskim, gdzie punktem wyjścia może być pojemność, powierzchnia oraz lokalizacja konkretnej sali.
Dojazd jest równie ważny jak widok na jezioro
Jednym z najważniejszych pytań przy organizacji wydarzenia na Warmii i Mazurach pozostaje logistyka. Obiekt położony bezpośrednio nad jeziorem może wyglądać bardzo atrakcyjnie, ale trzeba sprawdzić, jak długo uczestnicy będą do niego dojeżdżać.
Znaczenie ma nie tylko odległość od dużych miast, ale także jakość dróg, dostępność transportu publicznego, możliwość organizacji transferu oraz liczba miejsc parkingowych. Przy wydarzeniu dla 20 osób logistyka może być stosunkowo prosta. Przy konferencji dla kilkuset uczestników staje się jednym z najważniejszych elementów całego projektu.
Warto też pamiętać, że nie wszyscy goście przyjadą samochodem. Organizator może więc rozważyć wynajęcie autokaru lub busów dowożących uczestników z dworca, lotniska albo ustalonego miejsca zbiórki.
Mazury nie tylko latem
Warmia i Mazury bardzo mocno kojarzą się z sezonem wakacyjnym, ale z punktu widzenia organizatora wydarzenia firmowego równie ciekawa może być wiosna lub jesień. To właśnie wtedy region może oferować dobre warunki do organizacji konferencji, szkoleń i wyjazdów integracyjnych.
Poza szczytem wakacyjnym w hotelach i resortach jest zwykle mniej turystów indywidualnych, dlatego większą część obiektu może zajmować jedna grupa biznesowa. Daje to organizatorowi większą swobodę w planowaniu programu oraz wykorzystaniu wspólnych przestrzeni.
Jesienią nadal można organizować spacery, aktywności terenowe czy wieczorne spotkania przy ognisku, natomiast przy gorszej pogodzie program można przenieść do hotelu, strefy SPA lub dodatkowych sal.
Kiedy konferencja nad jeziorem nie będzie najlepszym wyborem?
Choć region ma wiele zalet, nie należy traktować go jako rozwiązania uniwersalnego. Jeśli wydarzenie trwa tylko kilka godzin, a uczestnicy przyjeżdżają z różnych części Polski, obiekt położony daleko od głównych węzłów komunikacyjnych może znacząco zwiększyć czas podróży.
W takim przypadku centrum dużego miasta może być wygodniejsze. Podobnie przy konferencji nastawionej przede wszystkim na szybki udział dużej liczby gości biznesowych, którzy po zakończeniu wydarzenia chcą wrócić tego samego dnia.
Warmia i Mazury pokazują swoją największą przewagę wtedy, gdy uczestnicy zostają na miejscu przynajmniej jedną noc. Wówczas organizator może wykorzystać nie tylko samą salę konferencyjną, ale również hotel, restaurację, otoczenie oraz możliwości integracyjne.
Jezioro powinno być częścią programu, a nie tylko widokiem z okna
Najlepiej zaplanowane konferencje nad jeziorem wykorzystują lokalizację świadomie. Nie chodzi jedynie o to, aby z okna sali było widać wodę. Znacznie ciekawszy efekt można osiągnąć wtedy, gdy otoczenie rzeczywiście wpływa na program wydarzenia.
Może to oznaczać przerwę kawową na tarasie, networking na zewnątrz, rejs po zakończeniu paneli, kolację nad wodą albo poranny spacer przed rozpoczęciem kolejnego dnia konferencji. Takie elementy sprawiają, że uczestnicy zapamiętują nie tylko temat wydarzenia, ale również jego atmosferę.
Dlatego województwo warmińsko-mazurskie warto rozważyć przede wszystkim przy wydarzeniach, w których liczy się coś więcej niż sama część merytoryczna. Szkolenia wyjazdowe, konferencje z integracją, spotkania kadry managerskiej, wydarzenia incentive i kilkudniowe spotkania branżowe mogą szczególnie dobrze wykorzystywać możliwości regionu. W takich przypadkach jezioro przestaje być jedynie atrakcyjnym tłem i staje się ważnym elementem całego wydarzenia.
