Rywalizacja miast o konferencje, kongresy i duże spotkania biznesowe wchodzi na nowy poziom. Dobra baza hotelowa, nowoczesne sale konferencyjne i dogodny dojazd nadal są ważne, ale coraz częściej przestają wystarczać. Łódź postanowiła sięgnąć po dodatkowy argument – bezpośrednie wsparcie finansowe dla organizatorów wydarzeń. Właśnie temu służy Łódź Meeting Fund, program mający zwiększyć liczbę wydarzeń biznesowych odbywających się w mieście i całej aglomeracji.
Mechanizm jest interesujący nie tylko ze względu na możliwość uzyskania pieniędzy. Pokazuje również zmianę w sposobie myślenia o rynku MICE. Miasto nie ogranicza się już do promowania swoich hoteli, obiektów i atrakcji. Chce aktywnie uczestniczyć w pozyskiwaniu wydarzeń i stworzyć organizatorom warunki, które mogą mieć znaczenie przy wyborze pomiędzy kilkoma konkurencyjnymi destynacjami.
Łódź Meeting Fund – czym jest nowy program?
Łódź Meeting Fund jest programem finansowego wsparcia wydarzeń biznesowych organizowanych w Łodzi, Zgierzu lub Pabianicach. Środki wypłaca Łódzka Organizacja Turystyczna. Celem programu jest zwiększenie liczby spotkań, konferencji i kongresów oraz dalsze budowanie pozycji Łodzi jako destynacji turystyki biznesowej.
To ważne rozróżnienie. Nie chodzi bowiem o finansowanie każdego wydarzenia odbywającego się w mieście. Program został skonstruowany przede wszystkim z myślą o przedsięwzięciach, które przyciągają uczestników spoza regionu i generują realny ruch w hotelach, centrach konferencyjnych, gastronomii czy firmach świadczących usługi dla branży eventowej.
Wsparciem mogą zostać objęte wydarzenia krajowe i międzynarodowe organizowane od 1 stycznia 2026 do 31 grudnia 2027 roku. Muszą trwać minimum dwa dni, a przynajmniej 100 ich uczestników powinno korzystać z noclegu w Łodzi, Zgierzu lub Pabianicach. Liczba noclegów jest później potwierdzana na podstawie statystyk rezerwacji otrzymanych od hoteli.
Pieniądze mają przyciągnąć wydarzenie, ale również zostać w regionie
Jednym z najciekawszych elementów Łódź Meeting Fund jest sposób powiązania dofinansowania z lokalnym rynkiem usług.
W przypadku podstawowej kategorii wydarzenie musi korzystać z usług minimum trzech członków Łódzkiej Organizacji Turystycznej. Obowiązkowe jest wynajęcie przestrzeni oraz skorzystanie z usługi noclegowej. Kolejne usługi mogą dotyczyć między innymi cateringu, obsługi technicznej, kompleksowej organizacji wydarzenia przez agencję eventową, PCO lub biuro podróży, a także atrakcji turystycznych czy usług przewodnickich.
W praktyce oznacza to, że pieniądze przeznaczone na przyciąganie wydarzeń mogą jednocześnie zasilać kilka elementów miejscowej gospodarki.
Na przyjeździe konferencji może zarabiać nie tylko centrum konferencyjne, ale również hotel, restauracja, dostawca technologii eventowej, firma transportowa, przewodnik czy lokalna atrakcja. Łódź Meeting Fund jest więc nie tylko programem promocji MICE, lecz także narzędziem budowania całego lokalnego ekosystemu wydarzeń.
Ile można otrzymać w ramach Łódź Meeting Fund?
W podstawowej kategorii programu wskazano stawkę 80 zł brutto za każdego nocującego uczestnika konferencji. Przy obliczaniu wsparcia uwzględnianych jest minimum 100 i maksymalnie 1250 nocujących uczestników.
Program posiada również drugą kategorię, powiązaną ze zrównoważonym rozwojem. Aby się do niej zakwalifikować, wydarzenie musi spełniać wszystkie wymagania kategorii pierwszej, a dodatkowo grantobiorca powinien posiadać jeden z wymaganych certyfikatów, m.in. certyfikat wydawany przez jednostkę akredytowaną przez Global Sustainable Tourism Council, certyfikat Tourism Sustainability Certifications Alliance lub EU Ecolabel. Oficjalna strona programu wskazuje dla tej kategorii stawkę 20 zł brutto za nocującego uczestnika.
Sama konstrukcja programu pokazuje przy okazji jeszcze jeden trend obecny na rynku spotkań – zrównoważona organizacja wydarzeń zaczyna być powiązana nie tylko z wizerunkiem, ale również z konkretnymi zachętami ekonomicznymi.
To nie jest przelew przed rozpoczęciem konferencji
Określenie, że Łódź „dopłaca do wydarzeń”, dobrze oddaje ideę programu, ale organizator powinien pamiętać o ważnym szczególe. Finansowanie nie jest wypłacane z góry.
Dofinansowanie następuje po zrealizowaniu i rozliczeniu wydarzenia. Środki mogą obejmować koszty bezpośrednio związane z jego organizacją i ponoszone na rzecz zewnętrznych dostawców, np. wynajem przestrzeni, usługi techniczne czy catering. Koszty muszą być udokumentowane i faktycznie zapłacone. W przypadku faktur określono minimalną wartość na poziomie 3000 zł netto.
Ostateczna wysokość dofinansowania odpowiada faktycznie poniesionym kosztom i nie może przekroczyć maksymalnej kwoty ustalonej w umowie.
Co również ważne, samo spełnienie kryteriów nie oznacza automatycznego otrzymania pieniędzy. Organizator składa wniosek, który powinien trafić do programu co najmniej 60 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Jeden podmiot może uzyskać dofinansowanie maksymalnie dla dwóch wydarzeń w roku kalendarzowym.
Program nastawiony na konferencje i turystykę biznesową
Warunki Łódź Meeting Fund jasno pokazują, jakiego rodzaju wydarzenia są szczególnie interesujące z punktu widzenia miasta.
Większość programu każdego dnia powinna odbywać się przed godziną 18:00. Z finansowania wyłączono m.in. wydarzenia wieczorne takie jak gale, ceremonie, imprezy świąteczne czy networking, a także imprezy masowe, festiwale oraz wydarzenia kulturalne i sportowe.
Łódź chce więc przede wszystkim przyciągać konferencje, kongresy i wielodniowe spotkania biznesowe, których uczestnicy zostają w mieście przynajmniej na jedną noc i korzystają podczas pobytu z różnych usług.
To właśnie taki uczestnik jest dla miasta szczególnie wartościowy. Nie przyjeżdża wyłącznie na kilka godzin. Potrzebuje noclegu, korzysta z gastronomii, transportu, może odwiedzać atrakcje i przedłużyć pobyt o część turystyczną.
Organizator konferencji staje się również ambasadorem Łodzi
Finansowanie wiąże się także z obowiązkami promocyjnymi. Organizator korzystający ze wsparcia ma informować o dofinansowaniu przez Łódzką Organizację Turystyczną i umieszczać odpowiednie oznaczenia w materiałach dotyczących wydarzenia.
Program przewiduje ponadto współpracę z ŁOT podczas przygotowania, realizacji i promocji wydarzenia. Może ona obejmować przykładowo prezentowanie atrakcji Łodzi na stronie internetowej konferencji albo udostępnienie miejsca w newsletterze dla uczestników na materiały dotyczące miasta.
W ten sposób konferencja staje się jednocześnie kanałem promocji samej destynacji.
Miasta coraz aktywniej walczą o rynek MICE
Łódź Meeting Fund jest szczególnie ciekawy, gdy spojrzymy na niego szerzej. Jeszcze kilka lat temu rywalizacja destynacji konferencyjnych często sprowadzała się do prezentowania liczby hoteli, pojemności największej sali, atrakcji turystycznych i dostępności transportowej.
Dziś to za mało.
Organizator dużego wydarzenia analizuje cały pakiet: dostępność obiektów, ceny noclegów, komunikację, możliwości organizacji programu dodatkowego, lokalnych dostawców, wsparcie convention bureau, rozwiązania związane ze zrównoważonym rozwojem, a coraz częściej również finansowe i organizacyjne zaangażowanie miasta.
Łódź Meeting Fund wpisuje się właśnie w taki model.
Miasto przestaje być jedynie miejscem, w którym można wynająć salę konferencyjną. Staje się aktywnym partnerem w pozyskiwaniu wydarzenia.
Dla organizatora może to być argument przy wyborze miasta
Przy dużej konferencji różnice kosztowe pomiędzy poszczególnymi destynacjami mogą być znaczące. Jeżeli więc dwa miasta oferują podobną infrastrukturę, dobrą bazę noclegową i sprawny transport, dodatkowe wsparcie finansowe może przechylić szalę.
Szczególnie że w przypadku Łodzi program premiuje wydarzenia generujące dużą liczbę noclegów. Im więcej uczestników przyjeżdża do miasta i korzysta z jego infrastruktury turystycznej, tym większy potencjał wsparcia.
To prosta zależność, która pokazuje również biznesową logikę programu: miasto pomaga sprowadzić wydarzenie, ponieważ jego uczestnicy zostawiają pieniądze w lokalnej gospodarce.
Łódź nie chce już tylko czekać na organizatorów
Łódź przez ostatnie lata mocno rozwijała swoją pozycję jako miejsce spotkań biznesowych. Poprzemysłowe przestrzenie, nowoczesne hotele, obiekty konferencyjne i charakterystyczna architektura pozwoliły miastu stworzyć ofertę wyraźnie odróżniającą się od wielu innych polskich destynacji.
Łódź Meeting Fund dodaje do niej kolejny element – konkretną zachętę finansową.
I być może właśnie to jest najważniejszą informacją płynącą z uruchomienia programu. Na współczesnym rynku MICE miasta nie mogą już wyłącznie posiadać dobrej infrastruktury i liczyć, że organizator ją znajdzie. Muszą aktywnie zabiegać o wydarzenia, ułatwiać ich realizację i pokazywać, dlaczego konferencja powinna odbyć się właśnie u nich.
Łódź robi kolejny krok w tym kierunku. Zamiast mówić jedynie „mamy gdzie zorganizować konferencję”, wysyła do branży znacznie mocniejszy komunikat: chcemy, żeby wydarzenie odbyło się tutaj i jesteśmy gotowi pomóc w jego realizacji.
Więcej informacji, aktualne zasady oraz formularze programu:
Łódź Meeting Fund – oficjalna strona programu
