Pierwsze 48 godzin
Najważniejszy jest czas. Kontakt nawiązany na wydarzeniu jest ciepły przez kilka dni. Potem stygnie. Dlatego pierwsza wiadomość powinna wyjść w ciągu dwóch dni od zakończenia konferencji. Nie musi być długa. Wystarczy odniesienie do rozmowy, jedno zdanie o tym, w czym możesz pomóc, i propozycja konkretnego kolejnego kroku: krótkiej rozmowy, wysłania materiału, zaproszenia na webinar. Problem w tym, że przy trzydziestu kontaktach ręczne pisanie spersonalizowanych wiadomości zajmuje cały dzień. I właśnie tu zaczyna się rola automatyzacji.
LinkedIn jako narzędzie, nie tablica ogłoszeń
LinkedIn jest naturalnym miejscem kontynuowania relacji B2B, ale większość firm używa go wyłącznie do publikowania postów. Tymczasem platforma pozwala budować sekwencje: zaproszenie z krótką notką, po kilku dniach wiadomość nawiązująca do wydarzenia, po tygodniu wartościowy materiał, po dwóch propozycja spotkania. Dobrze skonfigurowana automatyzacja LinkedIn wysyła takie sekwencje w tle, z zachowaniem limitów platformy i naturalnego rytmu, a handlowiec włącza się dopiero wtedy, gdy ktoś odpowie. To różnica między trzydziestoma ręcznie napisanymi wiadomościami a trzydziestoma rozmowami, które faktycznie się zaczęły.
Segmentacja kontaktów
Nie każdy uczestnik konferencji jest takim samym leadem. Prezes firmy, z którym rozmawiałeś o konkretnym problemie, wymaga innego podejścia niż student, który zapytał o staż. Przed uruchomieniem jakiejkolwiek komunikacji warto podzielić kontakty na trzy grupy: gorące, czyli osoby z realną potrzebą i decyzyjnością, ciepłe, czyli potencjalnie zainteresowane w dłuższej perspektywie, oraz pozostałe, które trafiają do bazy do newslettera. Każda grupa dostaje inną ścieżkę, inny ton i inną częstotliwość kontaktu.
Jeden system zamiast pięciu arkuszy
Wizytówki w pudełku, kontakty na LinkedIn, notatki w telefonie i arkusz z listą uczestników to cztery różne źródła tej samej informacji. Firmy, które poważnie traktują lejek sprzedażowy, spinają wszystko w jednym miejscu. Nowoczesny system marketing automation pozwala zaimportować kontakty z wydarzenia, przypisać im tagi i źródło, uruchomić sekwencję mailową dopasowaną do segmentu, a następnie śledzić, kto otworzył wiadomość, kto kliknął, kto wszedł na stronę z ofertą. Handlowiec dostaje powiadomienie w momencie, gdy lead wykazuje zainteresowanie, zamiast dzwonić na ślepo po całej liście.
Mierzenie zwrotu z wydarzenia
Bez systemu trudno odpowiedzieć na proste pytanie: czy udział w konferencji się opłacił? Z systemem odpowiedź jest w raporcie. Ile kontaktów pozyskano, ile z nich odpowiedziało, ile spotkań się odbyło, ile ofert wysłano i jaka była wartość podpisanych umów. Te dane pozwalają decydować, na które wydarzenia jechać w przyszłym roku, a które sobie odpuścić. Wiele firm po pierwszym pełnym cyklu odkrywa, że najlepsze leady przynoszą nie największe konferencje, tylko małe, branżowe spotkania.
Podsumowanie
Konferencja to początek, nie koniec. Wartość powstaje w tygodniach po wydarzeniu, gdy kontakty zamieniają się w rozmowy, a rozmowy w oferty. Wymaga to procesu: szybkiej reakcji, segmentacji, sekwencji komunikacji i jednego miejsca, w którym widać całość. Automatyzacja nie zastępuje handlowca. Sprawia, że jego czas trafia tam, gdzie jest naprawdę potrzebny.
