Firmowe wydarzenie nie musi oznaczać kilku godzin spędzonych w sali konferencyjnej, przerwy na kawę i powrotu do domu tego samego wieczoru. Coraz ciekawszym sposobem na organizację spotkań zespołów jest przeniesienie ich poza miasto i stworzenie programu obejmującego nie tylko część biznesową, ale również wspólny czas po jej zakończeniu. Góry nadają się do tego wyjątkowo dobrze. Pozwalają zmienić otoczenie, oderwać uczestników od codziennej rutyny i wykorzystać lokalizację jako jeden z elementów całego wydarzenia.
Konferencja, szkolenie, spotkanie sprzedażowe czy wyjazd integracyjny mogą dzięki temu wyglądać zupełnie inaczej. Zamiast ograniczać wydarzenie do czterech ścian, można wykorzystać hotel, jego otoczenie i sam region, tworząc program, w którym praca przeplata się z integracją, aktywnością oraz odpoczynkiem.
Hotele konferencyjne w górach coraz częściej oferują rozbudowane zaplecze dla biznesu – od niewielkich sal szkoleniowych po przestrzenie przeznaczone na duże wydarzenia. To ciekawy kierunek szczególnie wtedy, gdy konferencję chcesz połączyć z noclegiem i integracją.
Góry jako miejsce wydarzenia firmowego
Największą zaletą górskich lokalizacji jest ich uniwersalność. W górach można zorganizować zarówno kilkunastoosobowe spotkanie zarządu, jak i szkolenie dla kilkudziesięciu pracowników, większą konferencję, warsztaty strategiczne czy kilkudniowy wyjazd integracyjny.
Zmiana otoczenia ma znaczenie szczególnie podczas wydarzeń, których celem jest nie tylko przekazanie uczestnikom określonych informacji. Jeżeli firma chce popracować nad strategią, zintegrować zespół, podsumować wyniki, rozpocząć nowy projekt albo po prostu stworzyć okazję do spotkania pracowników na co dzień pracujących w różnych miejscach, wyjazd poza miasto może dać znacznie więcej możliwości.
Góry zapewniają przy tym coś, czego trudno stworzyć w standardowej przestrzeni biznesowej – naturalną zmianę atmosfery. Po zakończeniu prezentacji uczestnicy nie wychodzą bezpośrednio na zatłoczoną ulicę, lecz nadal pozostają razem. To sprzyja rozmowom, które często okazują się równie wartościowe jak oficjalne punkty programu.
Dobra baza wydarzenia ma znaczenie
Lokalizacja jest ważna, ale sama panorama gór nie wystarczy do zorganizowania udanego spotkania. Potrzebny jest obiekt dysponujący odpowiednim zapleczem biznesowym, noclegowym i gastronomicznym.
W zależności od wielkości grupy może być potrzebna jedna kameralna przestrzeń albo kilka sal umożliwiających prowadzenie równoległych prezentacji i warsztatów. Znaczenie mają również wyposażenie multimedialne, nagłośnienie, internet, możliwość zmiany ustawienia sali oraz przestrzeń na przerwy kawowe.
W Polsce wybór takich miejsc jest coraz większy. Dostępne są zarówno kameralne hotele odpowiednie na spotkania niewielkich zespołów, jak i duże obiekty konferencyjne w górach, w których można połączyć konferencję, noclegi, gastronomię oraz program integracyjny w jednej lokalizacji.
Dla organizatora jest to szczególnie wygodne przy wydarzeniach kilkudniowych. Ograniczenie konieczności przewożenia uczestników pomiędzy hotelem, restauracją i miejscem konferencji upraszcza logistykę oraz pozwala znacznie swobodniej budować harmonogram.
Sale konferencyjne w górach nie tylko na duże konferencje
Hasło „konferencja w górach” może kojarzyć się z dużym wydarzeniem dla setek uczestników, ale górskie zaplecze biznesowe jest znacznie bardziej zróżnicowane. Sale konferencyjne w górach wykorzystywane są również podczas szkoleń, spotkań działów sprzedaży, warsztatów managerskich, prezentacji produktowych czy spotkań projektowych.
Kameralna sala dla kilkunastu lub kilkudziesięciu osób może być wręcz lepszym rozwiązaniem podczas wyjazdu zespołu niż ogromna przestrzeń kongresowa. Uczestnicy pozostają blisko siebie, łatwiej prowadzić dyskusję i pracę warsztatową, a całe wydarzenie nabiera mniej formalnego charakteru.
Przy większych wydarzeniach sytuacja wygląda odwrotnie. Potrzebna może być sala plenarna oraz kilka mniejszych pomieszczeń, do których uczestnicy przechodzą podczas sesji tematycznych. Właśnie dlatego przed rezerwacją warto sprawdzić nie tylko maksymalną pojemność największej sali, lecz także całe zaplecze konferencyjne hotelu.
Tatry, Beskidy czy Karkonosze?
Polskie góry dają organizatorom wydarzeń możliwość wyboru bardzo różnych destynacji. Zakopane i Tatry zapewniają rozpoznawalną lokalizację, rozbudowaną bazę noclegową oraz ogromne możliwości tworzenia programu dodatkowego. Mogą być atrakcyjne szczególnie wtedy, gdy organizator chce, aby sama destynacja stała się ważną częścią wyjazdu.
Beskidy oferują natomiast takie miejscowości jak Wisła, Szczyrk czy Ustroń. Rozwinięta baza hotelowa i turystyczna sprawia, że można tu znaleźć miejsca odpowiednie zarówno na niewielkie spotkania, jak i większe wydarzenia firmowe.
Po drugiej stronie południowej Polski są Karkonosze z Karpaczem i Szklarską Porębą oraz położone w pobliżu Góry Izerskie. Dla firm z zachodniej części kraju mogą być one szczególnie interesujące ze względu na dogodniejszy dojazd.
Nie zawsze trzeba jednak wybierać najbardziej znany kurort. Mniejsze miejscowości często oferują więcej spokoju, kameralną atmosferę i możliwość przejęcia przez grupę firmową znacznej części hotelowej przestrzeni.
Konferencja rano, integracja po południu
Jednym z najważniejszych powodów organizowania wydarzeń firmowych w górach jest możliwość łatwego połączenia kilku celów podczas jednego wyjazdu.
Pierwszą część dnia można przeznaczyć na konferencję, prezentacje, szkolenia albo warsztaty. Po lunchu charakter wydarzenia może się całkowicie zmienić. Uczestnicy wychodzą z sali i rozpoczynają część integracyjną.
Latem mogą to być piesze wycieczki, gry terenowe, aktywności outdoorowe, rowery czy zadania zespołowe. Zimą program można oprzeć na nartach, kuligu albo innych atrakcjach charakterystycznych dla sezonu. Alternatywą dla aktywności sportowych może być SPA, degustacja, wspólna kolacja lub spokojniejszy program przygotowany w hotelu.
Nie chodzi przy tym o wypełnienie uczestnikom każdej minuty. Podczas firmowego wyjazdu warto pozostawić również przestrzeń na odpoczynek i spontaniczne rozmowy.
Wieczór może być równie ważny jak konferencja
Oficjalna agenda wydarzenia zwykle kończy się po południu, ale z punktu widzenia budowania relacji w zespole właśnie wtedy zaczyna się jego druga część.
Wspólna kolacja, ognisko czy nieformalne spotkanie przy drinku tworzą warunki do rozmów pomiędzy osobami, które w biurze mogą mieć ze sobą niewielki kontakt. Podczas dużej konferencji pracownicy różnych działów siedzą obok siebie na sali, ale nie zawsze mają okazję rzeczywiście się poznać.
Wyjazd zmienia tę dynamikę. Uczestnicy spędzają ze sobą więcej czasu, a granica pomiędzy oficjalną konferencją i integracją staje się mniej wyraźna. Z tego powodu warto traktować wieczorną część programu jako pełnoprawny element wydarzenia, a nie tylko dodatek do szkolenia.
Wydarzenie firmowe w górach przez cały rok
Górskie wyjazdy nie muszą być organizowane wyłącznie zimą. Każda pora roku daje nieco inne możliwości.
Wiosna i jesień mogą być szczególnie interesujące dla organizatorów konferencji i szkoleń. W wielu miejscowościach jest wtedy spokojniej niż w szczycie sezonu turystycznego, a warunki nadal pozwalają przygotować program poza hotelem.
Lato daje największe możliwości wykorzystania otoczenia – od pieszych wycieczek po całodniowe aktywności terenowe. Zima tworzy natomiast charakterystyczną atmosferę górskiego wyjazdu i pozwala wykorzystać atrakcje związane ze śniegiem.
Dzięki temu ten sam region może być zupełnie inną destynacją eventową w zależności od miesiąca, w którym odbywa się wydarzenie.
Góry mogą stać się częścią pomysłu na event
Najciekawsze wydarzenia firmowe nie traktują lokalizacji wyłącznie jako adresu hotelu. Wykorzystują ją do stworzenia własnego charakteru spotkania.
Jeżeli firma decyduje się na góry, warto wykorzystać ich potencjał. Regionalna kuchnia, lokalne atrakcje, aktywności na świeżym powietrzu, widoki czy charakterystyczne miejsca mogą zostać włączone do programu i komunikacji wydarzenia.
Wtedy uczestnicy nie jadą już tylko „na szkolenie do hotelu”. Jadą na firmowy wyjazd w Tatry, Beskidy albo Karkonosze. Ta różnica może wydawać się niewielka, ale z perspektywy doświadczenia uczestnika ma duże znaczenie.
Wydarzenia firmowe, które wychodzą poza salę
Organizacja wydarzenia firmowego w górach daje możliwość połączenia kilku elementów, które w mieście często funkcjonują oddzielnie. Konferencja, szkolenie, nocleg, integracja, gastronomia i wypoczynek mogą tworzyć jeden spójny program.
Nie oznacza to, że każde firmowe spotkanie należy przenosić poza miasto. Jeżeli jednak wydarzenie ma trwać kilka dni, jego celem jest integracja zespołu albo organizatorowi zależy na stworzeniu czegoś więcej niż standardowej konferencji, górska lokalizacja może całkowicie zmienić jego charakter.
Ostatecznie uczestnicy mogą nie pamiętać wszystkich slajdów pokazanych podczas prezentacji. Znacznie dłużej pozostanie z nimi wspólna wyprawa, wieczorna rozmowa, widok z hotelowego tarasu czy atmosfera miejsca, w którym przez kilka dni pracowali i spędzali razem czas.
