Polityka Prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego e-konferencje.pl, zwanego dalej „Serwisem”.

Dokument określa również zasady wykorzystywania plików cookies oraz podobnych technologii.

Dane osobowe użytkowników przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwanym dalej „RODO”.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu jest:

Aplit Grzegorz Malinowski
ul. Karłowicza 8/32
62-510 Konin
NIP: 6651809585

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw wynikających z RODO można kontaktować się pod adresem:

biuro@e-konferencje.pl

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę firmy,
• NIP,
• adres firmy,
• dane dotyczące reprezentowanego hotelu, obiektu lub sali konferencyjnej,
• dane związane z Kontem użytkownika,
• dane przekazane za pomocą formularzy dostępnych w Serwisie,
• informacje dotyczące świadczonych i rozliczanych usług,
• adres IP urządzenia,
• informacje dotyczące urządzenia, systemu operacyjnego i przeglądarki,
• informacje dotyczące korzystania z Serwisu.

Administrator przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

4. Rejestracja i Konto użytkownika

Serwis umożliwia utworzenie Konta użytkownika.

Dane przekazywane podczas rejestracji i korzystania z Konta mogą być przetwarzane w celu:

• utworzenia i obsługi Konta,
• uwierzytelniania użytkownika,
• zapewnienia dostępu do panelu użytkownika,
• umożliwienia zarządzania Obiektami i Salami konferencyjnymi,
• świadczenia usług dostępnych w Serwisie,
• kontaktu dotyczącego Konta i świadczonych usług,
• zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu.

Podstawą prawną przetwarzania danych związanych z prowadzeniem Konta jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie użytkownika przed jej zawarciem.

5. Dane dotyczące Obiektów i Sal konferencyjnych

Zarejestrowani użytkownicy mogą przekazywać Administratorowi informacje dotyczące hoteli, obiektów konferencyjnych, centrów eventowych, sal konferencyjnych oraz innych przestrzeni prezentowanych w Serwisie.

Informacje te mogą obejmować między innymi:

• nazwę Obiektu,
• adres,
• lokalizację,
• dane kontaktowe,
• adres strony internetowej,
• opis Obiektu,
• opisy Sal,
• zdjęcia,
• informacje o osobach odpowiedzialnych za kontakt.

Część powyższych danych może być publicznie prezentowana w Serwisie jako element Oferty danego Obiektu.

Jeżeli użytkownik przekazuje dane osobowe innych osób, powinien posiadać odpowiednią podstawę pozwalającą na ich przekazanie i publikację.

6. Formularze kontaktowe i korespondencja

W przypadku kontaktu z Administratorem za pomocą formularza dostępnego w Serwisie, poczty elektronicznej lub innego kanału komunikacji mogą być przetwarzane dane przekazane przez użytkownika.

Mogą to być w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwa firmy,
• treść wiadomości.

Dane przetwarzane są w celu:

• udzielenia odpowiedzi,
• prowadzenia korespondencji,
• obsługi zapytania,
• podjęcia działań związanych z zawarciem lub realizacją umowy,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.

7. Rozliczenia i dokumenty księgowe

W przypadku korzystania z odpłatnych usług Administrator może przetwarzać dane potrzebne do realizacji usługi oraz jej rozliczenia.

Mogą to być w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwa firmy,
• adres firmy,
• NIP,
• adres e-mail,
• informacje dotyczące zakupionej usługi,
• informacje dotyczące należności i dokonanych płatności.

Dane dotyczące dokumentacji księgowej i podatkowej mogą być przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa.

Podstawą prawną przetwarzania jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO.

8. Cele przetwarzania danych

Administrator może przetwarzać dane osobowe w szczególności w celu:

• prowadzenia Kont użytkowników,
• świadczenia usług Serwisu,
• publikowania i zarządzania ofertami Obiektów i Sal,
• obsługi zapytań,
• prowadzenia korespondencji,
• realizacji i rozliczania usług,
• wystawiania dokumentów księgowych,
• realizacji obowiązków podatkowych,
• zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu,
• przeciwdziałania nadużyciom,
• ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• prowadzenia statystyk dotyczących korzystania z Serwisu,
• analizowania ruchu za pomocą Google Analytics,
• rozwijania i ulepszania Serwisu.

9. Podstawy prawne przetwarzania

W zależności od celu dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgody użytkownika, jeżeli jest ona wymagana,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonania umowy lub działań podjętych przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora może być w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, obsługa korespondencji, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

Podanie określonych danych może być jednak konieczne do:

• założenia Konta,
• korzystania z panelu użytkownika,
• zarządzania Obiektami i Salami,
• skorzystania z określonej usługi,
• otrzymania odpowiedzi na zapytanie,
• prawidłowego rozliczenia usługi.

11. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Serwisu, w szczególności:

• dostawcom hostingu i infrastruktury informatycznej,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• podmiotom świadczącym usługi informatyczne,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe,
• dostawcom narzędzi analitycznych,
• podmiotom świadczącym usługi prawne lub doradcze, jeżeli jest to konieczne.

Dane mogą być również udostępnione uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów prawa.

12. Google Analytics

Serwis wykorzystuje Google Analytics do analizowania sposobu korzystania z e-konferencje.pl.

Narzędzie może umożliwiać zbieranie informacji dotyczących między innymi:

• odwiedzanych podstron,
• czasu korzystania z Serwisu,
• przybliżonej lokalizacji użytkownika,
• rodzaju urządzenia,
• systemu operacyjnego,
• rodzaju przeglądarki,
• źródła wejścia do Serwisu,
• sposobu interakcji użytkownika z Serwisem.

Dane te wykorzystywane są do tworzenia statystyk, analizy ruchu oraz rozwijania Serwisu.

13. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z niektórych usług technologicznych, w szczególności usług Google, informacje mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, powinno ono odbywać się z zastosowaniem mechanizmów ochrony wymaganych przez obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

14. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Dane związane z Kontem mogą być przechowywane przez okres korzystania z Konta, a następnie przez okres uzasadniony obowiązkami prawnymi lub możliwością wystąpienia roszczeń.

Dane dotyczące dokumentacji podatkowej i księgowej przechowywane są przez okres wymagany przepisami.

Dane związane z korespondencją mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością wystąpienia roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do momentu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

15. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w przypadkach przewidzianych przepisami – następujące prawa:

• prawo dostępu do danych,
• prawo otrzymania kopii danych,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo wycofania zgody, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania ze swoich praw można skontaktować się z Administratorem:

biuro@e-konferencje.pl

16. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych .

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę przetwarzanych danych osobowych.

Środki te mają w szczególności zabezpieczać dane przed:

• dostępem osób nieuprawnionych,
• przypadkową utratą,
• nieuprawnioną zmianą,
• ujawnieniem,
• zniszczeniem.

18. Pliki cookies

Serwis e-konferencje.pl wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.

Cookies są niewielkimi informacjami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika podczas korzystania z Serwisu.

Serwis wykorzystuje przede wszystkim:

• cookies niezbędne,
• cookies analityczne.

19. Cookies niezbędne

Cookies niezbędne służą zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu.

Mogą być wykorzystywane między innymi do:

• utrzymywania sesji użytkownika,
• obsługi logowania,
• ochrony formularzy,
• zabezpieczenia przed nieuprawnionymi żądaniami,
• zapamiętywania ustawień dotyczących prywatności,
• prawidłowego działania podstawowych funkcjonalności Serwisu.

20. Cookies analityczne

Cookies analityczne służą do poznania sposobu korzystania z Serwisu oraz tworzenia statystyk.

Mogą pomagać w analizowaniu między innymi:

• liczby użytkowników,
• liczby odwiedzin,
• popularności podstron,
• źródeł ruchu,
• sposobu poruszania się użytkowników po Serwisie,
• rodzajów urządzeń wykorzystywanych do korzystania z Serwisu.

W tym celu Serwis korzysta z Google Analytics.

21. Zarządzanie zgodami cookies

Podczas pierwszej wizyty użytkownik może otrzymać możliwość określenia swoich preferencji dotyczących cookies.

Użytkownik powinien mieć możliwość:

• zaakceptowania cookies analitycznych,
• odrzucenia cookies analitycznych,
• zmiany wcześniej podjętej decyzji.

Brak zgody na cookies analityczne nie powinien uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcjonalności Serwisu.

Użytkownik może również zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

22. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie wykorzystuje danych osobowych użytkowników do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały, chyba że użytkownik zostanie odpowiednio poinformowany o takim przetwarzaniu.

23. Linki do stron zewnętrznych

Serwis może zawierać odnośniki do stron internetowych hoteli, obiektów konferencyjnych, centrów eventowych, partnerów i innych podmiotów.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu zastosowanie mają zasady ochrony prywatności określone przez administratora danej strony.

24. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany sposobu działania Serwisu,
• wprowadzenia nowych funkcjonalności,
• wprowadzenia nowych usług,
• zmiany wykorzystywanych technologii lub narzędzi.

Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie publikowana w Serwisie e-konferencje.pl.