Artykuł:
Czy warto powierzyć organizację konferencji zewnętrznej firmie?
Napisany przez LH, dnia 2017-11-03 09:11:21
Konferencję można zorganizować samodzielnie, jednak zajmuje to wiele czasu. Dodatkowo jeżeli nie posiada się doświadczenia w przygotowywaniu tego typu eventów, można zapomnieć o wielu istotnych kwestiach. Z tego powodu warto zlecić organizację konferencji zewnętrznej firmie. Jakie korzyści to przynosi?
Kompleksowa pomoc w organizacji eventu
Organizacja konferencji wymaga zadbania o wiele więcej przygotowań niż wydaje się na początku. Samo wynajęcie sali i zamówienie cateringu oraz ewentualnego noclegu to dopiero początek – konieczne jest również wykonanie wielu innych czynności. Na początek powinno się przygotować listę zaproszonych osób i wysłać do nich zaproszenia. Jeżeli są to osoby na wysokich stanowiskach, poważane w danej grupie, w dobrym tonie jest dostarczenie im zaproszenia osobiście. Pozostałym osobom można wysłać zaproszenia pocztą bądź dostarczyć je kurierem. Warto poprosić gości o potwierdzenie przybycia, by zapłacić za nocleg i catering dla osób, które rzeczywiście wezmą udział w evencie, oraz by mieć możliwość ewentualnego zaproszenia innych gości.
Kolejną kwestią jest przygotowanie cateringu. Konferencja trwa co najmniej kilka godzin, dlatego absolutnym minimum są przekąski i ciepłe napoje w postaci kawy i herbaty. Jeżeli spotkanie ma potrwać cały dzień lub dłużej, wszyscy zaproszeni goście powinni mieć zapewnione śniadanie, obiad i kolacje oraz przekąski w ciągu dnia. Posiłki i napoje można zamówić zarówno w hotelu lub innym obiekcie, w którym wynajmuje się salę konferencyjną, bądź wybrać ofertę zewnętrznej firmy cateringowej.
Ponadto przed rozpoczęciem konferencji należy zadbać o przygotowanie odpowiedniej ilości krzeseł i stołów, oświetlenia, nagłośnienia oraz materiałów promocyjnych, identyfikatorów czy certyfikatów. Przydatny będzie również harmonogram poszczególnych wystąpień, który powinno się wręczyć uczestnikom przed rozpoczęciem eventu.
Organizowanie konferencji Poznań – zaufaj specjalistom
Jak widać, zorganizowanie konferencji obejmuje znacznie więcej czynności niż wydaje się początkowo. Z tego powodu warto zaufać specjalistom, którzy zorganizowali już wiele eventów. Mogą oni pomóc również w przygotowaniu stoisk targowych, a także wesprzeć organizatorów wydarzenia w trakcie trwania konferencji, oferując im pomoc w obsłudze sprzętu czy rozwiązywaniu bieżących problemów. Co ważne, wyspecjalizowana firma może załatwić także szereg innych spraw, dopasowując się do indywidualnych potrzeb zleceniodawcy.
Użyte tagi: organizacja konferencji, konferencja, event
