Doskonała organizacja oraz obsługa konferencji

Napisany przez WP, dnia 2015-03-19 15:07:03

Organizacja konferencji i tym podobnych spotkań nie jest rzeczą prostą, dlatego też zdecydowanie lepiej jest powierzyć to zadanie profesjonalistom, którzy znają się na swojej pracy i zajmują się tym na co dzień, aniżeli samodzielnie próbować robić coś, na czym nie znamy się w najmniejszym stopniu. Jak powinna wyglądać organizacja poszczególnych typów spotkań, co jest niezbędne do ich właściwej organizacji?

Porządny sprzęt to podstawa!

Nie da się zorganizować porządnej konferencji bez użycia dobrej jakości profesjonalnego sprzętu. W czasie konferencji nie może zabraknąć odpowiedniego nagłośnienia w postaci kolumn głośnikowych na statywach, mikrofonów bezprzewodowych bądź też wpinanych w klapę oraz miksera. Kolejnym istotnym elementem, bez którego nie może obyć się większość konferencji są projektory oraz ekrany projekcyjne (z wymienną optyką) i ekrany LED/LCD. Te ostatnie można montować, w zależności od potrzeb, na statywach bądź na ścianach sali.

Z całą pewnością należy zadbać o bardzo dobre oświetlenie. Nie może ono oczywiście razić w oczy, ale musi być mocne i wyraźne, aby uczestników konferencji nie bolały oczy i aby nie poczuli się senni ledwie chwilę po rozpoczęciu spotkania. Jeżeli na potrzeby konferencji ma powstać scena, należy zadbać o właściwe oświetlenie sceniczne. Firmy zajmujące się organizacją konferencji, bardzo często dysponują własnymi modułami scenicznymi. Następny istotny element to tak zwane ekrany bezszwowe. Dają one możliwość dowolnego komponowania zarówno na mniejszych jak i większych ścianach, jak też w nietypowych układach.

Jaką firmę organizującą konferencje wybrać?

Bez dwóch zdań musi to być firma godna zaufania, która w czasie swojej pracy zdołała już zyskać grono zadowolonych klientów. Firma profesjonalna, oferująca szeroki wachlarz usług, zatrudniająca wielu specjalistów, dysponująca doskonałym, rozbudowanym zapleczem. Rozwijająca się firma powinna też posiadać własną stronę internetową, na której można zdobyć wszystkie praktycznie informacje.

Jako przykład można podać tu firmę Visau, która na dysponuje wyżej wymienionymi sprzętami i specjalizuje się w organizacji rozmaitych konferencji takich jak między innymi konferencje naukowe, medyczne, prasowe, tematyczne, a także kongresy, spotkania i wiele innych. W przypadku konferencji bardziej „kameralnych”, na mniejszą ilość uczestników firma może zorganizować równie doskonałe i profesjonalne spotkanie w miejscach wyjątkowych, bardziej komfortowych niż sale konferencyjne.

Na co zwrócić uwagę w czasie organizacji poszczególnych konferencji?

Jak już było nadmienione, istnieje wiele rodzajów konferencji i choć każda powinna być przygotowana „na medal”, istnieją pewne charakterystyczne punkty, których koniecznie należy dopilnować. W przypadku każdej konferencji warto wybrać taką firmę, która zapewni pełną obsługę techniczną. Dla przykładu konferencje prasowe organizowane są często nie w salach konferencyjnych, ale miejscach nietypowych takich jak obiekt sportowy, kort, kawiarnia. Wówczas koniecznie należy zapewnić uczestnikom konferencji i samemu prowadzącemu maksymalną wygodę oraz swobodę.

Wyjątkowym rodzajem konferencji są konferencje naukowe. Rolą organizatora jest szczególne skupienie uwagi na kwestii wyświetlanego materiału, aby był on doskonale widoczny i przez to czytelny. W przypadku konferencji tego typu zazwyczaj stosuje się duże ekrany bezszwowe bądź ramowe. Podobnie rzecz wygląda w przypadku organizacji konferencji medycznych, gdzie ich uczestnicy muszą mieć pełną swobodę i bezproblemowy dostęp do materiałów. Coraz to częściej w czasie spotkań tego typu stosuje się nowoczesne technologie, jednak trzeba je umieć odpowiednio obsłużyć, muszą być idealnie dopasowane do charakteru miejsca i potrzeb konferencji.

Kolejnym ważnym typem konferencji i jednocześnie wyzwaniem dla organizatorów są konferencje międzynarodowe. Organizacja konferencji międzynarodowych nie jest zadaniem prostym. Trzeba zadbać o to, aby każdy z uczestników takiej konferencji miał możliwość zrozumienia prezentowanych treści. Nie obejdzie się zatem między innymi bez profesjonalnego systemu do tłumaczeń symultanicznych. Wszystkie osoby obsługujące konferencję powinny naturalnie posiadać umiejętność porozumiewania się w językach obcych. Jeżeli w czasie konferencji będą używane przez jej uczestników/prelegentów jakiekolwiek urządzenia, przykładowo laptopy, powinny one zawierać oprogramowanie w ojczystym języku.

Po szczegóły zapraszamy na:

Użyte tagi: obsługa techniczna konferencji, obsługa konferencji, organizacja konferencji

Zobacz także:

• Jak dobrze zorganizować konferencję?
• Wszystkie elementy, które świadczą o sukcesie organizacji konferencji
• Profesjonalna organizacja konferencji. Poradnik krok po kroku.
• Organizacja konferencji - jakie gadżety, torby i inne akcesoria promocyjne wybrać dla twojej firmy?
• Gdzie zorganizować konferencję nad morzem?