Artykuł:
Konferencje firmowe
Napisany przez www.e-konferencje.pl, dnia 2010-03-15 10:52:19
Każde liczące się na rynku przedsiębiorstwo, które wyznacza trendy w branży, działa na szeroką skalę i – co więcej – pragnie się rozwijać, docierać do coraz większego kręgu odbiorców swoich produktów i usług, powinno mieć na uwadze wykreowanie swojego pozytywnego wizerunku. Pomocna w tym względzie okazać się może konferencja prasowa.
Stanowi ona jeden z istotniejszych czynników komunikowania się przedsiębiorstwa z mediami, a w konsekwencji z potencjalnymi klientami. Niektóre spośród spraw, które powinno się podać do wiadomości publicznej, wymagają nieco dłuższych wyjaśnień niż tylko krótkie komunikaty w formie spotów reklamowych. Konferencja prasowa daje rzecznikowi prasowemu, oddelegowanemu przez instytucję, możliwość udzielenia wywiadu, bądź informacji oraz przedstawienia stosownego oświadczenia. Słowem staje się ona areną, na której rozwinąć można komunikaty prasowe wyemitowane wcześniej w mediach.
Wyróżnić można trzy rodzaje konferencji prasowych. Najbardziej typową jest konferencja reporterska. Charakteryzuje się ona krótkim wystąpieniem, podczas którego podaje się fakty do wiadomości publicznej w zwięzłej formie. Celem rozwinięcia informacji organizuje się tzw. briefing, którego dziennikarska interpretacja determinuje odbiór sytuacji. Jeśli pragnie się pozyskać przychylność dziennikarzy, organizuje się mniej oficjalne przyjęcia prasowe. Służą one także szerszym wyjaśnieniom, jeśli wprowadza się np. innowacyjny projekt.
Organizacja konferencji prasowej praktycznie nie różni się od przygotowań zwykłej konferencji firmowej, naukowej lub innej. Trzeba zarezerwować salę konferencyjną, wysłać zaproszenia, pomyśleć nad cateringiem, wynająć miejsca noclegowe oraz zadbać o odpowiednią ilość miejsc parkingowych. Wybór jest ogromny. Organizatorzy mogą przebierać jak w ulęgałkach wybierając miejsca na konferencje: centra konferencyjne, hotele ze SPA, zabytkowe pałace i zamki, muzea, opery, teatr. Przy czym warto pamiętać o tym, dla kogo przygotowuje się spotkanie i chcąc wykreować pozytywny wizerunek firmy już na tym etapie, zainwestować w obiekt wysokiej jakości.
Konferencja dla prasy powinna odbyć się bez żadnego zarzutu. W tym wypadku więc trzeba zwrócić szczególną uwagę na wybór organizatora konferencji, który ma doświadczenie w realizowaniu wydarzeń tego typu. Tutaj nie można sobie pozwolić na jakiekolwiek niedociągnięcia, które mogą rzutować na odbiór firmy, a które z pewnością nie zostaną niezauważone przez dziennikarzy.
Najlepiej zarezerwować obiekt konferencyjny w terminie innym niż wakacyjny, by umożliwić wszystkim zainteresowanym przybycie. Z drugiej jednak strony popularny w tym czasie „sezon ogórkowy” daje większą możliwość na wybicie się na tle innych informacji, które chce się przekazać szerokiemu gronu. Spotkanie z prasą najlepiej zaplanować w środku tygodnia i dnia, mianowicie między wtorkiem, a czwartkiem oraz w godzinach 11 – 13.
Nie powinno się także przesadzać z długością konferencji. Najlepiej, by nie była ona dłuższa niż zegarowa godzina. Jest to najodpowiedniejszy czas na to, by przekazać wszystkie informacje i odpowiedzieć na ewentualne pytania mediów. Ważne jest więc, by naprzeciw nich stanęła osoba, która zorientowana jest nie tylko w przedstawianej sprawie, ale także potrafi odpowiednio wykreować wizerunek przedsiębiorstwa. Od merytorycznie przygotowanego rzecznika prasowego, a także materiałów prasowych zależy sukces konferencji. Informacje dla zaproszonych gości w wersji elektronicznej, ilustrujące przebieg kongresu, pozwolą im ubarwić relację ze spotkania. Zostaną także z pewnością odebrane jako głęboki ukłon w stronę dziennikarzy.
W dobrym tonie będzie także wysłanie materiałów prasowych osobom zaproszonym aczkolwiek nieobecnym.
Na koniec warto zaznaczyć, że istnieje złota zasada podczas organizowania spotkań tego rodzaju. Mówi ona o tym, by nie zwoływać konferencji prasowej, jeśli nie ma się nic do powiedzenia. Śmiało można powiedzieć, że regułę tę z naciskiem na celowość spotkania, z powodzeniem przyjąć można także przy okazji sympozjów i kongresów innego rodzaju, nie tylko podczas konferencji prasowych.
Z pewnością przygotowanie konferencji prasowej wiąże się nie tylko z masą przygotowań, ale także ogromnym stresem. Nerwy jednak są opłacalne, gdyż takie spotkanie niesie ze sobą wiele korzyści: wspomniany już pozytywny wizerunek firmy oraz lepsza i szersza komunikacja z potencjalnymi klientami. Najistotniejsza jest chyba jednak promocja w mediach, których działanie ma ogromną, nieporównywalną z inną formą promocji, siłę.
PF
Użyte tagi: centra konferencyjne, ośrodki konferencyjne, konferencje, obiekty konferencyjne, kalendarium konferencji
