Artykuł:
Struktura kosztów wyjazdów służbowych w Polsce.
Napisany przez www.e-konferencje.pl, dnia 2009-07-29 09:17:53
W sektorze turystyki biznesowej, podróże są powiązane z wykonywanym zawodem. Wyjazdy służbowe wchodzą w skład obowiązków nie tylko wyższej kadry menedżerskiej, lecz także szeregowych pracowników. W interesach podróżują głównie osoby zatrudnione w międzynarodowych lub ogólnopolskich firmach, ale wyjazdy zdarzają się również w przedsiębiorstwach osadzonych w jednym miejscu. Bez wątpienia jednak i małym i dużym i aktywnym i bardziej statycznym zależy na obniżeniu kosztów.
Pojęcie podróży służbowej.
Za podróż służbową można uznać w szczególności wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę.
Struktura kosztów-statystki.
Z opracowań statystycznych wynika, że najwięcej wydatków, dotyczących wyjazdów służbowych, związanych jest z noclegami-45 % i wyżywieniem 25 %, reszta kosztów to transport-11%, usługi rekreacyjne-5% i inne koszty -14%.
Obniżenie kosztów wyjazdów służbowych.
Chcąc obniżyć koszty nie należy zapominać o wcześniejszym rezerwowaniu wyjazdu. Jeśli specyfika spotkań biznesowych prowadzonych przez firmę wymaga większej elastyczności, działa zasada „kupując drożej –oszczędzasz”. Wypada bowiem w tym momencie zorientować się, jaki bilet lotniczy kupujemy i zamiast kierować się wyłącznie ceną, zainteresować się, czy można bez konsekwencji zmienić datę rezerwacji. Niezależnie jednak od tego czy korzystamy z obsługi firm zajmujących się organizowaniem podróży służbowych, czy nie, aby móc obniżyć koszty, musimy wiedzieć, ile i za co dokładnie płacimy, a następnie przeanalizować wybór najdogodniejszych opcji. Zapewne wówczas ukażą się nam nowe możliwości redukcji kosztów – np. jeśli pracownicy danej firmy często jeżdżą do konkretnego miasta, znacznie taniej będzie rezerwować im jeden hotel, zamiast za każdym razem inny. Można również obniżyć koszty przez powierzenie organizacji wyjazdów firmom, które zajmują się tym profesjonalnie i dzięki odpowiednim obrotom są w stanie wynegocjować lepsze ceny. Organizowaniem podróży biznesowych zajmują się dedykowane biura turystyczne.
Należności przysługujące pracownikowi z tytułu wyjazdu służbowego.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należnościami tymi są tzw. diety oraz inne koszty, które pracownik ponosi w czasie podróży służbowej. Wysokość diet jest ściśle określona w odrębnych rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Pracownikowi przebywającemu w delegacji przysługują diety oraz zwrot wydatków na:
1) przejazdy,
2) noclegi,
3) dojazdy środkami komunikacji miejscowej,
4) inne udokumentowane wydatki.
Pracownikowi wyjeżdżającemu służbowo czy to w kraju czy za granicę na polecenie pracodawcy ,przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
1) za każda dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) za niepełną dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków:
1) śniadanie - 15% diety,
2) obiad - 30% diety,
3) kolacja - 30% diety,
4) inne wydatki - 25% diety.
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany rachunkiem. W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje zwrot wydatków do 25% limitu.
Pracodawca określa rodzaj środka transportu, jakim porusza się delegowany. Zwrot kosztów za dojazd przysługuje pracownikowi w pełnej wysokości z uwzględnieniem ulg przysługujących pracownikowi, bez względu na to, z jakiego tytułu przysługują.
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na podróż samochodem pracownika, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych w rozporządzeniu.
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu, a na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Kwoty te nie przysługują, jeśli pracownik korzysta z własnego samochodu, lub jeśli pracownik faktycznie nie ponosi wydatków na te dojazdy.
W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia oraz leków – zwrot ten odbywa się ze środków pracodawcy.
Należy jednak pamiętać, że nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych czy zakupu okularów.
Wyjazdy służbowe niosą ze sobą duże koszty ,jednak przy zachowaniu pewnych warunków są one kosztami uzyskania przychodów. Koszty poniesione przez pracownika pokrywa pracodawca, zaliczając je do kosztów uzyskania przychodów. Jednak w swoim własnym interesie przedsiębiorca powinien dobrze udokumentować wyjazd służbowy, aby w razie kontroli podatkowej móc udowodnić, że wyjazd ten pozostawał w związku z uzyskanym przychodem. Na pewno przyda się notatka z negocjacji, protokół ustaleń wzajemnych podpisany przez obie strony, faktura zakupowa itp. Wypłacone diety stanowią koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości limitu wyznaczonego przez wspomniane rozporządzenia. Kwota przekraczająca te limity nie może być kosztem podatkowym.
Przemysł spotkań cechuje się wysokim standardem i jakością usług, a co za tym idzie niejednokrotnie wygórowanymi kosztami. Należy jednak pamiętać, że jest ona o wiele mniej czuła na czynnik kosztów, gdzie w innych formach turystyki jest on jednym z podstawowych powodów udania się w podróż turystyczną. Co nie znaczy jednak, że koszty są bez znaczenia. Aby podróż służbowa była efektywna i jak najmniej obciążała pracownika i pracodawcę, należy ją dobrze zaplanować –to podstawowa reguła. W grę wchodzi kilka aspektów, z których do ważniejszych należą wybór środka lokomocji, i zakwaterowanie. Struktura kosztów jest różna w zależności od typu podróży, jej celu, czasu trwania, dlatego dobrym sposobem na jej określenie i monitoring, wydaje się powierzenie obsługi wyjazdów i zarządzania ich kosztami firmie zewnętrznej.
A-SKA
Użyte tagi: turystyka biznesowa, przemysł spotkań, podróże służbowe, imprezy służbowe, turystyka krajowa
