Artykuł:
Wizytacja miejsca konferencji
Napisany przez J Krzysiek, dnia 2013-04-09 12:40:22
Podczas większych zakupów staramy się sprawdzić, czy kupiony towar wart jest swojej ceny – na przykład wybierając buty, meble czy samochód. A jak jest z salą konferencyjną? Jak dokonać wizytacji?
Podstawową zasadą przy wyborze sali konferencyjnej jest wizyta w danym ośrodku czy też hotelu. Mówimy tu oczywiście o obiekcie, z którego usług wcześniej nie korzystaliśmy. Nigdy nie powinno zatwierdzać się miejsca konferencji, zanim go osobiście nie sprawdzimy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy musimy jechać na drugi koniec kraju, żeby to zrobić. Wtedy tańszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług serwisu konferencyjnego, który posiada odpowiednią bazę obiektów konferencyjnych. W mailingu można wtedy zawrzeć stosowną listę pytań, które chcielibyśmy zadać, będąc na miejscu. Wystarczy więc sformułować kilka zdań, w których przedstawimy termin naszej konferencji, liczbę uczestników i warunki, jakich oczekujemy (np. noclegi, wyżywienie, dodatkowe atrakcje). Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest jednak wizyta na miejscu wydarzenia – wtedy łatwiej ocenić czy spełni ono wymagania uczestników konferencji i czy obiekt jest w stanie zapewnić pomyślną realizację danego przedsięwzięcia. Prowadzi do tego wiele pytań zadanych właścicielom obiektu, a także wnikliwe sprawdzenie najważniejszych aspektów wynajmu sali konferencyjnej.
W przypadku oględzin sali należy wziąć pod uwagę podstawowe kwestie, czyli jej pojemność, wyposażenie, ale także i szereg drobniejszych elementów, jak np. odległość sali od kuchni (jeśli będzie zbyt mała, podczas spotkania przeszkadzać mogą dźwięki dochodzące z tego miejsca). Gdy obiekt znajduje się w centrum miasta albo innym zatłoczonym miejscu, warto sprawdzić czy sala konferencyjna dysponuje podwójnymi szybami w oknach, które wyciszą hałas dochodzący z ulicy. Ważną sprawą jest akustyka i oświetlenie oraz wygoda miejsc siedzących. Jeśli konferencja ma rangę międzynarodową, nieodzowny okaże się sprzęt do tłumaczenia symultanicznego.
Do inspekcji trzeba się odpowiednio przygotować, by choć w zarysie przedstawić program konferencji właścicielowi obiektu i omówić takie detale, jak ewentualne próby, dostęp do pokoi, ograniczenia przy wymeldowaniu czy wszelkie kwestie związane z bankietem. Warto spytać również o rezerwacje sal dokonanych przez innych klientów biznesowych na dzień naszej konferencji, o plany remontowe, parking dla samochodów czy ceny w barze. Detale, które jednak wpływają na cały obraz miejsca. Organizator powinien oczywiście dokładnie prześledzić warunki umowy.
W sytuacji, gdy organizujemy konferencję kilkudniową, trzeba ocenić także możliwości wynajmu noclegu. Po pierwsze – poprośmy właściciela obiektu o pokazanie najgorszego pokoju, pod względem standardu. Jeśli przypadnie nam do gustu, wtedy inne, te o lepszym standardzie także powinny spełnić nasze oczekiwania. Druga sprawa to możliwości obsługi ośrodka/hotelu. Jeśli zamierzamy wynająć większość miejsc noclegowych w hotelu, warto uzyskać potwierdzenie od personelu, że poradzi on sobie z obsługą np. 300 osób. Inaczej bowiem wygląda obsługa klientów indywidualnych, a inaczej dużej grupy ludzi. Po wspólnym obiedzie galowym, część delegatów może mieć ochotę na dłuższy pobyt w ogólnie dostępnych barach. Liczba kelnerów i barmanów powinna więc być adekwatna do planowanego natężenia ruchu gości.
Tak jak w każdej innej dziedzinie życia, znakomicie sprawdzają się opinie z innego źródła, czyli w tym przypadku od osób, które korzystały już z obserwowanego przez nas obiektu. W tym celu warto skontaktować się z przedstawicielem innej organizacji branżowej, który zajmuje takie samo stanowisko. Warto też poprosić hotel o referencje od zadowolonych klientów, co również ułatwi wybór. Dobrym źródłem wiedzy są także profesjonalne serwisy konferencyjne, można tam bowiem zobaczyć pełną prezentację obiektu wraz z najważniejszymi informacjami (liczba sal, pojemność, lokalizacja, noclegi, dodatkowe atrakcje) oraz opinie i oceny. Dzięki temu już na tym etapie możemy wyselekcjonować listę potencjalnych miejsc na naszą konferencję, a potem je oczywiście osobiście sprawdzić.
Gdy ocenimy już miejsce konferencji i zaakceptujemy je, nie zostaje nic innego jak praca nad treścią, którą zamierzamy przekazać uczestnikom.
grafika: fotolia.pl
Użyte tagi: konferencje, sale konferencyjne, hotele biznesowe, obiekty konferencyjne, konferencja
