Ta witryna wykorzystuje pliki cookies by zarządzać sesją użytkownika. Cookies używane są także do monitorowania statystyk strony, oraz zarządzania reklamami.
W kazdej chwili możesz wyłączyć cookies. Wyłączenie ciasteczek może spowodować nieprawidłowe działanie witryny. Więcej w naszej polityce prywatności.

Artykuł:

Jak oni to robią… czyli 5 praktycznych porad doświadczonego event managera

Napisany przez WP, dnia 2016-10-06 14:04:07

Organizacja konferencji i eventów biznesowych to branża, w której doświadczenie liczy się jak chyba nigdzie indziej.

Przekłada się ono bardzo wyraźnie na wizerunek całego spotkania. Stali bywalcy takich wydarzeń z łatwością potrafią powiedzieć, czy daną imprezę organizował specjalista z długim stażem czy raczej osoba, która w tej dziedzinie stawia swoje pierwsze kroki… Ci drudzy na tych pierwszych patrzą czasami z zazdrością i niedowierzaniem – jak oni to robią? Jak im się to udaje? Postanowiliśmy poprosić doświadczonego eksperta o udzielenie naszym czytelnikom kilku rad. W jaki sposób konferencje i eventy organizuje Paweł Feliszek?

Od czego zaczęliśmy?

Paweł Feliszek reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży grupy AccorHotels w Polsce, gdzie odpowiada za kontakty z klientami międzynarodowymi. W branży eventowej pracuje od ponad 8 lat. Przeprowadziliśmy z nim krótką rozmowę, a następnie wspólnie opracowaliśmy 5 praktycznych porad dla organizatora eventu branżowego.

„Z każdą sytuacją można sobie poradzić”

Co mógłby Pan podpowiedzieć osobie, której przyszło organizować konferencję po raz pierwszy?

Przede wszystkim warto zaufać tym, którzy na organizacji imprez się znają. Planista, który odpowiada za organizację konferencji z ramienia obiektu, to zazwyczaj człowiek doświadczony i znający się na swojej pracy. Warto też przy organizacji konferencji skorzystać z pomocy agencji eventowej. Ludzie pracujący w takich agencjach mają wiele lat doświadczenia i nie pozwolą sobie na to, aby jakikolwiek element konferencji się nie udał. 

Czy w przypadku klientów międzynarodowych, z jakimi pracuje Pan na co dzień, należy zwrócić na pewne kwestie szczególną uwagę? Jakie to kwestie?

Często zapominamy o różnicy czasu, jaka dzieli nas i klienta z zagranicy, nie oczekujmy więc natychmiastowej reakcji na zadane mailem pytanie. Warto też pamiętać o tym, że klienci z zagranicy z bardzo dużym wyprzedzeniem dogrywają już bardzo szczegółowe elementy spotkania takie jak menu, agenda godzinowa itd. Dobrze jest też zwrócić uwagę na wszelkiego rodzaju wymagania co do menu przy gościach z zagranicy. Goście tacy, będąc w Polsce, chcą spróbować jak najwięcej polskich dań, bezwzględnie należy na to zwrócić uwagę przy planowaniu menu. 

O czym według Pana często zapominają – a nie powinni! - początkujący event managerowie?

Przede wszystkim o tym, że pracują z ludźmi. Nie wszystko da się przewidzieć i zaplanować, natomiast z każdą sytuacją można sobie poradzić. Wystarczy odrobina chęci i zaangażowania, osiągnięcie celu jest przecież we wspólnym interesie nas wszystkich…

A jak to wszystko zrobić krok po kroku? 

1. Zacznij od stworzenia koncepcji spotkania

Bez tego nie da się pójść dalej. By móc zaplanować jakiekolwiek konkretne działania i podejmować decyzje dotyczące kolejnych etapów organizacji konferencji, trzeba najpierw szczegółowo dookreślić i doprecyzować naszą wizję tego, co chcielibyśmy zrobić i co chcielibyśmy osiągnąć. Dyskusje na ten temat zogniskować się mogą wokół następujących głównych pytań:

- Czym chcemy się zająć? Jaka powinna być główna tematyka naszego eventu? Jakie problemy poruszymy, o czym na pewno nie chcemy mówić?

- Co jest naszym celem? Co chcemy osiągnąć dzięki temu przedsięwzięciu?

- Kto będzie naszym odbiorcą? W jakim wieku będą słuchacze? Czego od nas oczekują? Jakie mają potrzeby? Jakie korzyści materialne i niematerialne chcieliby wynieść z takiego spotkania?

- Jakimi metodami możemy najskuteczniej dotrzeć do uczestników naszej konferencji? Jakie będą najlepsze sposoby prezentacji danych, produktów itd.?

- Jak długo powinna trwać konferencja? Ile czasu potrzebujemy na optymalne zrealizowanie założonych celów?

 

Czytaj również - Szkolenia dla managera


2. Pamiętaj, że konferencja = biznes

W biznesie zaś wszystko musi się kalkulować. Trzeba pamiętać, że jednym z czynników, które determinują nasze poczynania na polu organizacyjnym, są możliwości finansowe naszej firmy. Dobrze jest więc ustalić priorytety i określić przybliżony budżet konferencji zanim przystąpimy do dalszych działań. Jakie koszty należy uwzględnić podczas przygotowywania eventu branżowego? Podzielić je można zasadniczo na dwie grupy:

- koszty stałe: noclegi, transport, catering, honoraria prelegentów i osób zaangażowanych w organizację całego przedsięwzięcia, wynajem sprzętu;

- koszty zmienne – takie, których nie jesteśmy w stanie szczegółowo określić: pakiety konferencyjne, promocja wydarzenia, zapotrzebowanie na dodatkowe posiłki itd.

Niektóre z tych kosztów można znacząco zmniejszyć, przy okazji zyskując wizerunkowo. W jaki sposób? Jednym z najnowszych eventowych trendów są aplikacje mobilne, które służą do komunikacji organizatorów z uczestnikami konferencji. Korzystając z aplikacji, goście mogą zarejestrować swój udział w wydarzeniu, sprawdzić program, poznać biogramy prelegentów… Dzięki temu unikniemy kosztów związanych m.in. z drukowaniem ulotek czy programów zawartych zazwyczaj w pakietach konferencyjnych.

3. Myśl nieszablonowo

Dobra konferencja to przede wszystkim taka, która się wyróżnia i zapada uczestnikom w pamięć. W czasach, kiedy niemal co chwilę pojawiają się w naszych skrzynkach mailowych zaproszenia na kolejne eventy branżowe, oryginalność, przełamywanie rutyny i niestandardowe rozwiązania liczą się najbardziej. Potraktujmy nasze wydarzenie jak randkę z kimś, na kim chcemy zrobić jak najlepsze wrażenie, kogo chcemy zaskoczyć i olśnić.

Warto zatem postawić na współpracę ze specjalistami, którzy działają właśnie w taki nieoczywisty sposób. Pomyślmy np. o obiekcie konferencyjnym, który umożliwia niecodzienne spotkania, jak choćby wprowadzenie do sali konferencyjnej samochodu. Jest to możliwe (sprawdzone!) m. in. w takich hotelach jak Novotel Warszawa Airport, Novotel Gdańsk Centrum czy Novotel Poznań Malta. Zaprośmy naszych gości na przerwę kawową zrywającą z nudnymi ciasteczkami i czekoladkami – obiekty brandu Novotel mają w swojej ofercie BIO-przerwy kawowe, przerwy oczyszczające, regionalne czy energetyzujące. Uczestnicy eventów biznesowych bardzo cenią sobie wariacje na temat tzw. „stałych” elementów programu. Zaskoczmy ich!

4. Promuj z polotem

Promocja konferencji to jeden z kluczowych momentów decydujących o jej powodzeniu. Niestety, wielu organizatorów traktuje ją po macoszemu… Tymczasem odpowiednie zareklamowanie naszego przedsięwzięcia to połowa sukcesu – bezpośrednio przekłada się zarówno na frekwencję podczas wydarzenia, jak i na ogólny wizerunek eventu i osób odpowiedzialnych za jego przygotowanie.

Z promocją należy wystartować odpowiednio wcześniej. Warto skupić się przede wszystkim na mediach społecznościowych, wychodząc jednak poza Facebooka, który jest już raczej oczywistością i koniecznością. Dobrze odbierane jest pomysłowe korzystanie z innych kanałów przekazu, jak Twitter, Instagram, Snapchat, Vine, Spotify… Kampania oparta na materiałach wizualnych, np. na króciutkich filmikach z Vine, wsparta ciekawą, kojarzącą się z tematem eventu playlistą stworzoną na Spotify (choćby piosenki związane z podróżami w przypadku branży turystycznej) byłaby strzałem w dziesiątkę.

5. Nie daj się zwariować

Nawet najlepiej przygotowana konferencja może nie wyjść, jeśli damy się opanować nerwom i stresowi. To naturalne, że podczas gorączkowych przygotowań do wydarzenia pojawia się spore napięcie i drobne konflikty w zespole. Ważne jednak, by od razu je rozładowywać, by nie przysłoniły nam naszych głównych celów.

Bądźmy też przygotowani na różne wypadki losowe, problemy techniczne itd., które są wpisane w konferencyjną rzeczywistość. Należy wtedy – zamiast wpadać w panikę – zachować zimna krew i jak najsprawniej rozwiązać problem. By zminimalizować ryzyko wpadki, zadbajmy, by wszystko, co od nas zależy, zostało dopięte na ostatni guzik. Wtedy będziemy czuć się pewniej i swobodniej – a to ma naprawdę ogromne znaczenie dla ogólnego odbioru konferencji…

Warto wziąć sobie do serca powyższe rady-priorytety event managera, który z niejednym wyzwaniem się już mierzył. Sprawmy, by nasz event stał się naszą najlepszą wizytówką! Powodzenia!

 

Paweł Feliszek reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży grupy AccorHotels w Polsce. Odpowiada za kontakty z klientami międzynarodowymi. W branży eventowej obecny od ponad 8 lat.

 

Użyte tagi: event manager, Paweł Feliszek, AccorHotels, organizacja konferencji, event

Zobacz także:

Obiekty konferencyjne | Sale konferencyjne | Artykuły i Poradniki | Dodaj Obiekt/Salę | Reklama | Newsletter | Regulamin | Partnerzy | O nas / Kontakt

© 2011 - 2024 Aplit Wszelkie prawa zastrzeżone.