Artykuł:
Organizacja konferencji w kilku krokach - szybko i profesjonalnie
Napisany przez white, dnia 2020-02-14 12:50:41
Organizacja konferencji i innych wydarzeń firmowych bywa nie lada wyzwaniem. Trzeba przypilnować ogromnej ilości spraw, zadbać o komfort wszystkich uczestników, a przy tym jeszcze zmieścić się w planowanym budżecie. Bez starannie opracowanego planu zorganizowanie profesjonalnego spotkania jest niemożliwe, dlatego poniżej prezentujemy kilka rad, dzięki którym krok po kroku przygotujesz konferencję na wysokim poziomie.
Podstawową kwestią jest tematyka takiego wydarzenia i należy ją określić jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek działań związanych z samą organizacją, ponieważ bez tego nie będziemy w stanie dobrze wykonać żadnego z niżej opisanych kroków. Jeśli tematyka spotkania jest już ustalona, pora zająć się finansami.
Krok 1. Określ budżet
Ciężko zaplanować jakiekolwiek działania, jeśli nie wiemy jakim dysponujemy budżetem. Konferencje, szkolenia i inne tego typu spotkania można zorganizować praktycznie za każdą kwotę, ponieważ zależy ona od bardzo wielu czynników. Kluczową sprawą jest tutaj określenie rangi wydarzenia i wstępne oszacowanie ilości zainteresowanych. Kwota potrzebna na zorganizowanie międzynarodowego spotkania biznesowego na kilkaset osób będzie kilkukrotnie wyższa od tej, która posłuży na zaplanowanie szkolenia dla kilkunastu uczestników. Na cenę wpływają takie czynniki, jak:
- rodzaj i wielkość lokalu;
- rodzaj i ilość poczęstunku;
- konieczność zapewnienia noclegu i/lub transportu;
- dodatkowe atrakcje;
- czas trwania wydarzenia;
- konieczność zapewnienia dodatkowego sprzętu, np. nagłośnienia.
Budżet należy ustalać rozważnie, ponieważ zbyt mała kwota przeznaczona na zorganizowanie konferencji nie pozwoli zaplanować wydarzenia na odpowiednim poziomie, a przesadna oszczędność z pewnością zostanie zauważona przez gości. Sala konferencyjna i obiekt, w którym się znajduje, a także ilość poczęstunku to aspekty, w przypadku których nie wolno ciąć kosztów. Oszczędności można poszukać ewentualnie w rodzaju cateringu (np. zmieniając typ przekąsek) i dodatkowych atrakcjach. Warto także porównać oferty różnych lokali, ponieważ często istnieje możliwość skorzystania ze specjalnego pakietu, dzięki któremu mamy możliwość kompleksowej organizacji konferencji (wraz z noclegiem i wyżywieniem) w korzystnej cenie. Dobrze jest również zadbać o odpowiedni margines w budżecie, który zapewni swobodę w planowaniu, a także będzie pewnym zabezpieczeniem w przypadku wahania się ilości uczestników. Gdy te działania mamy już za sobą, pora zabrać się za bardziej szczegółowe planowanie konferencji.
Krok 2. Zastanów się nad koncepcją wydarzenia
Kameralne spotkanie czy duża oficjalna konferencja? Określenie charakteru wydarzenia jest bardzo ważne. Pozwala dopracować pozostałe elementy organizacji i pomaga w stworzyć spójną całość. To od niego zależy między innymi wybór miejsca. Mały pokój dobrze sprawdzi się podczas szkoleń, w których bierze udział kilkanaście osób i w tym przypadku rezerwacja dużej, przestronnej sali nie ma sensu. Może nawet utrudnić porozumiewanie się prowadzącego z uczestnikami. Co innego, gdy w wydarzeniu bierze udział kilkudziesięciu, czy nawet kilkuset członków firmy. W tej sytuacji zapewnienie odpowiedniej ilości przestrzeni jest konieczne, a standard takiego lokalu również powinien być wyższy.
Podczas tworzenia koncepcji należy też zwrócić uwagę na oczekiwania, które mogą mieć uczestnicy. Czy temat konferencji sugeruje, że będą mogli nauczyć się czegoś nowego? A może bardziej spodziewają się możliwości prowadzenia wyrównanej dyskusji w gronie specjalistów lub wspólnego rozwiązania ważnego problemu? Odpowiedź na te pytania umożliwia wstępne wyobrażenie sobie planowanego wydarzenia i sprawia, że dalsze działania będą bardziej ukierunkowane. Na tym etapie trzeba się też zastanowić ile czasu potrzeba, żeby osiągnąć zamierzone cele spotkania. Jeśli temat jest rozległy, to konferencję trzeba zaplanować na więcej niż jeden dzień. To prowadzi z kolei do konieczności zapewnienia gościom noclegu.
Dzięki ustaleniu charakteru spotkania zyskujemy informacje na temat profilu gości oraz ich szacowanej liczby. Otwiera nam to drogę do zastanowienia się nad specjalnymi atrakcjami i elementami, mającymi na celu urozmaicić konferencję.
Krok 3. Przemyśl zorganizowanie dodatkowych atrakcji
Różnego rodzaju zabawy, pokazy i gry to bardzo popularne elementy imprez firmowych, które urozmaicają spotkanie i integrują uczestników. Nawet najciekawsza konferencja może być męcząca, gdy nie jest w żaden sposób urozmaicona. Takie elementy sprawią, że goście będą bardziej zaangażowani. Warto je wziąć pod uwagę zwłaszcza, gdy mamy do czynienia z kilkudniowym wydarzeniem. Wiele lokali oferuje możliwość zorganizowania takich atrakcji - np. tutaj. Daje to pewność, że zostaną one przygotowane na wysokim poziomie, a organizator konferencji nie musi się nimi martwić, oddając tę kwestię w dobre ręce.
Atrakcje można bez problemu dopasować do każdego eventu, zarówno tego w kameralnej, jak i oficjalnej atmosferze. W tym pierwszym przypadku świetnie sprawdzą się np. wieczorki tematyczne, konkursy, niespodzianki i różnego rodzaju gry. Podczas oficjalnego spotkania lepszym wyborem będą koncerty, degustacje lub pokazy. To doskonałe uzupełnienie konferencji, które sprawi, że uczestnicy na długo ją zapamiętają.
Krok 4. Wybierz salę konferencyjną
Po zastosowaniu się do porad zawartych w poprzednich krokach, wybór sali konferencyjnej nie powinien sprawiać dużych trudności. Jest to jednak bardzo ważne zadanie, ponieważ może decydować o tym, czy konferencja będzie udana. Odpowiednia sala powinna być wystarczająco duża, aby każdy z gości miał swoje miejsce siedzące. Pomieszczenie ma być na tyle przestronne, aby każdy miał możliwość swobodnego poruszania się. Nie można jednak także przesadzić w drugą stronę - gdy sala będzie za duża w stosunku do ilości uczestników, osoby siedzące na końcu prawdopodobnie będą miały trudności z odczytywaniem prezentowanych informacji.
Kolejny aspekt to odpowiednie wyposażenie. Dobre i sprawne oświetlenie oraz klimatyzacja to podstawa. Ponadto trzeba się zastanowić nad potrzebą wykorzystania takich urządzeń, jak ekran, mikrofon lub tablica multimedialna. Niektóre hotele mogą pochwalić się specjalnie wyposażonymi salami konferencyjnymi z kompleksową obsługą. Takie sale znajdziesz np. tutaj.
Dobra lokalizacja obiektu i dogodny dojazd to również ważne czynniki przy wyborze miejsca na konferencję. Nie bez znaczenia jest także otoczenie - malownicza okolica i ogród udostępniony dla gości to zdecydowanie czynniki wpływające na komfort i dobre samopoczucie uczestników wydarzenia. Podczas organizacji spotkania trwającego kilka dni, dobrym wyborem będzie hotel, który w swojej ofercie posiada sale konferencyjne. Jest to duże udogodnienie dla organizatora, ponieważ nie musi on szukać różnych lokali w niewielkiej odległości. To oczywiście także komfort dla uczestników spotkania, którzy w jednym miejscu uczestniczą w wydarzeniu, mają zapewniony nocleg oraz wyżywienie.
Krok 5. Nawiąż kontakt z uczestnikami
Po załatwieniu najważniejszych elementów, takich jak koncepcja i wybór miejsca, przychodzi czas na skontaktowanie się z osobami potencjalnie zainteresowanymi konferencją. Bardzo istotne jest umieszczenie wszystkich niezbędnych informacji o spotkaniu w jednym miejscu, do którego każdy zainteresowany będzie miał dostęp. Najlepszym narzędziem do tego jest oczywiście Internet. Warto stworzyć specjalną stronę, np. w mediach społecznościowych, gdzie zamieścimy szczegółowy program konferencji, będziemy regularnie umieszczać ważne informacje i odpowiadać na ewentualne pytania. Można w ten sposób przeprowadzać nawet zapisy. To świetny sposób na komunikację z uczestnikami, dzięki któremu organizacja szkoleń i konferencji jest trochę łatwiejsza.
Dobrym pomysłem jest również przesyłanie najważniejszych informacji o wydarzeniu e-mailem. Nawet jeśli dana osoba nie odwiedza często strony, to prawdopodobnie regularnie sprawdza swoją skrzynkę mailową. Komunikując się w ten sposób zwiększamy szansę, że każdy z uczestników konferencji będzie doskonale poinformowany o nadchodzącym spotkaniu.
Krok 6. Dopnij wszystko na ostatni guzik
Dopracowanie szczegółów to ostatni krok organizacji konferencji. Na tym etapie dobrze jest zadbać o spójną oprawę plastyczną materiałów szkoleniowych i rozkład miejsc w sali konferencyjnej. Tuż przed rozpoczęciem spotkania warto przewietrzyć pomieszczenie, zadbać o odpowiednie oświetlenie i upewnić się, że wszystkie potrzebne urządzenia są sprawne. To także dobry moment na prześledzenie całego planu od początku do końca i zastanowienie się nad ewentualnymi problemami, które mogą się pojawić oraz nad ich rozwiązaniem. Jeśli wiemy, że na drodze dojazdowej często występują korki, to warto poinformować o tym uczestników i zasugerować inną trasę, jeśli jest ona możliwa. Uważne dopracowanie szczegółów z pewnością przyniesie dobry efekt i pomoże stworzyć spójny wizerunek firmy.
Podsumowanie
Jak zorganizować konferencję szybko i profesjonalnie? Najważniejsze jest stworzenie dokładnego planu działania, dzięki któremu dobrze zorganizujemy pracę i umiejętnie rozłożymy ją w czasie. Istotnym aspektem jest ustalenie budżetu, ponieważ daje on informację na temat swobody w planowaniu kolejnych kwestii, np. wyboru sali. Stworzenie koncepcji ułatwi opracowanie spójnej całości i dopasowanie odpowiednich atrakcji, a dobry kontakt z uczestnikami i dbałość o szczegóły sprawi, że wydarzenie będzie przygotowane na wysokim poziomie. Zastosowanie się do powyższych rad z pewnością usprawni proces planowania, a organizacja konferencji stanie się satysfakcjonującym zadaniem.
Użyte tagi: konferencje, organizacja, event, planowanie
